11 Cose da fare se il tuo account non online non si bilancia in QuickBooks 2016 - dummies

Ecco alcuni suggerimenti per riconciliare un account quando hai problemi con QuickBooks. Se sei seduto di fronte al tuo computer, torcendo le mani, prova i suggerimenti in questa sezione:

• Assicurati di lavorare con l'account giusto. Sembra stupido, vero? Se si hanno diversi conti bancari, tuttavia, finire nell'account sbagliato è davvero facile. Quindi, vai avanti e conferma, ad esempio, che stai cercando di riconciliare il tuo conto corrente presso la Mammoth International Bank usando il conto corrente Mammoth International Bank.

• Cerca le transazioni che la banca ha registrato ma non l'hai fatto. Vai sull'estratto conto bancario per assicurarti di aver registrato ogni transazione registrata dalla tua banca. Puoi facilmente trascurare prelievi di macchine cash, tasse speciali o spese di servizio (come spese per assegni o cassette di sicurezza), prelievi automatici, depositi diretti e così via.

  Se la differenza è positiva, ovvero la banca pensa che tu abbia meno denaro di quanto pensi che dovresti avere, potresti perdere una transazione di prelievo. Se la differenza è negativa, potresti perdere una transazione di deposito.

• Cerca transazioni inverse. Ecco una cosa complicata: se accidentalmente inserisci una transazione a ritroso - un deposito come prelievo o un prelievo come deposito - il tuo account non è in pareggio. E l'errore può essere difficile da trovare. La finestra Riconcilia mostra tutte le transazioni corrette, ma una quantità di transazione appare nell'elenco sbagliato. (L'importo appare nell'elenco Depositi e Altri crediti quando appartiene all'elenco di assegni e pagamenti, o viceversa.) L'assegno che hai scritto a Acme Housewreckers per la demolizione del tuo carport appare nella lista Depositi e Altri crediti, per esempio.

• Cerca una transazione uguale alla metà della differenza. Un modo utile per trovare la transazione che hai inserito a rovescio - se ne hai una sola - è cercare una transazione uguale alla metà della differenza inconciliabile. Se la differenza è di $ 200, ad esempio, potresti aver inserito un deposito di $ 100 come prelievo o un prelievo di $ 100 come deposito.

• Cerca una transazione uguale alla differenza. Ecco un punto ovvio: se la differenza tra i record della banca e la tua è uguale a una delle transazioni elencate nel tuo registro, potresti aver contrassegnato erroneamente la transazione come deselezionata o erroneamente lasciato la transazione deselezionata (mostrata come non chiarita).Forse era troppo ovvio. Naaaah.

• Controlla i numeri trasposti. I numeri trasposti sono cifre flip-flop. Ad esempio, inserisci $ 45. 89 come $ 48. 59. Questi tacchini causano sempre mal di testa per ragionieri e contabili. Se si guardano i numeri, il rilevamento di un errore è spesso difficile perché le cifre sono le stesse. Ad esempio, quando confronti un importo di assegno di $ 45. 89 nel tuo registro con un assegno di $ 48. 59 mostrati sul tuo estratto conto, entrambi gli importi di controllo mostrano le stesse cifre: 4, 5, 8 e 9. Li mostrano semplicemente in un ordine diverso.

  I numeri trasposti sono difficili da trovare, ma ecco un trucco che puoi provare: Dividi la differenza mostrata nella finestra Riconcilia per 9. Se il risultato è un numero pari di dollari o centesimi, è probabile che tu abbia una trasposizione numero da qualche parte

• Utilizza il pulsante Individua discrepanze. La finestra di dialogo mostrata di seguito include il pulsante Individua discrepanze, che puoi fare clic per visualizzare un'altra finestra di dialogo che stampa rapporti che potrebbero aiutarti a riconciliare il tuo account. In particolare, la finestra di dialogo consente di visualizzare un report delle modifiche apportate alle transazioni precedentemente cancellate (che sarebbe un'attività di contabilità piuttosto sospetta e sicuramente comprometterebbe la riconciliazione).

  Mostra anche un rapporto che elenca le transazioni contrassegnate come cancellate durante le riconciliazioni precedenti, il che potrebbe essere interessante perché forse hai contrassegnato erroneamente una transazione come cancellata prima che fosse veramente cancellata.

  

  La finestra di dialogo Riconciliazione inizio.

• Chiedi a qualcun altro di esaminare il tuo lavoro. Questa idea può sembrare abbastanza ovvia, ma rimarrai stupito dalla frequenza con cui un secondo paio di occhi può trovare qualcosa che hai trascurato. Chiedi a uno dei tuoi colleghi di lavoro o dipendenti (preferibilmente quella persona che sembra avere sempre troppo tempo libero) per controllare tutto per te.

• Stai attento a più errori. Se trovi un errore usando questa lista di bucato e hai ancora una differenza, inizia di nuovo a controllare in cima all'elenco. È possibile scoprire, ad esempio, dopo aver trovato un numero trasposto che è stata inserita un'altra transazione all'indietro, o una transazione non correttamente cancellata o non chiarita.

• Riprova il mese prossimo (e forse il mese successivo). Se la differenza non è enorme in relazione alla dimensione del tuo conto bancario, potresti voler aspettare fino al prossimo mese e tentare di riconciliare nuovamente il tuo account.

  Considera il seguente esempio: a gennaio, riconcilerai il tuo account e la differenza è $ 24. 02. Quindi riconcilerai l'account a febbraio e la differenza è $ 24. 02. Riconcilia l'account a marzo, e - sorpresa, sorpresa - la differenza è ancora $ 24. 02. Che sta succedendo qui?

  Bene, il saldo del tuo conto iniziale era probabilmente di $ 24. 02. (Più mesi provi a riconciliare il tuo account e scopri che sei sempre misteriosamente $ 24. 02 spenti, più è probabile che questo tipo di errore sia da incolpare.) Dopo il secondo o il terzo mese, con QuickBooks inserisci un aggiustamento transazione di $ 24.02 è abbastanza ragionevole in modo che il saldo del tuo account.

  Se in precedenza hai riconciliato correttamente il tuo account con QuickBooks, il tuo lavoro potrebbe non essere esatto. L'errore potrebbe essere (rullo di tamburi, per favore) della banca! E in questo caso dovresti fare qualcos'altro …

• Entra nella tua auto, guida in banca e chiedi aiuto. In alternativa all'idea precedente - che suppone che l'affermazione della banca sia corretta e che i tuoi record non siano corretti - prova questa idea: chiedi alla banca di aiutarti a riconciliare l'account. Indica che pensi che l'errore sia probabilmente quello della banca, ma in un modo molto bello e cordiale. Sorride tanto.

  E un'altra cosa: assicurati di chiedere qualsiasi prodotto che la banca stia pubblicizzando nella lobby (il che incoraggia lo staff a pensare che sei interessato a quel certificato di deposito di 180 mesi, che li rende extra- Gentile con te).

  In generale, il mantenimento della contabilità della banca è di solito piuttosto buono. Tuttavia, probabilmente la tua banca ha commesso un errore, quindi chiedi aiuto. Assicurati di chiedere una spiegazione di tutte le transazioni che trovi solo visualizzandole sul tuo estratto conto bancario. A proposito, probabilmente pagherai per questo aiuto.