Aggiunta e modifica di nuovi account Microsoft CRM - dummies

Account sono aziende. Gli account secondari possono essere divisioni della società principale o possono essere sedi fisiche separate della stessa società. Tutto ciò che aggiungi in Microsoft CRM, puoi modificare. E tutto ciò che aggiungi può essere cancellato, ma una pratica migliore è quella di disattivare un account piuttosto che cancellarlo. Se si disattiva, è sempre possibile resuscitare le informazioni se si scopre in un secondo momento che ne avete bisogno. La cancellazione è per sempre.

Prendendo l'approccio di scelta rapida: Creazione rapida

Creazione rapida, a cui si accede nella parte inferiore sinistra della pagina iniziale CRM, consente di inserire un nuovo account, contatto, lead o opportunità il più rapidamente possibile. Quick Create è l'approccio del pigro all'inserimento dei dati. La funzione Creazione rapida raggiunge la sua velocità eliminando tutto tranne Campi richiesti dall'attività commerciale . Queste sono le etichette dei campi che appaiono in rosso sullo schermo. I campi Business richiesti sono campi obbligatori di cui il sistema ha bisogno per poter salvare e recuperare correttamente i record in un secondo momento.

Nella finestra Creazione rapida, è possibile scegliere di creare diversi tipi di record accedendo all'elenco di selezione nella finestra. Per iniziare ad aggiungere un nuovo account tramite la funzione Creazione rapida, segui questi passaggi:

1. Apri Creazione rapida.

2. Scegli Account nella finestra Creazione rapida.

3. Fai clic sul pulsante Vai nella stessa finestra.

Viene visualizzata la finestra Crea account, come mostrato nella Figura 1.

Figura 1: Il metodo di creazione rapida per l'avvio di un nuovo account.

4. Nel campo Nome account della finestra di dialogo Creazione rapida, immettere il nome della società di cui si sta creando il record.

Come utente, il tuo nome appare come proprietario per impostazione predefinita.

5. Seleziona l'opzione Salva o l'opzione Salva e apri.

Selezionando Salva, memorizza il Record appena specificato e ti porta in un'altra finestra di dialogo Crea Quick vuoto, che ti consente di creare un altro Record del Conto. La funzione di salvataggio è efficiente se si dispone di più di pochi record per inserire tutto in una volta. La funzione Salva e apri memorizza anche il record appena creato, ma immediatamente ti porta al set completo di schermate e campi di record del conto in modo da poter svolgere un lavoro più completo di inserimento delle informazioni per quell'unico record.

Nonostante le tue migliori intenzioni di tornare più tardi e compilare il resto delle informazioni, potresti procrastinare. Prendi in considerazione l'utilizzo dell'opzione Salva e apri. Anche se si inizia con l'opzione Creazione rapida, selezionando Salva e apri quando si è terminato di inserire tutti i campi richiesti si accede alla finestra Dettagli.Questo è il posto dove stare.

Record account e le loro quattro sezioni

Ogni record account ha in realtà quattro finestre correlate: Generale, Dettagli, Amministrazione e Informazioni account. È possibile accedere a queste finestre, o effettivamente creare un nuovo account, andando sulla griglia Visualizza elenco account e selezionando Nuovo account dalla barra delle azioni. Questo metodo, distinto da Quick Create, è il modo più completo e intensivo di immissione dei dati per iniziare un nuovo record del conto.

La Figura 2 mostra la scheda Generale della finestra Account.

Figura 2: La scheda Generale della finestra Account.

La scheda Generale contiene la maggior parte delle informazioni di contatto importanti per il tuo account, incluso il campo obbligatorio: Nome account. La maggior parte dei campi nella scheda Generale sono autoesplicativi, ma le altre tre schede meritano una piccola discussione:

• La scheda Dettagli contiene principalmente informazioni finanziarie, come il reddito annuale e il simbolo azionario se la società è quotata pubblicamente. Ciò fornisce informazioni demografiche potenzialmente utili sull'account, presupponendo che qualcuno nella propria organizzazione svolga la ricerca per inserire le informazioni e mantenerle aggiornate.
• La scheda Amministrazione contiene informazioni contabili, che vengono utilizzate a fini di fatturazione.
• La scheda Info account contiene informazioni demografiche e non molto di ciò. Questa è una buona area per aggiungere campi personalizzati aggiuntivi che sono importanti per la tua organizzazione. I campi personalizzati possono essere aggiunti a ognuna di queste quattro aree, ma nella sezione Informazioni sull'account sono disponibili molti immobili.

Impostazione degli account secondari

I record account possono essere genitori di altri record account. Un figlio Record può anche essere definito come un subaccount . In genere, si utilizza il sistema di account secondario per subordinare un record a un altro. Un buon esempio si verifica quando hai a che fare con un'azienda che ha più sedi. Il quartier generale sarebbe l'account principale e ogni sede regionale sarebbe un account secondario. Collegando gli account in questo modo, è possibile utilizzare il sistema di reporting per consolidare, subtotale o entrate totali per tutti gli account correlati.

La finestra Generale, che è la prima e la finestra di default quando si crea un nuovo record di account, contiene il campo che mette in relazione un account con un altro. Questo campo è etichettato come Account principale e ha un elenco di selezione contenente tutti gli altri account esistenti nel sistema. Non esiste praticamente alcun limite al numero di livelli di genitorialità possibile. In altre parole, ogni account padre può avere molti figli, nipoti e pronipoti.

Mentre crei questa struttura, l'approccio migliore è tracciare le relazioni tra gli account e iniziare all'inizio. Innanzitutto inserisci l'account principale e poi inserisci i figli.