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Decidere quando e come vuoi pulire o archiviare il tuo file aziendale QuickBooks è principalmente una questione di buon senso. La prima considerazione dovrebbe essere se è necessario condensare il file aziendale.
Se QuickBooks funziona ancora a una velocità ragionevole, se non ti trovi impazzire a causa di molti elementi inutilizzati negli elenchi, o se il file di dati non è cresciuto mostruosamente grande (più grande di 100 MB o giù di lì), puoi non c'è bisogno di condensare. In molti casi, non si ottiene alcun beneficio pulendo. E non pulendo, hai ancora a portata di mano documenti finanziari completi e dettagliati.
L'esecuzione di un'operazione di pulitura non riduce necessariamente la dimensione del file di dati QuickBooks. Pertanto, se è necessario disporre di un file di dati di dimensioni inferiori, è necessario prima eseguire un'operazione di pulizia, quindi salvare e ripristinare un file di dati QuickBooks portatile.
Ecco un'altra nozione di buon senso circa la pulizia e l'archiviazione dei file aziendali QuickBooks: è necessario creare una copia di archivio del file di dati QuickBooks. Di fatto, crea una copia archivistica del file di dati QuickBooks alla fine dell'anno, dopo che tu o il tuo CPA avete apportato eventuali modifiche finali all'anno.
È una buona idea creare una copia di archivio del file di dati di QuickBooks che viene utilizzato per preparare la dichiarazione dei redditi e qualsiasi rendiconto finanziario, perché in seguito puoi sempre spiegare un numero su un reso o un rendiconto finanziario guardando la copia di archivio del file di dati.
Uno dei problemi con l'utilizzo di QuickBooks è che le persone possono modificare intenzionalmente o inavvertitamente vecchie transazioni. Ciò significa che, sfortunatamente, qualcuno può modificare le transazioni in un file di dati QuickBooks in un anno precedente. Quando si verifica tale cambiamento, qualcuno che guarda successivamente il file di dati di QuickBooks potrebbe non essere in grado di spiegare un numero su una dichiarazione dei redditi o un rendiconto finanziario.
Ad esempio, se qualcuno torna indietro e modifica una transazione in un anno precedente e tale transazione viene utilizzata per calcolare le entrate totali per l'anno, non è più possibile utilizzare i dati di QuickBooks per spiegare i numeri su la tua dichiarazione dei redditi e il tuo bilancio per le entrate totali.
Fortunatamente, disponendo di una copia di archivio del file di dati QuickBooks - il file di dati QuickBooks che fornisce numeri alla dichiarazione dei redditi e ai rendiconti finanziari - è sempre possibile vedere quali transazioni QuickBooks supportano un particolare numero di dichiarazione dei redditi o numero di estratto conto.
Se sei ancora confuso su questo punto - ed è un po 'complicato - chiedi al tuo consulente fiscale o al tuo CPA del problema.Può spiegarti il pericolo di avere una modifica nei dati QuickBooks che è stata utilizzata per preparare un reso o un rendiconto finanziario dopo che il reso è stato preparato, o dopo che tali bilanci sono stati pubblicati e distribuiti.
