Come utilizzare Table Analyzer in Access 2016 - dummies

Non sembra fantastico? Access Table Analyzer promette di prendere una tabella di file flat disordinata (come un foglio di calcolo importato) - con tutti i suoi dati ripetitivi - e convertirla in un insieme efficiente di tabelle relazionali. Ma, come dice il proverbio, le promesse fatte sono promesse spezzate. A meno che il file flat non segua alcune regole rigide, il Table Analyzer non funzionerà correttamente.

Un database file flat è uno in cui tutti i dati si trovano in un unico file. Access è un database relazionale che consente di archiviare i dati in più tabelle per una maggiore efficienza.

A volte ottieni un set perfetto di tabelle relazionali e talvolta il Table Analyzer non suggerisce una nuova tabella quando dovrebbe o suggerisce una nuova tabella quando non dovrebbe. Fare un tentativo e vedere cosa succede. Caso migliore, funziona bene e ti sei appena salvato una barca di tempo. Nel peggiore dei casi, non funziona bene e hai perso qualche minuto del tuo tempo. La maggior parte delle volte, otterrai qualcosa di valore che potrebbe necessitare di un ritocco. Almeno hai salvato un carico parziale di tempo!

L'analizzatore funziona meglio con una tabella di file flat che contiene molte informazioni duplicate. Ad esempio, immagina una tabella di file flat per un bookstore. Ogni record nella tabella contiene i dati del cliente e del libro. Se lo stesso cliente acquista sei libri, la tabella contiene sei record separati con il nome, l'indirizzo e altre informazioni del cliente duplicati in ciascuno di essi. Moltiplicate quello per 1 000 clienti e avete esattamente il tipo di pasticcio di file flat che l'Analizzatore ama risolvere.

Con questo pensiero in mente, ecco come richiamare la Creazione guidata Analizzatore tabelle:

1. Apri il tuo database e seleziona la tabella che desideri valutare dal pannello Navigazione.

2. Fare clic sulla scheda Strumenti database.

   Il gruppo Analizza di pulsanti appare sulla barra multifunzione.

   

   Il gruppo di analisi sulla barra multifunzione.

3. Fare clic sul pulsante Analizza tabella dal gruppo Analizza.

   Viene visualizzata la finestra di dialogo Creazione guidata Analizzatore tabelle.

   

   Arriva il Table Analyzer.

4. Leggi le prime due schermate se vuoi (sono strettamente educative); fare clic su Avanti dopo ognuno di essi. Viene visualizzata la schermata

   Un'altra finestra guidata dell'analizzatore di tabelle.

   

   Seleziona una tabella da analizzare.

5. Il nome della tabella selezionata nel riquadro Navigazione deve essere selezionato nell'elenco Tabelle. In caso contrario, fai clic sul nome del tavolo che desideri convertire.

6. Fare clic su Avanti.

   Nella finestra di dialogo che appare, la procedura guidata chiede se si vuole semplicemente lasciare che la procedura guidata faccia la sua cosa (la procedura guidata deciderà come organizzare la tabella dei file flat in più tabelle) o se si desidera decidere quali campi vai a quali tavoli.

7. Fare clic sull'opzione Sì (se non è già selezionata) per dare pieno potere al wizard nel decidere il destino della propria tabella, quindi fare clic su Avanti.

   Se la procedura guidata consiglia di non dividere la tabella, fare clic sul pulsante Annulla e accarezzare sul retro per un lavoro ben fatto. Questo messaggio indica che la procedura guidata pensa che la tabella sia valida così com'è.

   Se la procedura guidata divide la tabella, analizzerà la tabella e mostrerà i risultati.

   

   Il Table Analyzer prende la sua decisione.

8. Assicurati che le informazioni dalla tabella dei file flat siano raggruppate correttamente in nuove tabelle:

   • Se le informazioni sono raggruppate correttamente, assegna un nome alle tabelle facendo doppio clic sulla barra del titolo di ogni tabella e digitando un nuovo nome in la finestra di dialogo risultante.

   • Se le informazioni non sono raggruppate correttamente, usa il mouse per trascinare i campi da un tavolo all'altro - quindi fai doppio clic sulla barra del titolo di ogni tabella per rinominare le tabelle.

   • Se si desidera creare una nuova tabella, trascinare un campo in uno spazio aperto tra o attorno alle tabelle esistenti. La procedura guidata creerà una nuova finestra di tabella contenente il campo. Fare doppio clic sulla barra del titolo della nuova tabella per rinominare la tabella.

9. Al termine della composizione e della denominazione delle tabelle, fare clic su Avanti.

   La procedura guidata seleziona automaticamente un campo chiave per ogni tabella che ritiene necessario un campo chiave. Se la procedura guidata seleziona un campo in modo non corretto come campo chiave, è possibile correggere l'errore.

10. Se la procedura guidata non designa correttamente un campo chiave, è possibile

    • Designare un campo esistente come campo chiave selezionando il campo e facendo clic sul pulsante Imposta identificativo univoco (simile a una chiave).

    • Modificare la designazione del campo chiave selezionando il campo chiave appropriato e quindi facendo clic sul pulsante Imposta identificativo univoco (sembra una chiave).

    • Aggiungi un campo chiave facendo clic sul pulsante Aggiungi chiave generata (contiene un segno più e una chiave).

11. Fare clic su Avanti per il passaggio finale del processo.

    La procedura guidata offre di creare una query che assomiglia e si comporta come la tabella originale. Se si dispone di report e moduli che funzionano con il file flat, funzioneranno con la nuova query.

    A questo punto del processo, potresti non vedere l'ultima schermata della procedura guidata come descritto nel Passaggio 12; la procedura guidata potrebbe dirti che alcuni dei tuoi dati potrebbero essere errati e che dovresti correggerli. Ad esempio, se hai un campo Paese nella tua tabella e ci sono due voci come USA e UAS, la procedura guidata ti chiederà o suggerirà una correzione per l'errore. È assolutamente necessario correggere questo tipo di errore.

    Sfortunatamente, il wizard spesso non è molto bravo nell'identificare tali errori. (Potrebbe suggerire di cambiare il Belgio in Brasile, ad esempio.) Dai una rapida occhiata ai dati per gli errori reali e vai avanti - perché le "correzioni" suggerite sono spesso scorrette!

12. Scegliere Sì per fare in modo che la procedura guidata crei la query o No per saltare la creazione della query.

    Scegliendo Sì crea una query che viene eseguita contro le nuove tabelle. La query appare e si comporta come la tabella originale.La tabella originale viene rinominata con uno _OLD slappato alla fine e tutti i report e i moduli utilizzano automaticamente la query (anziché la tabella originale). Scegliere No genera i nuovi tavoli ma lascia la tabella originale con il suo nome originale.

13. Fare clic su Fine per uscire dalla procedura guidata.

    La procedura guidata completa il processo di suddivisione della tabella flat-file in una serie di tabelle relazionali.

È improbabile che il Table Analyzer suddivida un database di file flat correttamente in un database relazionale correttamente progettato, specialmente se il file flat è complicato. Stai molto meglio portando il database a un essere umano qualificato e lasciandolo correttamente ridisegnarlo come un database relazionale - o capire come farlo tu stesso!