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In ACT! 2008, l'aggiunta di un file alla scheda Documenti è semplice e vale la pena. La scheda Documenti, che puoi trovare nelle finestre Contatti, Gruppi o Aziende, ti consente di allegare o creare un collegamento a qualsiasi e tutti i tuoi file relativi al contatto, al gruppo o all'azienda corrente. Puoi aggiungere o creare un collegamento a una proposta creata in Excel, un contratto creato in Word o anche un file PDF che hai scansionato sul tuo computer.
Basta seguire questi passaggi per aggiungere un documento alla scheda Documenti:
1. Visualizza il record di contatto, di gruppo o aziendale a cui si desidera aggiungere un documento.
2. Fai clic sulla scheda Documenti.
3. Fare clic sul pulsante Aggiungi documento sulla barra delle icone della scheda Documenti.
Hai due scelte qui:
• File: Scegliendo questa opzione, in realtà stai clonando il file originale e aggiungendolo al tuo ACT! Banca dati. Dopo aver aggiunto un documento alla scheda Documenti, puoi aprire il file direttamente da ACT! per visualizzare, modificare o stampare. La rimozione di un file dalla scheda Documenti non rimuove il documento originale dal tuo computer e viceversa. Ricorda: Poiché il file che aggiungi alla scheda Documenti è un clone dell'originale, le modifiche apportate al documento originale non compaiono nel documento clonato che si trova nella scheda Documenti, né le modifiche che fare apparire il documento clonato nell'originale. Considerare l'eliminazione del documento originale per evitare qualsiasi confusione.
• Scorciatoia: Crea un collegamento che rimanda al documento originale anziché copiarlo. La posizione del documento originale viene visualizzata nella scheda Documenti.
Il percorso Documenti è specifico sia per la macchina che per l'utente. L'acquisto di un nuovo computer o la modifica delle informazioni dell'utente in quella esistente rendono i tuoi collegamenti non validi. Prendi in considerazione la possibilità di creare una nuova cartella di Windows, ad esempio Documenti ACT, che può essere ricreata su un nuovo computer e visualizzata da una varietà di utenti. Inoltre, gli utenti di database remoti che non hanno accesso a tali cartelle non possono visualizzare il documento.
A seconda della scelta, si apre la finestra di dialogo Allega file o Allega scorciatoia.
4. Passare al documento che si desidera aggiungere, selezionarlo e quindi fare clic su Apri.
ACT! aggiunge il documento al tuo ACT! database e visualizza la dimensione, il tipo e la data di ultima modifica nella scheda Documenti. I file allegati mostrano il nome del documento; le scorciatoie allegate visualizzano il percorso del file.
I documenti che aggiungono alla scheda Documenti diventano parte del database, quindi gli utenti di sincronizzazione remota possono ora accedere a tali documenti.È anche possibile aggiungere un file alla scheda Documenti da Esplora risorse o Risorse del computer trascinando l'icona del documento nella scheda Documenti.
