Struttura in modo appropriato nei modelli dati Excel - dummies

Come base per i tuoi report Excel, i dati nei tuoi modelli di dati devono essere strutturati in modo appropriato. Non tutti i set di dati sono creati uguali. Sebbene alcuni set di dati funzionino in un ambiente Excel standard, potrebbero non funzionare per scopi di modellazione dei dati. Prima di creare il tuo modello di dati, assicurati che i tuoi dati di origine siano strutturati in modo appropriato per scopi di dashboarding.

A rischio di semplificazione eccessiva, i set di dati normalmente utilizzati in Excel si presentano in tre forme fondamentali:

• Il rapporto del foglio di calcolo

• Il file di dati piatti

• Il set di dati tabulari

La linea di perforazione è che solo i file di dati piatti e i set di dati tabulari consentono modelli di dati efficaci.

I rapporti del foglio di calcolo rendono inefficaci i modelli di dati

I rapporti del foglio di calcolo mostrano dati riepilogativi e altamente formattati e sono spesso progettati come strumenti di presentazione per gli utenti dirigenti o esecutivi. Un tipico rapporto sul foglio di calcolo fa un uso giudizioso dello spazio vuoto per la formattazione, ripete i dati a fini estetici e presenta solo analisi di alto livello. La seguente figura illustra un rapporto sul foglio di calcolo.

Un rapporto sul foglio di calcolo.

Sebbene un report di un foglio di calcolo possa sembrare bello, non rappresenta un modello di dati efficace. Perché? Il motivo principale è che questi report non offrono alcuna separazione di dati, analisi e presentazione. Sei essenzialmente bloccato in un'unica analisi.

Sebbene sia possibile creare grafici dal report mostrato, sarebbe impraticabile applicare qualsiasi analisi al di fuori di ciò che è già presente. Ad esempio, come calcoleresti e presenteresti la media di tutte le vendite di biciclette usando questo particolare rapporto? Come calcoleresti una lista dei migliori dieci mercati con le migliori performance?

Con questa configurazione, sei costretto a processi molto manuali che sono difficili da mantenere mese dopo mese. Qualsiasi analisi al di fuori di quelle ad alto livello già presenti nel rapporto è di base al meglio, anche con formule fantasiose. Inoltre, cosa succede quando ti viene richiesto di mostrare le vendite di biciclette per mese? Quando il modello di dati richiede un'analisi con dati che non sono inclusi nel rapporto del foglio di calcolo, sei obbligato a cercare un altro set di dati.

I file di dati piatti si prestano bene ai modelli di dati

Un altro tipo di formato di file è un file piatto. I file piatti sono archivi di dati organizzati per riga e colonna. Ogni riga corrisponde a un set di elementi di dati o un record . Ogni colonna è un campo . Un campo corrisponde a un elemento di dati univoco in un record. La seguente figura contiene gli stessi dati del rapporto precedente ma è espressa in un formato di file di dati piatto.

Un file di dati piatto.

Si noti che ogni campo dati ha una colonna e ogni colonna corrisponde a un elemento dati. Inoltre, non ci sono spaziature aggiuntive e ogni riga (o record) corrisponde a un insieme univoco di informazioni. Ma l'attributo chiave che rende questo un file flat è che nessun campo identifica univocamente un record. In effetti, dovresti specificare quattro campi separati (Regione, Mercato, Segmento di attività e importo di vendita mensile) prima che tu possa identificare univocamente il record.

I file piatti si prestano bene alla modellazione dei dati in Excel perché possono essere abbastanza dettagliati per contenere i dati necessari e possono comunque essere utili per un'ampia gamma di analisi con formule semplici: SUM, MEDIA, CERCA.VERT e SUMIF, solo per nominarne alcuni.

I set di dati tabulari sono perfetti per i modelli di dati basati su tabelle pivot

Molti modelli di dati efficaci sono guidati principalmente da tabelle pivot. Le tabelle pivot sono gli strumenti di analisi principali di Excel. Per quelli di voi che hanno utilizzato le tabelle pivot, si sa che offrono un modo eccellente per riepilogare e modellare i dati per l'utilizzo segnalando componenti, come grafici e tabelle.

I set di dati tabulari sono ideali per i modelli di dati basati su tabelle pivot. La seguente figura illustra un set di dati tabellare. Si noti che la differenza principale tra un set di dati tabellare e un file di dati flat è che nei set di dati tabulari le etichette di colonna non raddoppiano come dati effettivi. Ad esempio, la colonna Periodo di vendita contiene l'identificatore del mese. Questa sottile differenza di struttura è ciò che rende i dataset tabulari le origini dati ottimali per le tabelle pivot. Questa struttura garantisce che le funzioni chiave della tabella pivot, come l'ordinamento e il raggruppamento, funzionino come dovrebbero.

Un set di dati tabellare.

Gli attributi di un set di dati tabulari sono i seguenti:

• La prima riga del set di dati contiene etichette di campo che descrivono le informazioni in ogni colonna.

• Le etichette delle colonne non esercitano una doppia funzione come elementi di dati che possono essere utilizzati come filtri o criteri di query (come mesi, date, anni, regioni o mercati).

• Non ci sono righe o colonne vuote: ogni colonna ha un'intestazione e un valore è presente in ogni riga.

• Ogni colonna rappresenta una categoria di dati unica.

• Ogni riga rappresenta singoli elementi in ogni colonna.