Come consolidare fogli di lavoro in Excel 2016 - dummies

Excel 2016 consente di consolidare i dati da fogli di lavoro diversi in un singolo foglio di lavoro. Utilizzando il pulsante di comando Consolida del programma nella scheda Dati della barra multifunzione, è possibile combinare facilmente i dati da più fogli di calcolo.

Ad esempio, è possibile utilizzare il comando Consolida per sommare tutti i fogli di calcolo del budget preparati da ciascun reparto della società o per creare totali riepilogativi per le dichiarazioni dei redditi per un periodo di diversi anni. Se hai utilizzato un modello per creare ogni foglio di lavoro che stai consolidando, o un layout identico, Excel può rapidamente consolidare i valori in virtù della loro posizione comune nei rispettivi fogli di lavoro. Tuttavia, anche quando le voci di dati sono disposte in modo diverso in ciascun foglio di calcolo, Excel può comunque consolidarle a condizione che siano state utilizzate le stesse etichette per descrivere le voci di dati nei rispettivi fogli di lavoro.

La maggior parte delle volte, si desidera sommare i dati che si stanno consolidando dai vari fogli di lavoro. Per impostazione predefinita, Excel utilizza la funzione SUM per totalizzare tutte le celle nei fogli di lavoro che condividono gli stessi riferimenti di cella (quando si consolida per posizione) o che utilizzano le stesse etichette (quando si consolida per categoria). Tuttavia, quando si esegue un consolidamento, Excel può utilizzare qualsiasi altra funzione statistica successiva: MEDIA, CONTEGGIO, CONTABILITÀ, MAX, MIN, PRODOTTO, DEV.ST, DEV.ST.POP, VAR o VARP.

Per iniziare il consolidamento dei fogli nella stessa cartella di lavoro, si seleziona un nuovo foglio di lavoro per conservare i dati consolidati. (Se necessario, inserire un nuovo foglio nella cartella di lavoro facendo clic sul pulsante Inserisci foglio di lavoro.) Per iniziare a consolidare i fogli in diverse cartelle di lavoro, aprire una nuova cartella di lavoro. Se i fogli delle varie cartelle di lavoro vengono generati da un modello, aprire la nuova cartella di lavoro per i dati consolidati da quel modello.

Prima di iniziare il processo di consolidamento nel nuovo foglio di lavoro, si sceglie la cella o l'intervallo di celle in questo foglio di lavoro in cui devono essere visualizzati i dati consolidati. (Questo intervallo è denominato area di destinazione . ) Se si seleziona una cella singola, Excel espande l'area di destinazione in colonne a destra e righe in basso secondo necessità per accogliere i dati consolidati. Se si seleziona una singola riga, il programma espande l'area di destinazione sulle righe successive del foglio di lavoro, se necessario per contenere i dati. Se si seleziona una singola colonna, Excel espande l'area di destinazione tra le colonne a destra, se necessario per accogliere i dati. Se, tuttavia, si seleziona un intervallo a più celle come area di destinazione, il programma non espande l'area di destinazione e limita i dati consolidati solo alla selezione della cella.

Se si desidera che Excel utilizzi un intervallo specifico nel foglio di lavoro per tutti i consolidamenti eseguiti in un foglio di lavoro, assegnare il nome dell'intervallo Consolidate_Area a questo intervallo di celle. Excel quindi consolida i dati in questo intervallo ogni volta che si utilizza il comando Consolida.

Quando si consolidano i dati, è possibile selezionare i dati in fogli in cartelle di lavoro che sono stati aperti in Excel o in fogli in cartelle di lavoro non aperte memorizzate su disco. Le celle specificate per il consolidamento sono indicate come area di origine, e i fogli di lavoro che contengono le aree di origine sono noti come fogli di lavoro di origine .

Se i fogli di lavoro di origine sono aperti in Excel, è possibile specificare i riferimenti delle aree di origine facendo riferimento ai riferimenti di cella (anche quando la finestra di dialogo Consolida è aperta, Excel consentirà di attivare fogli di lavoro diversi e scorrerli come si seleziona i riferimenti di cella per l'area di origine). Se i fogli di lavoro di origine non sono aperti in Excel, è necessario digitare i riferimenti di cella come riferimenti esterni, seguendo le stesse linee guida utilizzate quando si digita una formula di collegamento con un riferimento esterno (eccetto che non si digita =). Ad esempio, per specificare i dati nell'intervallo B4: R21 su Foglio1 in una cartella di lavoro denominata Musica CG - Vendite 2014. xlsx come area di origine, inserisci il seguente riferimento esterno:

'[CG Music - 2014 Sales. xlsx] Foglio1' ! $ b $ 4: $ r $ 21

Si noti che se si desidera consolidare lo stesso intervallo di dati in tutti i fogli di lavoro che utilizzano un nome file simile (ad esempio, CG Music - Vendite 2012, CG Music - Vendite 2013, CG Music - 2014 Vendite e così via), è possibile utilizzare l'asterisco (*) o il punto interrogativo (?) Come caratteri jolly per indicare i caratteri mancanti come in

'[CG Music - 20? ? I saldi. xlsx] Foglio1' ! $ B $ 4: $ R $ 21

In questo esempio, Excel consolida l'intervallo A2: R21 in Sheet1 di tutte le versioni delle cartelle di lavoro che utilizzano "CG - Music - 20" nel file principale quando questo nome è seguito da altri due personaggi (siano essi 12, 13, 14, 15 e così via).

Quando si consolidano i dati, Excel utilizza solo le celle nelle aree di origine che contengono valori. Se le celle contengono formule, Excel utilizza i valori calcolati, ma se le celle contengono del testo, Excel le ignora e le tratta come se fossero vuote (tranne nel caso delle etichette di categoria quando si consolidano i dati per categoria).