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A volte le persone chiedono quanto tempo devono conservare i vecchi rapporti QuickBooks, le copie delle fatture e altri bit di informazioni contabili. Sfortunatamente, non c'è davvero una risposta valida per tutti. Tuttavia, ecco alcune cose a cui pensare:
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Considerare se l'altra parte di una transazione vorrà mai le informazioni. Ad esempio, se stai litigando crudamente con un venditore per sapere se hai pagato qualche fattura, è logico aggrapparti a quelle fatture del venditore e qualsiasi record del tuo pagamento finché l'argomento può continuare.
Ciò significa che qualsiasi documento cartaceo che documenti le fatture ei pagamenti del fornitore non deve necessariamente essere mantenuto se non si ha un problema.
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Considerare i requisiti di contabilità fiscale. Per legge (molte persone non si rendono conto di questo), è necessario un business per mantenere i registri contabili al fine di segnalare i profitti, le perdite, il reddito e le detrazioni all'Internal Revenue Service. Ciò significa che qualsiasi cosa di cui hai bisogno per calcolare i tuoi profitti o elementi sostanziali dei tuoi calcoli dovrebbero essere mantenuti.
Tuttavia, esiste uno statuto di limitazioni che in genere viene eseguito tre anni dalla data in cui è stato archiviato il rendimento. Ciò significa che, nella maggior parte dei casi, non è necessario conservare documenti che risalgono a più di tre anni rispetto al rendimento a cui si riferisce.
In altre parole, se disponi di dati dell'anno 2007 e hai presentato la dichiarazione dei redditi dell'anno 2007 il 15 marzo 2008, entro il 16 marzo 2011, non dovresti (nella maggior parte dei casi) mantenere tutto ciò che è vecchio scartoffie. Lo statuto dei limiti impone di essere in grado di scartare le vecchie cose.
Una parola di cautela è in ordine perché esistono alcune eccezioni a questo statuto di limitazioni di tre anni:
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Se sei stato davvero sciatto e attraverso la tua negligenza omesso il reddito lordo in eccesso del 25 percento di ciò che mostra il tuo rendimento, lo statuto delle limitazioni equivale a sei anni.
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Se non viene presentata alcuna dichiarazione o viene presentata una dichiarazione fraudolenta, non esiste alcuna limitazione di legge.
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Gli Stati senza imposte sul reddito (come Washington) usano un diverso insieme di regole e possono usare una legge più lunga delle limitazioni. Washington, ad esempio, afferma che lo statuto dei limiti dura quattro anni, non tre.
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Considera i vecchi record che potresti aver bisogno in futuro per calcolare un articolo per la dichiarazione dei redditi. Questi devono essere mantenuti. Ad esempio, se hai acquistato una fabbrica 30 anni fa, conserva i documenti di acquisto fino a 3 (o 6) anni dopo aver venduto la fabbrica.
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Considera che in alcune industrie esistono altre regole o regolamenti di conservazione dei documenti. Ad esempio, se sei un medico, conservi i dati dei tuoi vecchi pazienti - e questo può includere le informazioni contabili dei pazienti - per più di tre anni. Queste altre regole di conservazione dei documenti variano a seconda del settore. Scopri quali sono le regole per il tuo settore.
Come hai senso di questi vaghi suggerimenti? Vieni a indovinare quanto a lungo pensi che dovresti tenere duro.
Potresti volerci pensare due volte semplicemente a buttar via i documenti finanziari. Potresti voler distruggere i documenti per primi. A proposito, alcuni grandi negozi di forniture per ufficio offrono servizi di triturazione in negozio a prezzi ragionevoli.
