Ricerca di record nelle tabelle Access 2003 - dummies

Quando vuoi rintracciare un particolare record, creare una query è eccessivo. Fortunatamente, Access 2003 ha un modo rapido per trovare un pezzo specifico di dati nelle tabelle e nei moduli del progetto: il comando Trova.

Trova è disponibile sia nella barra degli strumenti che nel menu principale. (Scegli Modifica -> Trova. La gente orientata alla tastiera là fuori può premere Ctrl + F.) Accesso 2003 non si cura in che modo si attiva il comando Trova - funziona allo stesso modo da entrambe le strade.

Anche se il comando Trova è piuttosto facile da usare da solo, sapendo alcuni trucchi fanno il suo miglior lavoro.Dopo aver conosciuto le basi di Trova (trattate nella prossima sezione), è possibile perfezionare il comando Trova usando i suggerimenti nella sezione chiamata, "Sintonizzare una ricerca di velocità e precisione, "Più avanti in questo articolo. Quella sezione ti mostra come modificare le impostazioni di Trova per missioni di ricerca più dettagliate.

Trovare le cose per prime (e successive cose dopo)

L'uso del comando Trova è un compito semplice. Ecco come funziona:

1. Apri la tabella o il modulo che desideri cercare.

Sì, Trova funziona sia nella visualizzazione del foglio dati sia con i moduli di accesso.

2. Fare clic sul campo che si desidera cercare.

Il comando Trova cerca il campo corrente in tutti i record della tabella, quindi assicurati di fare clic sul campo a destra prima di avviare il processo di ricerca. Access 2003 non si cura di quale record si fa clic, purché si raggiunga il campo corretto, Access è felice. (Ed è importante mantenere il tuo software felice!)

3. Avvia il comando Trova facendo clic sul pulsante Trova nella barra degli strumenti (quella con il binocolo) o scegliendo Modifica -> Trova.

La finestra di dialogo Trova e sostituisci entra in azione.

4. Digita il testo che stai cercando nella casella Trova, come mostrato nella Figura 1.

Prenditi un momento per controllare l'ortografia prima di iniziare la ricerca. L'accesso non è abbastanza brillante per capire che in realtà si intende l'eroe quando si digita zero.

Figura 1: La finestra di dialogo Trova e sostituisci è pronta per eseguire le sue operazioni.

5. Fai clic su Trova successivo per iniziare la ricerca.

Prima di poter contare su uno per ottavo, il comando Trova tiene traccia del record desiderato, sposta il cursore lì e evidenzia il testo corrispondente. Se Trova non trova nulla, tuttavia, lamenta il suo fallimento in una piccola finestra di dialogo.

6. Se Trova non ha trovato quello che stavi cercando:

• a. Fare clic su OK per far scomparire la finestra di dialogo.

• b. Assicurati di aver fatto clic sul campo corretto e di aver digitato correttamente tutto nella casella Trova.

• Potresti anche voler controllare le speciali opzioni di Trova trattate nella prossima sezione per vedere se una di esse sta rovinando la tua ricerca.

• c. Fare nuovamente clic su Trova successivo.

Cosa succede se il primo record trovato da Access non è quello che stai cercando? Supponiamo che vogliate il secondo, il terzo o il quattordicesimo John Smith nel tavolo? Nessun problema: ecco perché la finestra di dialogo Trova e sostituisci ha un pulsante Trova successivo. Continua a fare clic su Trova successivo fino a quando Access non raggiunge il record desiderato o ti dice che sta abbandonando la ricerca.

Sintonizzazione di una ricerca di velocità e precisione

A volte, solo fornire le informazioni nella casella Trova quale non è sufficiente. O trovi troppi record o quelli che corrispondono non sono quelli che vuoi. Il modo migliore per ridurre il numero di corrispondenze errate è aggiungere ulteriori dettagli alla ricerca.

La regolazione precisa rende più veloce anche la ricerca.

Access offre diversi strumenti per mettere a punto un risultato. Aprire la finestra di dialogo Trova e sostituisci facendo clic sul pulsante Trova sulla barra degli strumenti o scegliendo Modifica -> Trova. Nell'elenco seguente viene descritto come utilizzare le varie opzioni:

• Cerca in: Per impostazione predefinita, Access cerca corrispondenze solo nel campo corrente - qualunque sia il campo su cui è stato fatto clic prima di avviare il comando Trova. Per dire a Access invece di cercare l'intera tabella, modifica l'impostazione Cerca nell'opzione Tabella , come mostrato in Figura 2.

Figura 2: Per cercare l'intera tabella, cambia l'aspetto In setting.

• Corrispondenza: L'accesso fa alcune assurdità, e questa impostazione è un buon esempio. Per impostazione predefinita, Corrispondenza è impostato su Campo intero, che presuppone che si desidera trovare solo i campi che corrispondono completamente a il testo di ricerca. L'impostazione Tutto campo indica che la ricerca di Sam non trova campi contenenti Samuel, Samantha, o Mosam. Non troppo brillante per un programma così costoso, vero? Modifica questo comportamento modificando l'impostazione di corrispondenza su Qualsiasi parte di campo, che consente una corrispondenza in qualsiasi punto di un campo (trovando sia Samuel e nuovo prodotto campione ), sia a Inizio campo, che riconosce solo una partita che inizia dall'inizio del campo. Per modificare questa impostazione, fai clic sulla freccia giù accanto al campo (vedi Figura 3) e poi fai la tua scelta dal menu a discesa che appare.

Figura 3: Cerca tra quei piccoli campi usando l'opzione Abbina.

• Cerca: Se trovi troppe corrispondenze, prova a limitare la ricerca a una parte specifica della tabella con l'opzione Cerca. Cerca dice al comando Trova di guardare

• A tutti i record nella tabella (l'impostazione predefinita)

• Su o giù dal record corrente

Facendo clic su un record a metà del tavolo e quindi dicendo Accesso a cerca Giù da lì confina la tua ricerca nella parte inferiore del tavolo.Ottimizza le impostazioni di ricerca facendo clic sulla freccia giù accanto alla casella di ricerca e scegliendo la scelta appropriata dal menu a discesa.Caso di corrispondenza
• : Caso di corrispondenza richiede che il termine che si cerca sia esattamente uguale al valore memorizzato nel database, incluso il caso dei caratteri. In altre parole, se il database contiene il nome SmitsH a caratteri in modo strano, Match Case trova quel valore solo se si cerca il nome utilizzando esattamente la stessa maiuscola (in questo caso SmItH) . Match Case funziona molto bene quando si cercano i nomi nel database.
• Campi di ricerca come formattati: Questa opzione indica a Access di guardare la versione formattata del campo invece dei dati effettivi che hai digitato. Limitare la ricerca in questo modo è utile quando si cercano date, identificatori di unità di magazzino o qualsiasi altro campo con un po 'di formattazione specializzata. Attiva campi di ricerca come formattati facendo clic sulla casella di controllo accanto ad essa. Questa impostazione non funziona con Maiuscole / minuscole, quindi se Caso di selezione è selezionato, i campi di ricerca come formattati risultano inattivi. In tal caso, deselezionare Maiuscole / minuscole per riportare i campi di ricerca come formattati.
La maggior parte delle volte questa opzione non fa molta differenza nella tua vita. In effetti, l'unica volta che probabilmente ti interessa questa opzione Trova è quando (o se) cerchi molti campi altamente formattati.

Se il tuo comando Trova non funziona come pensi, controlla le opzioni nell'elenco precedente. Le probabilità sono che una o più di queste opzioni non siano impostate correttamente!