Fatturazione elettronica in Sage Timeslips - dummies

Alcuni le aziende - principalmente gli avvocati che lavorano con compagnie assicurative - devono presentare alle società di revisione le fatture elettroniche per i servizi resi. Utilizzando l'add-on di fatturazione elettronica di Sage Timeslips, che supporta una varietà di formati di fatturazione elettronica utilizzati dalla maggior parte delle grandi società di revisione, è possibile tenere traccia del proprio tempo, preparare una fattura nel formato elettronico appropriato e quindi esportarla alla verifica ferma.

Visita il sito Web di Sage Timeslips per leggere i formati di consegna delle fatture elettroniche che Timeslips può supportare.

Impostazione della fatturazione elettronica

Per utilizzare il componente aggiuntivo di fatturazione elettronica di Sage Timeslips, è necessario configurarlo seguendo le istruzioni fornite con il componente aggiuntivo. Quindi è possibile produrre fatture nel formato corretto per la società di revisione con la quale si lavora. Ricorda, ogni società di revisione ha impostazioni e formati di file unici.

Inoltre, è necessario identificare i clienti per i quali si utilizza la consegna elettronica. Inizia scegliendo Nomi → Informazioni client. Nella finestra Elenco clienti visualizzata, fare doppio clic su un client per il quale viene applicata la consegna elettronica. Quindi fare clic sulla scheda Arrangement 2 della finestra Informazioni sul client e impostare il campo Consegna elettronica nella società di audit appropriata.

Nella maggior parte dei casi, è inoltre necessario aggiungere campi personalizzati e assegnarli ai clienti che utilizzano la società destinataria.

Il componente aggiuntivo Fatturazione elettronica consente di risparmiare tempo e consente di aggiungere insiemi predefiniti di campi personalizzati associati a società di revisione specifiche.

Per alcune società di revisione, è necessario utilizzare l'insieme di codici di contenzioso delle attività American Bar Association (ABA) o il sistema di gestione uniforme delle attività per identificare attività, spese e riferimenti. Se hai creato il tuo database Timeslips usando lo stile di database Legal with ABA Litugation Codes, questi codici esistono già nel tuo database. Se si è utilizzato un altro modello per creare il database di Timeslips, è necessario immettere i codici per attività, spese e riferimenti nel campo Soprannome 2 dell'attività, spesa e nickname di riferimento e utilizzare il campo Soprannome 1 per immettere un descrittivo nome che riconoscerai facilmente mentre crei le slitte.

Nel codice American Litigation Task Litigation impostato e nel Sistema di gestione uniforme delle attività, i codici iniziano con le lettere A, E, o L. Assegna i codici che iniziano con A alle attività, i codici che iniziano con E alle spese e i codici che iniziano con L ai riferimenti.

Esame del processo di fatturazione elettronica

Il processo di consegna delle fatture elettroniche in Sage Timeslips è simile al processo per la generazione di altre fatture.Le banconote vengono ancora piazzate inizialmente in fase di prova, quindi le rivedi e apporti le modifiche. Ma quando sei pronto per inviare le fatture, le esporti e invii i file a una società di revisione per la revisione.

Dalla parte inferiore del menu Fatture, selezionare la consegna di fatture elettroniche o la società di revisione contabile appropriate, quindi fare clic su Esporta. Timeslips richiede una cartella in cui salvare le fatture esportate. Al termine dell'esportazione, è possibile inviare le fatture alla società di revisione.

Nella maggior parte dei casi, quando l'esportazione è completata, Sage Timeslips sposta le fatture dalla fase di prova alla fase di verifica. Per alcune società di revisione, tuttavia, Timeslips approva le fatture.

I tempi in cui le fatture vengono trattate in fase di revisione sono simili al modo in cui trattano le fatture in fase di prova: i tempi di consegna bloccano le fatture mentre la società di revisione le esamina. Quando l'azienda ti contatta con la sua valutazione, approvi le fatture che non richiedono modifiche e cancelli le fatture che richiedono modifiche dalla fase di verifica utilizzando la finestra Fatture di fatturazione (scegli Fatture → Approva o Cancella fatture controllate → Approva o Cancella fatture) e apportando le modifiche necessarie Quindi si stampano nuovamente le bollette e si ripete il processo.

Se Timeslips approva le fatture inviate alla società di revisione contabile e la società di revisione richiede modifiche, è possibile cancellare le fatture selezionate dalla scheda Annullabili della finestra Livelli di fatturazione, modificarle, stamparle nuovamente e ripetere la stampa e la consegna elettronica processi.

È possibile che una società di revisione non valuti il ​​conto prima di essere pronto a inviarne un altro. In questo caso, approvare la fattura già inviata e, se la società di revisione richiede modifiche, provare a annullarla. Se non è possibile annullare la fattura, è necessario immettere una transazione di credito con contabilità clienti per la fattura originale, immettere di nuovo i dati che sono comparsi sulla fattura e generare una nuova fattura da inviare alla società di revisione.

Dividere le bollette elettroniche

Se si utilizza la funzione Fatture divise in Timeslips, che consente di stabilire regole per allocare o dividere gli addebiti su una fattura tra i cronometristi, tenere presente che le diverse società di revisione gestiscono la fatturazione divisa in diversi modi. Alcuni lo permettono ma lo ignorano, altri lo permettono e lo usano, e altri ancora non lo supportano.