Come completare un'attività di Project 2013 in meno tempo - dummies

Se fai i tuoi compiti e aggiungi riserva di emergenza al progetto, stai rendendo realistico il piano ma aggiungendo anche del tempo al progetto. Quando la data di fine del progetto non funzionerà per i poteri, devi provare alcune tattiche per ridurre i tempi a dimensioni ridotte.

Verifica dipendenze

I tempi del piano sono determinati dalla durata di ogni attività e dalle sue dipendenze - le relazioni che si creano tra le attività. Chiediti se hai costruito tutte le dipendenze nel miglior modo possibile.

Forse un'attività non è stata avviata fino a quando non è stato completato un altro, ma la seconda attività avrebbe potuto essere avviata due giorni prima della fine del suo predecessore. Costruire in questo tipo di sovrapposizione (noto come tracking veloce ) può farti risparmiare tempo. Nel corso della vita di un progetto con centinaia di compiti, aggiungere quel tipo di sovrapposizione a poche decine di attività può farti risparmiare un mese o più.

Usa il pannello Impostazioni attività per esaminare le dipendenze.

Gestisci la disponibilità delle risorse

Un altro fattore che determina la tempistica è la disponibilità di risorse. A volte in una relazione di dipendenza, un'attività non può iniziare prima che un altro termini, semplicemente perché le risorse non sono disponibili fino a quando l'attività predecessore non è terminata. Cerca questi potenziali problemi con i tempi dipendenti dalle risorse:

• Hai ritardato l'inizio di un'attività perché una risorsa non era disponibile. Ma forse un'altra risorsa può fare il lavoro. In tal caso, cambiare le risorse e avviare l'attività prima.

• Il progetto calcola la durata delle attività programmate automaticamente (lavoro fisso e unità fisse con pianificazione basata sugli sforzi) in base al numero di risorse disponibili per eseguire il lavoro. Se aggiungi risorse a queste attività, Project riduce la loro durata.

• Se assegnate una risorsa più altamente qualificata a determinate attività, potreste essere in grado di ridurre le ore di lavoro necessarie per completare l'attività, perché la persona esperta può terminare il lavoro più rapidamente.

• Assegnare più risorse alle attività sul percorso critico può abbreviare quelle attività basate sullo sforzo.

• Hai soldi ma non hai tempo o risorse. Prendi in considerazione l'assunzione di un venditore esterno per gestire il lavoro.

Elimina le attività

Quando tutto il resto fallisce e hai ridotto il maggior tempo possibile, è il momento di tagliare alcuni angoli specifici. Innanzitutto, considera di saltare le attività non vitali. Quindi chiedete se è possibile rivisitare gli obiettivi del progetto con le parti interessate e magari ridurne l'ambito in modo da poter scaricare le attività dal programma. Puoi persino negoziare per livelli di qualità o prestazioni meno rigorosi.

Mai elimina tutto il gioco nel programma. Slack è tuo amico; fornisce flessibilità di pianificazione attorno alle risorse.

Tempo di scambio per costi

A volte, l'obiettivo più critico in un progetto è il programma. Se questo è il caso del tuo progetto, potresti essere in grado di negoziare un budget più grande per ridurre la durata complessiva. Quindi si utilizzano i fondi aggiuntivi per pagare gli straordinari, aggiungere risorse, accelerare la spedizione o aumentare l'impegno orario delle risorse esistenti.

Ridurre il programma lanciando denaro (sotto forma di risorse) al problema si chiama arresto . Tuttavia, non tutte le attività possono essere bloccate. Le attività che hanno una durata effettiva fissa impiegano tutto il tempo necessario a prescindere dal numero di risorse che si investono.

Per interrompere la pianificazione, iniziare analizzando le attività per vedere dove è possibile dedurre il periodo di tempo più lungo dalla pianificazione per il minor costo. Dopo aver sfruttato questa attività, passare all'attività meno costosa successiva e così via.

Concentrati solo sulle attività che si trovano sul percorso critico. Ridurre la durata delle attività che non sono su di esso non va bene se si sta tentando di ridurre la lunghezza complessiva del progetto.

A un certo punto, ridurrete la durata del percorso critico nella misura in cui avete un diverso percorso critico. Quindi puoi andare a lavorare sul nuovo percorso critico.

Maggiore è la velocità di tracciamento, arresto anomalo e de-scope del progetto, maggiore è la probabilità che sia in ritardo. Esatto: ad un certo punto, avrai compresso quanto più tempo possibile dalla pianificazione e avrà più percorsi critici e percorsi quasi critici.

Se qualsiasi attività su uno di questi percorsi scivola, il progetto dovrà utilizzare una riserva di emergenza. E se non stai attento, lo userai tutto e farai il progetto in ritardo.