Creazione di una stima lavoro con QuickBooks 2005 - dummies

QuickBooks Pro e QuickBooks Premier hanno una funzione molto interessante per le aziende che fanno lavori o progetti per i loro clienti: appaltatori, consulenti, ingegneri, architetti e così via. QuickBooks Pro e QuickBooks Premier (a differenza del normale programma Basic QuickBooks) hanno la capacità di fare semplici costi di progetto o di lavoro. Questa capacità consente alla tua azienda di creare stime di progetti o lavori, tenere traccia dei costi per progetto o lavoro e fatturare fatture per progetto o lavoro.

In QuickBooks Pro, il costo del lavoro inizia con una stima. Una stima è solo una lista dei costi stimati che dovrai sostenere per un lavoro che eseguirai per alcuni clienti.

Supponendo che tu abbia già creato un lavoro e detto a QuickBooks di utilizzare le stime, ecco i passaggi che segui per creare una stima:

1. Ottieni il modulo.

Scegli Clienti -> Crea stime. QuickBooks apre un modulo Crea stime, che ha una strana somiglianza con il modulo Crea fatture che hai visto se hai lavorato con QuickBooks.

2. Inizia a riempire gli spazi vuoti.

Scegliere il Cliente appropriato: Lavoro dalla casella di riepilogo a discesa nella parte superiore del modulo. QuickBooks Pro carica automaticamente quante più informazioni possibile - di solito almeno la casella Nome / Indirizzo - sul modulo.

Se QuickBooks Pro è stato configurato per tenere traccia delle classi, la casella di riepilogo a discesa appropriata viene visualizzata nella parte superiore centrale del modulo. Vai avanti e usa la scatola, se appropriato.

Sentiti libero di modificare le impostazioni predefinite, ad esempio la data e il numero di stima.

3. Aggiungi gli elementi pubblicitari - dettagli, dettagli, dettagli.

Compila i dettagli di una finestra Crea stime nello stesso modo in cui inserisci i dettagli di una finestra Crea fatture.

Ogni elemento pubblicitario che si desidera includere nella stima del lavoro deve essere descritto nell'elenco degli articoli. Si noti che poiché si vendono spesso lavori a clienti e clienti che utilizzano, in parte, una stima, in genere si desidera includere descrizioni complete degli articoli. (Alcuni appaltatori, ad esempio, usano spesso diverse righe di testo descrittivo per spiegare completamente ogni elemento che mostra sulla stima.)

4. Aggiungi eventuali informazioni opzionali.

Se lo si desidera, utilizzare una delle altre caselle disponibili nella finestra Crea stime per raccogliere e memorizzare ulteriori informazioni. Ad esempio, proprio come con la finestra Crea fatture, è possibile fare clic sulla casella di riepilogo a discesa Messaggio cliente e scrivere un messaggio descrittivo oppure è possibile utilizzarne uno dall'elenco a discesa.

Puoi anche utilizzare il campo Memo per scrivere una nota per te in merito al lavoro, se lo desideri. O forse alcuni appunti per la sceneggiatura che hai pensato di presentare agli studi. Qualunque sia la tua fantasia.

Se si desidera includere altri elementi nella finestra Crea stime, è possibile personalizzare tale finestra. Scegli Personalizza dalla casella di riepilogo a discesa Modello nell'angolo superiore destro della finestra Crea stime. QuickBooks ti fornisce una lista dei tuoi moduli di stima. Scegli quello che vuoi modificare. (Potresti avere un solo modulo di stima sull'elenco se non ne hai mai creato uno nuovo.) Fai clic sul pulsante Nuovo o Modifica. Se si fa clic su Nuovo, QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Personalizza stima.

Prima di stampare questa stima, ricorda che la finestra Crea stime non è la stessa informazione che appare sulla stima scritta. Per vedere come appare la versione stampata, fare clic sulla freccia giù accanto al pulsante Stampa nella finestra Crea stime e selezionare Anteprima dall'elenco a discesa. Il risultato è un'immagine a pagina intera, ridotta per adattarsi sullo schermo.

Se non hai ancora salvato il tuo preventivo, vai avanti e fai clic sul pulsante Salva e Nuovo o Salva e Chiudi.

Per esaminare il preventivo (o qualsiasi modulo QuickBooks su schermo) più da vicino, fare clic sul pulsante Zoom avanti nella parte superiore della schermata Anteprima di stampa o spostare il cursore del mouse sull'immagine. Quando il cursore appare come una lente di ingrandimento con un segno più, fai clic con il pulsante sinistro del mouse. Poiché puoi visualizzare solo parte dell'anteprima alla volta in questo modo, utilizza le barre di scorrimento nella parte inferiore e a destra della finestra per spostarti nelle diverse aree.

Notare che la lente d'ingrandimento ora ha un segno meno e il pulsante Zoom avanti commuta su Zoom indietro. Se si completa più di una stima, è possibile utilizzare i pulsanti Pagina precedente e Pagina successiva nella schermata Anteprima di stampa per esaminare altre stime. Al termine, fai clic sul pulsante Chiudi.

Quando torni alla finestra Crea stime, fai clic sul pulsante Stampa; QuickBooks Pro visualizza la finestra di dialogo Stampa una stima. Fare clic su Stampa per stampare il preventivo senza ulteriori indugi.

Se non si è utilizzato QuickBooks per stampare preventivi in ​​precedenza, potrebbe essere necessario prima impostare la stampante per questa attività. Per fare ciò, selezionare File -> Imposta stampante e selezionare Preventivo dalla casella di riepilogo a discesa Nome modulo. Quindi specificare le impostazioni della stampante che si desidera stampare per le stime. (Questo processo funziona allo stesso modo della stampa di altri moduli, come le fatture.) Al termine, fare clic su OK. La finestra di dialogo Stampa una stima fornita da QuickBooks dopo aver fatto clic su Stampa nella finestra Crea stime funziona allo stesso modo della finestra di dialogo Stampa una fattura.