Come condividere lavori in altri formati in Office 2016 - dummies

Quando si condivide una copia elettronica del proprio lavoro da Office 2016, ad esempio tramite allegato di posta elettronica, c'è un problema se il destinatario non ha la stessa applicazione in cui visualizzarlo. Ad esempio, se si invia una presentazione di PowerPoint a un amico che non dispone di PowerPoint, potrebbe non essere in grado di aprirlo.

Esistono due modi di base per risolvere i problemi di incompatibilità: il destinatario acquisisce un'applicazione in grado di visualizzare i file oppure il mittente (che è tu) può salvare il file in un formato che il destinatario può già visualizzare.

Se si affronta il problema dal lato del destinatario, il modo più semplice è quello di far utilizzare al destinatario l'applicazione web gratuita di PowerPoint, disponibile online. (È richiesto un account Microsoft, che è gratuito.) Sono disponibili versioni basate su Web di Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote. Non sono così completi come gli originali, ma funzionano bene per la visualizzazione e l'esecuzione di modifiche semplici.

Se si sta parlando della soluzione dal lato del mittente, prima di tutto individuare i formati di file o le applicazioni utilizzate dal destinatario e quindi determinare un formato di file corrispondente in cui l'applicazione salverà. formati di file disponibili per l'applicazione tramite la finestra di dialogo Salva con nome, dalla quale è possibile selezionare un tipo di file diverso.

Per i file di testo, il Rich Text Format (. Rtf) è un'ottima scelta. È un formato quasi universale che può essere aperto da quasi tutti i programmi di elaborazione testi e gli utenti di Word generalmente salvano in quel formato quando desiderano scambiare documenti con qualcuno che utilizza un programma di elaborazione testi molto vecchio o oscuro che non supporta i file Word. La figura mostra RTF selezionato come formato di file in Microsoft Word.

È possibile selezionare un file in formato RTF dal campo Salva come: in Word 2016.

La modifica in un formato file diverso può causare la perdita di alcuni formati. Alcune funzioni delle applicazioni di Office 2016 funzionano solo quando i documenti vengono salvati nel formato nativo dell'applicazione, come campi di compilazione, macro, alcuni tipi di grafica modificabile e temi di formattazione. Ecco perché la maggior parte delle persone non salva in altri formati a meno che non sia necessario.

Se il destinatario non avrà bisogno di modificare il documento, la soluzione migliore potrebbe essere salvarla in un formato speciale progettato per la condivisione di sola lettura di pagine strutturate: una descrizione della pagina . In questo modo, il destinatario vede la pagina esattamente come la intendevi, senza dover trovare e scaricare un visualizzatore separato per quel tipo di file specifico.

Office 2016 supporta due linguaggi di descrizione della pagina principali:

• PDF: Un formato creato da Adobe, ampiamente utilizzato su Internet per la distribuzione di documenti. Non è fornito con Windows, ma un lettore per questo formato - Adobe Reader - è scaricabile gratuitamente. Sì, il destinatario deve ancora scaricare Reader, ma è solo un programma e funzionerà per il contenuto di tutte le app di Office, oltre a molti altri documenti.

• XPS: Formato creato da Microsoft, supportato in modo nativo in Windows Vista e versioni successive. Chiunque abbia Windows Vista o versioni successive ha già questo visualizzatore disponibile.

È possibile salvare in formato PDF o XPS direttamente da un'applicazione. Segui questi passi:

1. Scegli File → Salva come, quindi cerca il percorso di salvataggio desiderato.

2. Nella finestra di dialogo Salva con nome, dall'elenco Salva come tipo, selezionare Documento PDF o XPS. La finestra di dialogo cambia per mostrare alcuni controlli aggiuntivi.

   Anziché seguire i passaggi 1-2, è possibile scegliere File → Esporta → Crea documento PDF / XPS → Crea PDF / XPS.

3. (Opzionale) Modificare il nome file se lo si desidera. Per impostazione predefinita, è lo stesso nome del file di dati con cui stai lavorando.

4. Make a Optimize For selection.

   1. Per i documenti che potrebbero anche essere stampati su carta, selezionare Standard (impostazione predefinita).

   2. Per i documenti che saranno condivisi solo online, selezionare Dimensione minima.

5. Fai clic su Salva. Il file salvato si apre nel suo programma nativo, che è Adobe Reader (formato PDF) o XPS Viewer o Internet Explorer (formato XPS).

   

   È possibile scegliere di salvare i documenti come file PDF o XPS.