Filtrare un foglio dati in Access 2003 - dummies

Filtro un foglio dati di Access 2003 è un modo per concentrarsi su record specifici, piuttosto che su tutti i record di una tabella. Puoi filtrare i record che non sono rilevanti per ciò che stai cercando di fare al momento.

Quando si filtrano i dati, si utilizzano i criteri per indicare a Access ciò che si desidera vedere. Un criterio è un test che i dati passano per essere visualizzati dopo l'applicazione del filtro. Ad esempio, puoi chiedere ad Access di mostrarti i record con una data dell'ordine del 5/1/03. Un criterio più avanzato è costituito da ordini con data a partire dal 5/1/03.

È possibile utilizzare cinque tipi di filtri in una tabella: Filtro per selezione, Filtro per modulo e Filtro / ordinamento avanzato. La Tabella 1 mostra come utilizzare ciascun filtro.

Tabella 1: Tipi di filtri del foglio dati

Tipo di filtro	Quando è necessario utilizzarlo
Filtro per selezione	Hai un record con un certo valore in un campo e vuoi trovare tutti gli altri record che hanno lo stesso valore in quel campo.
Filtro per modulo	Hai più di un criterio; ad esempio, desideri trovare gli ordini effettuati prima del 6/1/03 pagati con carta di credito.
Filtro per Ingresso	Si desidera digitare il valore oi valori che si stanno cercando in un campo particolare o si desidera utilizzare un'espressione come criterio.
Filtro esclusa selezione	È possibile trovare un record con un determinato valore in un campo e si desidera escludere tutti i record che hanno lo stesso valore in quel campo.
Filtro avanzato / Ordinamento	Si desidera fare più di quanto gli altri filtri consentano, come ad esempio l'ordinamento e l'applicazione di criteri a più campi. Filtro / ordinamento avanzato crea una query utilizzando una sola tabella.

Nozioni di base sui filtri

Se si desidera ottenere un controllo sull'intero concetto di filtro, iniziare dando un'occhiata alle parti di un foglio dati relativo ai filtri. La Figura 1 mostra una scheda tecnica con i pulsanti e gli indicatori del filtro contrassegnati. Questa scheda tecnica ha applicato un filtro: lo puoi sapere a causa degli indicatori del foglio dati filtrato nella parte inferiore della scheda tecnica. Inoltre, il pulsante Applica / Rimuovi filtro è evidenziato: se viene fatto nuovamente clic, il filtro viene rimosso e vengono visualizzati tutti i record nel foglio dati.

Figura 1: Un foglio dati filtrato.

È possibile applicare un filtro a qualsiasi foglio dati, che include una tabella, ovviamente, ma anche sottodati e fogli dati generati dalle query. È possibile inserire e modificare i dati in un foglio dati filtrato. Tieni presente che il filtro non viene applicato a nessun nuovo record finché non applichi nuovamente il filtro (scegliendo Record -> Applica filtro / Ordina).

È possibile filtrare utilizzando i pulsanti Filtro per selezione o Filtro per modulo, oppure è possibile utilizzare il menu.Visualizza il menu Record per visualizzare le opzioni di filtro, incluse quelle che non hanno pulsanti (ce ne sono alcune nel menu Record e altre nel sottomenu Filtro).

• Per riapplicare l'ultimo filtro applicato, selezionare Record -> Applica filtro / Ordina.
• Per rimuovere un filtro, fare clic sul pulsante Applica filtro o selezionare Record -> Rimuovi filtro / Ordina.

Un filtro esegue una query semplice su una tabella, un buon modo per iniziare ad analizzare i dati. Il filtraggio può aiutarti a scaldare a creare query più complesse. Se sei confuso riguardo alle query, la creazione di un filtro può aiutarti a capire come scrivere i criteri per una query. Quando crei il filtro, scegli Record -> Filtro -> Filtro avanzato / Ordina per vederlo nella griglia della query. Guarda la riga dei Criteri per vedere come appaiono i criteri. Per chiudere la griglia della query, fare clic sul pulsante Chiudi sulla barra degli strumenti.

I filtri appaiono nella proprietà Filter della finestra delle proprietà. Puoi filtrare una tabella inserendo un'espressione lì, ma quasi nessuno lo fa perché il filtro rimane applicato e alcuni record possono essere filtrati non appena apri la tabella.

Filtro per selezione

Il filtro per selezione è il tipo più semplice di filtro: trova i record con valori corrispondenti in un campo. Per filtrare in base alla selezione, attenersi alla seguente procedura:

1. Trova un record con il valore o il testo che vuoi abbinare e posiziona il cursore in quella cella per far corrispondere l'intero valore.

• Per trovare tutti i prodotti con il prezzo di 29. 99, posizionare il cursore in una cella Prezzo con il valore 29. 99.

• Per abbinare l'inizio del valore, selezionare il primo carattere e altrettanti successivi come vuoi abbinare. Per trovare tutte le voci nel campo che iniziano con La, evidenziare La in Lawn Flamingo prima di filtrare.

• Per abbinare parte del valore, selezionare i caratteri nel mezzo di un valore che si desidera abbinare. Selezionare 99 per trovare tutti i valori che contengono 99, ad esempio 499.

2. Fai clic sul pulsante Filtra per selezione sulla barra degli strumenti

Accedi ai filtri del foglio dati per visualizzare solo i record con lo stesso valore in quel campo.

Per visualizzare l'intera tabella, fare clic sul pulsante Rimuovi filtro (che è l'altra faccia del pulsante Applica filtro, lo stesso pulsante sulla barra degli strumenti passa tra il pulsante Applica filtro e il pulsante Rimuovi filtro).

Filtro per esclusione

Il filtro per esclusione è molto simile al filtro per selezione, tranne che invece di vedere solo i record che corrispondono ai tuoi criteri, tutti i record che corrispondono sono esclusi dal foglio dati.

Per filtrare per esclusione, selezionare un valore da escludere nello stesso modo in cui si seleziona un valore da abbinare durante il filtraggio per selezione:

• Posizionare il cursore in qualsiasi punto della cella per escludere valori corrispondenti all'intero valore. Ad esempio, posiziona il cursore in una cella con il valore ME per escludere tutti gli indirizzi nello stato del Maine.
• Selezionare l'inizio del valore e tutti i caratteri successivi che si desidera associare per escludere tutti i record con i valori iniziali corrispondenti.
• Selezionare i caratteri nel mezzo di un valore per escludere tutti i record contenenti la selezione in qualsiasi punto del campo.

Per filtrare per esclusione dopo aver selezionato i valori che si desidera escludere, selezionare Record -> Filtro -> Filtro esclusa selezione. (Questo tipo di filtro non si trova sulla barra degli strumenti.)