Migliora i tuoi report Excel con formattazione efficace dei numeri - dummies

Il modo in cui un tavolo è progettato ha un effetto diretto sul modo in cui un pubblico assorbe e interpreta i dati in quel tavolo. Nel report Excel, ogni informazione nella tua tabella dovrebbe avere una ragione per esserci. Nello sforzo di chiarire, le tabelle spesso inondano il pubblico di inchiostro superfluo che non aggiunge valore alle informazioni.

Ad esempio, vedrai spesso tabelle che mostrano un numero come $ 145. 57 quando un semplice 145 andrebbe bene.

Perché includere i decimali in più, che servono solo per aggiungere alla massa di numeri che il tuo pubblico deve attraversare?

Ecco alcune linee guida da tenere a mente quando si applicano formati ai numeri nella tabella:

• Usa le posizioni decimali solo se è richiesto quel livello di precisione.

• In percentuale, utilizzare solo il numero minimo di decimali richiesto per rappresentare i dati in modo efficace.

• Invece di usare i simboli di valuta (come $ o £), lascia che le tue etichette chiariscano che ti riferisci ai valori monetari.

• Formatta numeri molto grandi in migliaia o in milioni di posti.

• Allineare correttamente i numeri in modo che siano più facili da leggere e confrontare.

Questa figura mostra un tavolo mal progettato.

Questa figura mostra la stessa tabella con la formattazione del numero appropriata applicata. Si noti che i grandi importi in dollari di entrate e margini sono stati convertiti in migliaia di posti. Inoltre, le etichette sopra i numeri ora indicano chiaramente tale.

Le percentuali sono state troncate per mostrare non i decimali. Inoltre, la codifica a colori attira l'attenzione sulla colonna Margine%, la metrica chiave in questa tabella.

Sorprendentemente, tutti questi miglioramenti sono stati fatti semplicemente con la formattazione numerica. Giusto; non sono state utilizzate formule per convertire numeri grandi in migliaia di luoghi, non è stata utilizzata alcuna formattazione condizionale per codificare il codice del campo% margine e non sono stati rilevati altri trucchi periferici di alcun tipo.