Acquisizione dati pronta per la previsione vendite in Excel - dummies

Quale metodo di previsione si utilizza fa la differenza, ma indipendentemente dalla scelta, in Excel è necessario impostare i dati di base in un modo particolare. Excel preferisce che i tuoi dati siano nella forma di una tabella. Di seguito è riportata una rapida panoramica.

Utilizzo delle tabelle

Non c'è nulla di misterioso in una tabella di Excel. Una tabella è qualcosa di molto simile a un database. Il foglio di lavoro di Excel ha colonne e righe e, se inserisci una tabella, devi solo gestire tre requisiti:

• Mantiene variabili diverse in colonne diverse. Ad esempio, è possibile inserire le date di vendita in una colonna, gli importi di vendita in un'altra colonna, i nomi dei rappresentanti di vendita in un'altra, le linee di prodotti in un'altra.
• Mantieni record diversi in righe diverse. Quando si tratta di registrare le informazioni di vendita, mantenere diversi record di vendita in diverse righe. Metti informazioni su una vendita effettuata il 15 gennaio in una riga e informazioni su una vendita effettuata il 16 gennaio in una riga diversa.
• Inserisci i nomi delle variabili nella prima riga della tabella. Ad esempio, è possibile inserire "Data di vendita" nella colonna A, "Entrate" nella colonna B, "Rappresentazione vendite" nella colonna C e "Prodotto" nella colonna D.

La figura mostra una tipica tabella di Excel.

Non è necessario tenere i registri in ordine di data: è possibile gestirli successivamente.

Perché preoccuparsi dei tavoli? Poiché molti strumenti di Excel, inclusi quelli che si utilizzano per fare previsioni, si basano su tabelle. I grafici - che ti aiutano a visualizzare ciò che sta accadendo con le tue vendite - si basano sui tavoli. Le tabelle pivot, che rappresentano il modo più efficace per riassumere i risultati delle vendite in Excel, dipendono in gran parte dalle tabelle. Il componente aggiuntivo Analisi dati - un modo molto utile per fare previsioni - si basa anche sulle tabelle.

Per anni, Excel dipendeva da un accordo informale di dati chiamato elenco. Una lista sembrava molto simile a una tabella ora, con i nomi dei campi nella prima riga, seguiti dai record. Ma una lista non aveva proprietà built-in come il conteggio dei record o filtri o righe totali o persino un nome. Dovevi prendere provvedimenti speciali per identificare il numero di righe e colonne occupate dall'elenco.

In Excel 2007, Microsoft ha aggiunto le tabelle come una nuova funzionalità e le tabelle hanno tutte quelle cose che mancano. Un aspetto delle tabelle è particolarmente utile per le previsioni di vendita. Man mano che il tempo passa e ottieni maggiori informazioni sui dati di vendita, vuoi aggiungere i nuovi dati alla tua linea di base. Utilizzando gli elenchi, è necessario definire il cosiddetto nome dell'intervallo dinamico per accogliere i nuovi dati.

Con le tabelle, tutto ciò che devi fare è fornire un nuovo record, di solito in una nuova riga alla fine del tavolo. Quando lo fai, la tabella viene automaticamente estesa per acquisire i nuovi dati. Qualunque cosa nella cartella di lavoro - grafici, formule, qualsiasi cosa - viene automaticamente aggiornata per riflettere le nuove informazioni. Le tabelle sono un notevole miglioramento rispetto alle liste e questo libro ne fa un ampio uso.

Ordinare i tuoi dati

"Ordinare i tuoi dati" potrebbe sembrare un po 'come "colorare all'interno delle linee". "L'accordo è che devi dire a Excel quanto hai venduto nel 1999, e poi quanto nel 2000, e nel 2001, e così via. Se hai intenzione di farlo, devi mettere i dati in ordine cronologico.

Il modo migliore per mettere i tuoi dati in ordine cronologico in Excel è tramite tabelle pivot. Una tabella pivot prende i singoli record che si trovano in una tabella di Excel (o in un database esterno) e combina i record nei modi che controlli. Potresti avere una tabella che mostra il valore di vendite di un anno, incluso il nome del rappresentante, il prodotto venduto, la data di vendita e il fatturato. In tal caso, puoi creare rapidamente una tabella pivot che sommi le entrate delle vendite per rappresentante di vendita e per prodotto per trimestre. Usando le tabelle pivot, puoi riassumere decine di migliaia di record, letteralmente in pochi secondi. Se non hai mai usato le tabelle pivot, questo libro non solo introduce l'argomento, ma ti fa anche sognare nel bel mezzo della notte.

Tre cose particolarmente meravigliose su tabelle pivot:

• Possono accumulare per te tutti i dati di vendita - o, peraltro, i dati sul vento solare, ma si tratta di previsioni di vendita. Se raccogli informazioni sulla vendita per vendita e poi vuoi sapere quanto i tuoi rappresentanti hanno venduto in un dato giorno, in una determinata settimana e così via, un tavolo pivot è il modo migliore per fare così.
• Puoi usare una tabella pivot come base per la tua prossima previsione, il che ti risparmia un sacco di tempo.
• Hanno un modo unico di aiutarti a raggruppare i tuoi dati storici - di giorno in settimana, di mese in mese, di trimestre in anno, di nome.