10 Suggerimenti per aumentare la produttività con Office 365 - dummies

Office 365 come tecnologia cloud offre a qualsiasi organizzazione i vantaggi di un sofisticato data center senza i fastidi e il costo del mantenimento uno. Qui trovi suggerimenti e trucchi "pronti per l'applicazione" per aumentare la produttività e l'efficienza nella tua organizzazione o nella tua pratica.

Self-Serve dal Service Health Dashboard

Se sei l'amministratore designato per la tua organizzazione, molto probabilmente riceverai richieste di informazioni sui problemi che i tuoi utenti stanno riscontrando in Office 365. Prima di dedicare molto tempo alla risoluzione dei problemi un problema, controlla Service Health Dashboard in Office 365 per determinare se il problema è stato risolto.

Un nuovo aspetto del portale di Office 365 è ancora in anteprima ma è previsto il lancio a breve. In esso è possibile gestire il tenant di Office 365: gestire gli utenti, creare gruppi, aggiornare la sottoscrizione, esaminare la fatturazione, contattare l'assistenza, configurare le impostazioni, eseguire report e visualizzare lo stato del servizio (vedere la figura seguente).

Anteprima della nuova dashboard di amministrazione di Office 365.

Se uno qualsiasi dei servizi tracciati nel Service Health Dashboard non è verde, vengono visualizzate informazioni utili sullo sfondo del problema, chi è interessato, cosa sta facendo Microsoft e quali sono i passi successivi.

Avere un'idea di quale servizio è attivo o inattivo ti farà risparmiare un sacco di tempo e anche una telefonata per supportare se già sai che qualcuno ci sta lavorando.

Agisci come il tizio dell'IT

A un certo punto o a un altro, tutti vorremmo segretamente che avessimo i poteri fantastici di IT Guy. Questa è la persona che può sbloccare magicamente il computer, reimpostare la password e accedere ai contenuti privilegiati della propria organizzazione.

Quindi cosa succede se si perde il telefono con informazioni riservate sui dati e il responsabile IT non è disponibile? Bene, allora puoi comportarti da ragazzo IT.

È possibile cancellare facilmente i dati dal dispositivo wireless e persino eliminare il dispositivo dal proprio account per evitare una violazione della sicurezza e / o della privacy.

Cancellare rapidamente i dati o eliminare il dispositivo dall'account Exchange Online seguendo questi passaggi:

1. Accedere al portale di Office 365.
2. Dal launcher dell'app, fai clic sul riquadro Mail.
3. A destra della barra di navigazione di Office 365, fare clic sull'icona Impostazioni.
4. Fai clic su Posta dal riquadro Impostazioni sulla destra.
5. Fai clic su Generale nel riquadro di sinistra.
6. Fai clic su Dispositivi mobili, quindi seleziona il dispositivo mobile sincronizzato con il tuo account.
7. Fare clic sull'icona Cancella dispositivo (vedere la figura seguente).

Potresti anche voler rimuovere completamente il dispositivo mobile dal tuo account facendo clic sull'icona Rimuovi (sembra un segno meno).

Cancellare da remoto un dispositivo.

Condividi il carico di lavoro

Non è raro che lo staff IT finisca per dedicare molto tempo a occuparsi dei tipi di attività del Help Desk e non abbia molto tempo per essere proattivo e strategico.

In Office 365, il personale IT può consentire ai propri utenti di gestire le autorizzazioni del sito SharePoint e persino consentire agli utenti di invitare utenti esterni. Controlla le impostazioni nel centro di amministrazione di SharePoint e scegli una delle due opzioni di condivisione esterne (mostrate) che soddisfano le esigenze della tua organizzazione per iniziare a condividere questo carico di lavoro con altri nella tua organizzazione.

Opzioni di condivisione esterne in SharePoint Online.

Usa l'Assistente di programmazione

Non c'è niente di più folle che cercare di organizzare un incontro con un gruppo di persone e non conoscerne la disponibilità. In Office 365, le informazioni sulla disponibilità in Exchange Online salvano la giornata. Questa funzionalità ti consente di sapere se la persona è libera, impegnata, che lavora altrove, fuori sede o ha una riunione provvisoria sul calendario. Funziona non solo per le persone ma anche per le risorse, come le sale conferenze.

Vengono visualizzate le informazioni sulla disponibilità di una persona quando si crea una riunione e si utilizza Scheduling Assistant. Ecco come:

1. Crea un invito alla riunione in Outlook.
2. Aggiungi le persone che desideri invitare alla riunione.
3. Dalla barra multifunzione, fare clic su Scheduling Assistant.
4. Se il tempo che hai scelto sembra bloccato per qualsiasi tuo invitato, trova un orario che funzioni meglio per tutti, quindi fai clic sul pulsante Invia.

Condividi il tuo calendario

Una caratteristica interessante di Outlook Online è che il calendario è robusto quanto l'applicazione desktop. È possibile applicare i colori agli appuntamenti per una panoramica immediata del giorno, della settimana o del mese, inviare una richiesta di riunione, impostare avvisi e notifiche e molto altro ancora.

Puoi condividere il tuo calendario con persone esterne alla tua organizzazione per facilitare la loro conoscenza della tua disponibilità. Puoi scegliere di fornire loro dettagli completi per il tuo calendario, limitati o semplicemente mostrare la tua disponibilità.

Per condividere il tuo calendario da Outlook Online, segui questi passaggi:

1. Fai clic sull'icona del calendario da Avvio applicazioni.
2. Fai clic su Condividi dalla barra di navigazione in alto, quindi fai clic su Calendario.
3. Inserisci l'indirizzo email o gli indirizzi delle persone con cui desideri condividere il tuo calendario, quindi scegli i dettagli che desideri condividere.
4. Fai clic su Invia.

Richiama la faccia

Se lavori per una grande organizzazione, potresti finire a lavorare con diverse persone con lo stesso nome. Se cerchi nella tua casella di posta elettronica una persona che condivide lo stesso nome con altre persone con cui lavori, devi assicurarti di scegliere la persona giusta. Puoi restringere rapidamente i risultati della ricerca guardando l'immagine che viene visualizzata accanto al nome dei contatti direttamente dai risultati della ricerca. Neat, sì?

Elimina tutto con Clutter

Filtra le email a bassa priorità dalla tua casella di posta usando Clutter in modo da poterti concentrare sui messaggi più importanti.Office 365 tiene traccia del tuo comportamento e-mail e impara da esso in modo che sappia quali e-mail contano o non contano per te. Le e-mail che finiscono nella cartella Clutter sono ancora lì per la revisione; non sono cancellati. Puoi anche "insegnare" al sistema le tue preferenze spostando un'e-mail nella Posta in arrivo se è finita nella cartella Clutter.

La grande parte di questo? Non devi fare nulla! Il Clutter è attivato automaticamente in modo da poter passare direttamente al prossimo suggerimento.

Sincronizza i tuoi file

Indipendentemente dalla tua connessione, ti imbatterai inevitabilmente in una situazione in cui non hai accesso a Internet. Solo perché sei senza accesso non significa che la tua efficienza debba scendere.

È possibile continuare a lavorare offline sui documenti OneDrive for Business o SharePoint Online e sincronizzarli di nuovo sul server quando si dispone di una connessione Internet. L'app OneDrive for Business deve essere installata come parte di Office Pro Plus. Se non lo vedi, fai clic su OneDrive dall'app di avvio delle app in Office 365, fai clic su Sincronizza dalla barra di navigazione superiore, quindi segui le istruzioni. Lo stesso pulsante è disponibile nelle raccolte documenti di SharePoint Online.

Elimina l'albero delle e-mail

Ecco la situazione: hai una relazione in scadenza in tre giorni e hai bisogno di contributi da John, Jane, Mary e Peter. Tu invii un'email a tutti loro chiedendo un input. John e Jane rispondono con il loro contributo. Mary non ha visto la tua email. Peter risponde e copia Beth. Beth risponde ma David di bcc. David risponde a tutti ma dimentica di includere Beth. Hai finalmente tutti gli input e stai per finalizzare il rapporto ma Mary, all'ultimo minuto, risponde a tutti ma non guarda gli input di Beth e David. Quindi ora devi aggiungere il suo feedback e inviare di nuovo la nuova versione a tutti da recensire.

Questa storia può andare avanti fino a quando i tuoi capelli diventano grigi per la frustrazione, ma c'è un modo migliore per farlo: uccidere l'albero delle e-mail. Usa invece Yammer.

Con Yammer, tutti vedranno il feedback di tutti. Se arriva qualcuno di nuovo, quella persona vedrà il feedback di tutti. Quindi lì. Niente più alberi e-mail.

Diventa moderno con i tuoi allegati

Nel vecchio mondo, dovresti lavorare su un documento, salvarlo in una raccolta documenti, assegnare i permessi giusti alla libreria, prendere il link per il documento, avviare Outlook, avviare un'e-mail, quindi invia il link a quel documento ai tuoi colleghi in modo che possano coautore con te.

Nel nuovo mondo, Modern Attachments è la cosa. Ecco come funziona: sei in fiamme. Hai quattro documenti che hai appena terminato e salvato in SharePoint o OneDrive. Vai in Outlook, crea una nuova email e aggiungi i destinatari. Quando fai clic sul pulsante Allega file, viene visualizzato un elenco dei documenti più recenti su cui stavi lavorando. Dall'elenco, puoi scegliere il documento che desideri condividere. Quindi ti ricordi che uno dei destinatari non ha accesso alla biblioteca. Nessun problema. È possibile concedere l'accesso al file direttamente da Outlook al destinatario senza prima accedere a OneDrive o SharePoint.Com'è quello per il moderno?