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QuickBooks 2013 rende più facile per i contabili lavorare con i file di dati del cliente. Il tuo cliente crea la copia del file di dati di QuickBooks da parte del contabile utilizzando la sua versione di QuickBooks e il file di dati reali e quindi crea un file che il client invia a te (ad esempio tramite posta o via e-mail) o Intuit, il creatore di QuickBooks, ti manda.
Ecco cosa deve fare il client se il cliente si prenderà cura di inviarti il file:
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Scegli il File → Copia account → Attività client → Salva comando file.
QuickBooks visualizza per la prima volta un messaggio che chiede al cliente se desidera
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Una copia del contabile
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portatile o backup di un contabile del file
Puoi anche creare la copia di un contabile scegliendo File → Crea copia e quindi facendo clic sul pulsante Copia del contabile.
Un file portatile è una copia reale in tempo reale del file di dati QuickBooks che è stato leggermente ingrandito in modo che sia più facile spostarsi (ad esempio inviando tramite e-mail il file come un allegato). Un file backup è un backup, una seconda copia del file QuickBooks che crei (di solito) in modo da avere una copia del file di dati QuickBooks nel caso in cui qualcosa di brutto succeda al file di dati QuickBooks originale.
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Seleziona Copia del contabile.
Fare clic su Avanti per continuare.
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Specificare una data di divisione.
Quando un cliente fa clic sul pulsante Avanti per continuare con la creazione della copia di un contabile, QuickBooks gli chiede la data di divisione. Le transazioni che precedono questa data possono essere modificate solo nella copia del contabile. Le transazioni che rientrano dopo questi dati possono essere modificate sia nella copia del contabile che della copia del cliente.
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Fare clic su Avanti per continuare.
Viene visualizzato un altro messaggio che comunica al client che QuickBooks deve chiudere tutte le finestre per creare la copia di un contabile. QuickBooks potrebbe anche dire al cliente di inserire un disco.
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Fare clic su OK e inserire il disco (se necessario).
QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Copia di Save Accountant.
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Nome della copia del contabile.
Utilizzare la casella Nome file della finestra di dialogo Copia di Save Accountant per denominare la copia del file di dati QuickBooks del contabile. Se necessario, il client può anche utilizzare l'elenco a discesa Salva in per specificare dove deve essere salvata la copia del file di dati QuickBooks del contabile.
Il cliente deve ricordare dove viene salvata la copia del file del contabile. Questo file è dato al ragioniere - via e-mail o posta ordinaria, o su un disco - in modo che il contabile possa usarlo.
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Crea il file.
Dopo che il client ha indicato la copia del file dei dati del contabile e indica, se necessario, dove deve essere salvata la copia del contabile, il client fa clic su Salva. QuickBooks salva quindi la copia di un contabile del file di dati di QuickBooks.
Questo file di dati viene quindi trasmesso al contabile dal client . In altre parole, il client deve spedire la posta o inviare via e-mail il file.
Il tuo provider di posta elettronica può limitare la dimensione degli allegati (inclusi i file QuickBooks) che puoi inviare via e-mail. Se la dimensione della cosa ti fa del male, puoi caricare il file QuickBooks sul sito web Intuit selezionando File → Copia del cliente → Attività client → Invia al ragioniere. Intuit invia quindi al tuo commercialista un messaggio con un link cliccabile che può utilizzare per prendere il file.
Le copie contabili utilizzano tre tipi di file. Il file di trasferimento contabile (con estensione.bbx) è ciò che un client crea e dà al ragioniere. La copia del contabile (con l'estensione del file.ba) è ciò che l'esperto lavora dopo aver aperto il file di trasferimento contabile. E infine, c'è il file di esportazione del commercialista (con estensione.kby).
