10 Tasti per utilizzare la tecnologia per gestire i registri delle piccole imprese - manichini

I proprietari di piccole imprese di tutto il mondo hanno abbracciato la tecnologia per gestire i loro record, sia che stiano pianificando appuntamenti, creando corrispondenza, registrando operazioni commerciali, elaborazione di buste paga, inventario di tracciamento o altro. Anche se le aziende non sono diventate "senza carta", hanno riconosciuto i vantaggi dell'utilizzo della tecnologia per mantenerle organizzate. Se sei ancora incatenato all'utilizzo della carta, potrebbe essere il momento di utilizzare i seguenti dieci tasti per sostituire il foglio con file elettronici.

Usa Outlook per tenere traccia di appuntamenti, attività e progetti

Il calendario cartaceo che va ovunque tu sia utile, ma hai provato a utilizzare la funzione Calendario in un programma software? Con un calendario computerizzato, è possibile inserire un appuntamento una volta e impostarlo per la ripetizione giornaliera, settimanale, bisettimanale o mensile ed è possibile impostare promemoria automatici, attività che non è possibile eseguire sul calendario cartaceo. Ecco un altro vantaggio: con software come Outlook, tutti i membri dello staff possono condividere calendari.

Scansiona i biglietti da visita e trasferisci le loro informazioni negli elenchi di contatti di Outlook

Sei stanco di dover attraversare il tuo Rolodex o una grande pila di biglietti da visita per trovare un numero di telefono o un indirizzo e-mail ? Bene, puoi uscire da qualsiasi versione di questo incubo che affronti. Come? Esegui ogni biglietto da visita tramite uno scanner che include software per convertire le informazioni sulla scheda nell'elenco Contatti in Outlook. Quindi puoi trovare le informazioni che cerchi con un'operazione Trova.

Converti i documenti in Adobe. file pdf

MS Word ha un'opzione per il salvataggio di file come. PDF. Il processo è indolore. Con un documento di Word aperto, scegli File Salva come Salva come tipo e fai clic sulla freccia del menu a discesa all'estrema destra. Scorri l'elenco, evidenzia il PDF e fai clic su Salva (accanto a Annulla nella parte inferiore della finestra).

Qual è il grosso problema dei pdf? Non devi più preoccuparti se qualcuno ha la versione giusta del software per leggere il tuo file. Qualsiasi computer con Adobe Reader può aprire qualsiasi. file PDF.

È inoltre possibile eseguire la scansione di lettere, fatture, annunci, tutti i documenti che si adattano allo scanner e salvarli come PDF. Assicurati di aver impostato lo scanner su. tipo di file pdf prima di eseguire la scansione del documento.

Crea master di documenti usati frequentemente

Quando usi frequentemente la stessa lettera ma con modifiche minori, tieni un master sul tuo computer.Quindi, quando è necessario il documento, aprire il documento master, apportare le modifiche e stampare il documento. Ricordarsi di salvare il file con un nome file diverso in modo che il master non venga modificato.

Utilizza il software di contabilità per creare fatture e ordini di acquisto

Non devi più sfogliare gli schedari pieni di fatture o ordini di acquisto. Utilizzare software di contabilità come QuickBooks o Sage 50 per creare tali documenti. Potrebbe essere necessario stampare e spedire i documenti a un cliente, ma il file vero e proprio rimarrà, non negli archivi di archiviazione spazio-hogging, ma sul computer in cui trovare una fattura è una questione di digitare alcune sequenze di tasti.

Automazione di cartellini orari, fatturazione di progetti e elaborazione paghe

È possibile sostituire la perforatura e l'elaborazione di schede di tempo con il clock elettronico e l'elaborazione del libro paga. Pensa al tempo risparmiato e agli errori evitati. Un datore di lavoro afferma che la sua azienda ha ridotto l'elaborazione delle buste paga da 6 ore a 45 minuti utilizzando il software della carta di tempo. Questa è un'impresa importante.

E se l'attendibilità è un problema per la tua azienda, puoi acquistare un programma software che richiede che ogni dipendente metta un dito su uno scanner quando inizia e termina le ore di lavoro! Questa impronta digitale sembra un film di fantascienza, vero?

Tracciamento dell'inventario elettronico

Se la tua piccola azienda comporta l'inventario, l'utilizzo della tecnologia è l'unica strada da percorrere. Il software OCR (Optical Character Recognition) consente alla tua azienda di tenere un registro accurato delle scorte, di riempire gli ordini più rapidamente, di spedire gli ordini senza problemi e di fatturare accuratamente perché tutto viene tracciato dal computer. Puoi gestire tutti quei processi, usando etichette e numeri sullo schermo del tuo computer.

Registrazione degli acquisti e dettagli sui prodotti relativi alle attività in un foglio di calcolo o in un database

Quando si acquistano attrezzature o altri beni, registrare l'acquisto e i dettagli del prodotto in un foglio di calcolo o in un database. Con tutte le informazioni a portata di mano, è possibile contattare il fornitore per risolvere eventuali problemi o calcolare rapidamente le proprie risorse per un rendiconto finanziario o rispondere a una richiesta di informazioni sugli asset della banca.

Rendi il tempo delle imposte una fetta di torta

Quando tutti o la maggior parte dei tuoi documenti sono sul computer, preparare le tasse è molto più semplice e più accurato del trasferimento dei dati da un documento cartaceo al computer.

Con tutte le fatture o gli ordini di acquisto in un programma software di contabilità, basta eseguire un report e -voila! -Il software ti fornisce il totale delle fatture o degli ordini di acquisto per l'anno. Lo stesso vale per il libro paga, l'inventario e le risorse. Puoi recuperare tutto ciò che hai sistematicamente memorizzato sul computer quando ne hai bisogno.

Backup dei file

Un ulteriore vantaggio dell'utilizzo della tecnologia per gestire i registri delle piccole aziende è che è possibile eseguirne il backup, ad esempio salvarli su un computer in un'altra posizione o su un'unità flash.

Perché è così importante? Il bene informatico più prezioso sono i dati che contiene. Conserva una copia extra di tali dati in modo da non dover mai affrontare lo sgomento dei dati persi.Raramente noti in anticipo che ladro sta per rubare il tuo computer, un incendio lo scioglierà o morirà.