Modellazione finanziaria in Excel: cosa fare se la dimensione del file è fuori controllo - Instructions for Dummies

Quando si inizia a ottenere una buona quantità di dati nel modello finanziario, è piuttosto facile finire con un enorme File Excel che richiede molto tempo per il calcolo, rendendo difficile la revisione o la condivisione con altri.

Se la dimensione del file di grandi dimensioni è dovuta a un numero elevato di righe (ad esempio, più di 100.000), considerare l'utilizzo di PowerPivot per memorizzare invece i dati.

Se trovi il tuo modello fuori controllo (e stai usando Excel standard, senza l'aiuto di Power Pivot o altri componenti aggiuntivi), ecco alcuni testati e testati suggerimenti che è possibile utilizzare per mantenere la dimensione del file ridotta:

• Rimuovi qualsiasi formattazione non necessaria. I colori e la formattazione devono essere applicati solo all'intervallo necessario, non a un'intera riga o colonna Evita invece la formattazione manuale e usa gli stili.

  Quando cancelli le celle che non usi più, probabilmente lo fai selezionando la cella e premendo il tasto Canc. Questa azione cancella il contenuto e le formule, ma non cancella la formattazione. Se si sospetta che questo sia un problema, è possibile premere Ctrl + A per selezionare tutte le celle; quindi nella scheda Home della barra multifunzione, nella sezione Modifica, fai clic sul menu a discesa Cancella e seleziona Cancella formati.

• Assicurarsi che le formule stiano facendo riferimento solo all'intervallo di cui hanno bisogno (non selezionando l'intera riga o colonna). Se le tue formule fanno riferimento a più celle del necessario, questo utilizzerà più memoria. Ad esempio, utilizzare la formula = SUM (A1: A1000) per consentire righe aggiuntive anziché = SUM (A: A). In alternativa, è possibile formattare i dati come tabella e fare invece riferimento agli intervalli di tabelle espandibili automaticamente nella formula.
• Rimuovi (o almeno controlla la dimensione di) qualsiasi logo o immagine che stai utilizzando. Un singolo file JPG inserito in un modello può facilmente aggiungere 10 MB a una dimensione del file di Excel.
• Evita tabelle pivot. Le tabelle pivot masticano davvero la memoria. Se disponi di più tabelle pivot, assicurati che stiano utilizzando la stessa origine dati e non ne crei una completamente nuova.
• Rimuovi i collegamenti esterni ad altri file. Per verificare se ci sono collegamenti esterni nel modello, andare alla scheda Dati sulla barra multifunzione e fare clic su Modifica collegamenti nella sezione Connessioni. Se il pulsante Modifica collegamenti è disattivato, significa che non ci sono collegamenti esterni. Se esistono, fare clic sul pulsante e quando viene visualizzata la finestra di dialogo Modifica collegamento, fare clic su Interrompi collegamenti per incollare i dati da tutti i collegamenti esterni come valori e i collegamenti esterni verranno rimossi. Se devi assolutamente utilizzare collegamenti esterni, apri il file sorgente contemporaneamente; questo accelera le cose
• Controllare le ridondanze negli input e nei calcoli. A volte un modello si evolve e potrebbero esserci parti che non vengono più utilizzate o parti in cui le informazioni sono cambiate.
• Evita le funzioni volatili. Alcune delle funzioni volatili più comunemente utilizzate sono OFFSET, INDIRECT, RAND, NOW, TOWAY, ROW e COLUMN. L'uso eccessivo di queste funzioni particolari nel modello può rallentare i calcoli. Se devi usarli, prova a limitare il loro aspetto nel modello. Ad esempio, = TODAY () è molto utile per dare la data odierna, ma invece di utilizzarla più volte in una formula, averla in una singola cella e fare continuamente riferimento a quella cella per la data odierna.
• Assicurati di non utilizzare il tipo di file XLS. XLSX è un tipo di file molto più compatto e vedrai un'enorme differenza di velocità e dimensioni del file se lo utilizzi. XLSB è un file di tipo binario Excel che è ancora più compatto di XLSX.

Se hai provato tutti questi suggerimenti e continui a riscontrare problemi, considera di commutare il calcolo su manuale (puoi farlo facendo clic sulla scheda Formule sulla barra multifunzione, andando alla sezione Calcolo e selezionando l'opzione di calcolo manuale). Quindi premere F9 solo quando è necessario ricalcolare. Saprai se qualcosa deve essere calcolato, perché vedrai Calcola nella barra di stato.

Infine, come ultima risorsa, un piccolo trucco è lasciare una cella nella parte superiore della colonna con il collegamento live e incollare tutte le altre celle come valori. Copia la cella e ricalcola quando è necessario aggiornare. Questa non è certamente un'opzione preferita, perché richiede molto tempo ed è soggetta a errori, ma è per questo che è l'ultima risorsa.