Conversione di file Word o Excel in PDF - dummies

Adobe Acrobat Creative Suite 5 include strumenti che semplificano convertire file Microsoft Word ed Excel in PDF. Quando installi Acrobat sul tuo computer, cerca i programmi di Microsoft Office. Se Acrobat individua Word, Excel, PowerPoint o Outlook, installa un componente aggiuntivo, PDF Maker, in questi programmi che consentono di convertire i documenti Microsoft Office in PDF con un solo clic.

Sebbene Microsoft Word ed Excel siano standard diffusi su molti computer aziendali, non sono sempre la scelta migliore per la distribuzione di documenti.

La formattazione dei documenti Microsoft Word e dei fogli di calcolo Excel cambia a seconda dei tipi di carattere disponibili sul computer degli utenti o persino della stampante con cui vengono stampati, mentre i file PDF possono mantenere il file coerente con i vari tipi di computer.

Inoltre, i file Microsoft Word ed Excel possono essere facilmente modificati e gli utenti possono anche copiare ed estrarre informazioni da questi file con poche limitazioni, mentre i file PDF sono più difficili da copiare e possono essere protetti con solide opzioni di sicurezza.

La conversione di un file Word o Excel in un file PDF supera questi limiti ed è abbastanza semplice. Scegliere tra due metodi:

• Da dentro Microsoft Word o Excel, assicurarsi che il documento che si desidera convertire in un file PDF sia aperto e quindi fare clic sul pulsante Crea PDF nella barra degli strumenti principale per convertire il documento.

• Con Office 2003 o versioni precedenti, selezionare Adobe PDF → Converti in Adobe PDF.

Indipendentemente dal metodo scelto, è necessario specificare la posizione del file PDF creato e assegnare un nome al file, a meno che non siano state modificate le preferenze di PDF Maker.

In Office 2007, fare clic sul pulsante Preferenze nella scheda di Acrobat o con le versioni precedenti di Office, selezionare Acrobat → Modifica impostazioni di conversione. Nella finestra di dialogo Adobe PDF Maker, deselezionare l'opzione Richiedi nome file PDF in modo che i file PDF vengano generati in un unico passaggio, senza inserire il nome file PDF.

È possibile aggiungere funzionalità nei documenti PDF creati. Fai clic sulla scheda Preferenze se lavori in Office 2007 o scegli Acrobat → Modifica impostazioni di conversione nelle versioni precedenti di Office. Nella finestra di dialogo che appare, rivedere le seguenti impostazioni:

• Allega file sorgente : Fa sì che il documento originale di Office venga incorporato nel file PDF come allegato. Quando il file PDF è distribuito, il file sorgente originale è incluso nel file PDF.

• Crea segnalibri : aggiunge segnalibri interattivi che facilitano la navigazione nel file PDF.I segnalibri vengono aggiunti in base agli stili di Microsoft Word, ad esempio testo in stile Titolo 1. I segnalibri vengono visualizzati nel pannello Segnalibri durante la visualizzazione del PDF.

• Aggiungi collegamenti : converte automaticamente i collegamenti di Word, come gli indirizzi Web, in collegamenti PDF che è possibile utilizzare durante la visualizzazione del file in Acrobat o Adobe Reader. All'interno della finestra di dialogo delle preferenze di PDF Maker, fai clic sulla scheda Parola per accedere alle opzioni di collegamento aggiuntive che possono essere incorporate nei file PDF creati da Word.