Conservazione dei documenti in QuickBooks - manichini

Per quanto tempo dovresti conservare i vecchi rapporti, le copie delle fatture e altre informazioni contabili? Sfortunatamente, non esiste una risposta valida per tutte queste domande. Tuttavia, ecco alcune cose a cui pensare:

• Considerare se l'altra parte di una transazione vorrà mai le informazioni. Ad esempio, se stai litigando crudamente con un venditore per sapere se hai pagato qualche fattura, ha senso aggrapparti a quelle fatture del venditore e qualsiasi record del tuo pagamento finché l'argomento può continuare.

  Ciò significa che qualsiasi documento cartaceo che documenti le fatture ei pagamenti del fornitore non deve necessariamente essere mantenuto se non si ha un problema.

• Considerare i requisiti di contabilità fiscale. Per legge (molte persone non si rendono conto di questo), è necessario un business per mantenere i registri contabili al fine di segnalare i profitti, le perdite, il reddito e le detrazioni all'Internal Revenue Service. Ciò significa che qualsiasi cosa di cui hai bisogno per calcolare i tuoi profitti o elementi sostanziali dei tuoi calcoli dovrebbero essere mantenuti.

  Tuttavia, esiste uno statuto di limitazioni che in genere viene eseguito tre anni dalla data in cui è stato archiviato il rendimento. Ciò significa che nella maggior parte dei casi, non è necessario conservare documenti che risalgono a più di tre anni rispetto al rendimento a cui si riferisce. In altre parole, se si dispone di dati dell'anno 2009 e si è presentata la dichiarazione dei redditi dell'anno 2009 il 15 marzo 2010, entro il 16 marzo 2013, non è necessario (nella maggior parte dei casi) conservare tutte quelle vecchie pratiche.

  Lo statuto dei limiti impone di essere in grado di scartare le cose vecchie. È necessaria una parola di cautela, perché esistono una serie di eccezioni a questo statuto di limitazioni di tre anni:

  • Se sei stato veramente sciatto e, attraverso la tua sciatteria, hai omesso il reddito lordo superiore al 25% di quello che spettacoli di ritorno, lo statuto delle limitazioni equivale a sei anni.

  • Se non viene presentata alcuna dichiarazione o viene presentata una dichiarazione fraudolenta, non esiste alcuna limitazione di legge.

  • Gli stati senza imposte sul reddito (come lo stato di Washington) usano un diverso insieme di regole e possono usare una legge più lunga delle limitazioni. Lo Stato di Washington, ad esempio, afferma che lo statuto dei limiti dura quattro anni, non tre.

• Considera i vecchi record che potresti aver bisogno in futuro per calcolare un articolo per la dichiarazione dei redditi. Questi documenti devono essere conservati. Ad esempio, se hai acquistato una fabbrica 30 anni fa, conserva i documenti di acquisto fino a 3 (o 6) anni dopo aver venduto la fabbrica.

• Considera che in alcune industrie esistono altre regole o regolamenti di conservazione dei documenti. Ad esempio, se sei un medico, conservi i dati dei tuoi vecchi pazienti - e questo può includere le informazioni contabili dei pazienti - per più di tre anni. Queste altre regole di conservazione dei documenti variano a seconda del settore. Scopri quali sono le regole per il tuo settore.

• Considerare il rischio di conservare le informazioni riservate troppo a lungo. Infine, sebbene tu possa riflettere su tutti i punti conclusivi e concludere che dovresti mantenere i tuoi record finanziari in perpetuo, nota che questo approccio crea anche dei rischi. Maggiore è la documentazione finanziaria archiviata, più facile in alcuni casi potrebbe essere la perdita o il furto di queste informazioni.

  Non vorresti, ad esempio, conservare dati di così tanti anni che devi affittare un magazzino in una brutta zona della città solo per immagazzinare la roba.

Riassumendo, come si può dare un senso a questi suggerimenti vaghi? Vieni a indovinare quanto a lungo pensi che dovresti tenere duro.

Se non stai facendo nulla di criminale o fraudolento o sciatto, butta tutto ciò che ha più di cinque anni. Segrega i documenti che puoi buttare per anno in scatole. Etichettare le caselle con il numero dell'anno. Contrassegna le caselle anche con una nota come "Scarta nel 2016" solo così sai quando puoi buttare fuori quella roba.

Potresti volerci pensare due volte semplicemente a buttar via i documenti finanziari. Non buttare via i tuoi archivi personali o, naturalmente, i record dei clienti: distruggi i documenti per primi.

A proposito, alcuni grandi negozi di forniture per ufficio offrono servizi di triturazione in negozio a prezzi ragionevoli.