GoldMine 8 For Dummies Cheat Sheet - dummies

Di Joel Scott

Il software aziendale GoldMine consente di organizzare i contatti, tenere traccia delle attività, pianificare appuntamenti, creare report e altro. Rafforzare le capacità del CRM (gestione delle relazioni con i clienti) padroneggiando GoldMine 8: sapere come spostare le schede in base alle proprie esigenze, trovare contatti (record) in un lampo e collegare i record per visualizzare le relazioni tra i propri contatti.

Come spostare le schede in GoldMine

Il software GoldMine 8 CRM è dotato di 18 schede definite e ne userai più di altre. Riorganizzare le schede GoldMine spostandole verso l'alto o verso il basso, in ordine di preferenza, importanza o frequenza di utilizzo.

Prima di iniziare a spostare le tue schede GoldMine, tieni presente che non puoi vederle tutte contemporaneamente, a meno che non fai clic sulla freccia giù a sinistra delle schede visualizzate. Viene quindi visualizzato un elenco a discesa di tutte le schede disponibili e è anche possibile navigare in ciascuna di queste aree facendo clic su qualsiasi elemento nell'elenco a discesa.

Di seguito sono riportati due esempi di schede Goldmine per considerare i candidati per la retrocessione dal primo livello al secondo:

• scheda Riepilogo. Considera di abbassare questa scheda al secondo livello e di sostituirla con la scheda Collegamenti. La scheda Collegamenti ti consente di tenere traccia di tutti i documenti e i file associati a ciascun record. Probabilmente utilizzerai la scheda Collegamenti più spesso di molte delle schede originali che vengono visualizzate per impostazione predefinita.

• scheda Referral. Anche se utilizzerai la scheda Referral, probabilmente non la userai tutto così spesso.

Segui questi passaggi per abbassare una scheda e promuoverne un'altra alla stessa ora.

1. Fai clic sulla freccia giù a sinistra delle schede.

   Viene visualizzato un elenco a discesa.

2. Fai clic su Personalizza nella parte inferiore dell'elenco.

   Viene visualizzata la schermata Schede video.

3. Evidenzia la scheda che desideri promuovere o abbassare di livello.

   Non è necessario toccare la casella di controllo a sinistra della descrizione della scheda. Basta evidenziare il nome della scheda e quindi fare clic sul pulsante Sposta in alto o Sposta in basso tutte le volte che vuoi. Puoi vedere la scheda selezionata spostarsi verso l'alto o verso il basso mentre fai clic.

4. Quando hai finito di riorganizzare tutte le tue schede, fai clic su OK.

   GoldMine ti riporta all'area di lavoro principale. Le tue modifiche hanno avuto effetto.

Queste modifiche si applicano solo all'utente corrente che ha effettuato il login e non influenzano nessun altro. Non ci sono impostazioni globali o aziendali per questo.

Se una delle schede ti infastidisce così tanto da volerle eliminare, puoi farlo dalla schermata delle Opzioni deselezionando la casella accanto alla scheda che desideri rimuovere.Se cambi idea, fai clic sul pulsante Ripristina per ripristinare tutte le impostazioni predefinite originali.

2 modi per trovare i record in un database GoldMine

Quando si utilizza il software GoldMine 8 CRM, trovare un record può essere l'attività più frequente che si esegue. È possibile individuare qualsiasi record, indipendentemente dal numero di database GoldMine, utilizzando una ricerca semplice o una ricerca più dettagliata.

Con solo un po 'di pratica, risparmierai tempo e costruirai rapporti con i clienti man mano che metterai GoldMine al lavoro. Ad esempio, dovrai cercare record per pianificare attività, scrivere note o controllare la cronologia di un cliente. E ogni volta che squilla il telefono, potresti voler controllare rapidamente la registrazione del chiamante.

Il modo semisegreto e veloce per trovare un record GoldMine

Se gestisci molte chiamate telefoniche ogni giorno, alcune potrebbero provenire da persone che sanno chiaramente chi sono, ma non puoi ricordare chi è lui o lei. L'ultima cosa che vuoi che il venditore-cliente-chiamante misterioso sappia è che non ti ricordi di lui o lei. Con GoldMine, puoi trovare rapidamente e tranquillamente il record di un cliente mentre stai salutando e facendo chiacchiere.

La maggior parte dei campi sulla schermata principale consente di puntare il mouse su un'etichetta e fare doppio clic, che apre una finestra di ricerca. Ad esempio, se si fa doppio clic sull'ultima etichetta, viene visualizzata una finestra di ricerca, come quella mostrata di seguito. Questa finestra di ricerca è in realtà chiamata Centro ricerche.

In questa finestra di esempio, vedrai che la lettera "g" è nel campo di ricerca, quindi GoldMine sta elencando tutti gli account che hanno un contatto principale il cui cognome inizia con quella lettera:

Per rendere appare la finestra di ricerca (Centro ricerche), fai doppio clic sul campo etichetta - non sulla casella di testo in cui inserisci i dati.

Il modo dettagliato per cercare GoldMine

Il Centro ricerche GoldMine 8 consente di eseguire ricerche complesse, come la ricerca su più campi contemporaneamente. Ad esempio, potresti voler trovare tutti gli account in California che hanno numeri di fax. Espandi la ricerca da una semplice ricerca a campo singolo a più campi facendo clic sul pulsante Cerca nell'angolo in alto a sinistra della schermata GoldMine.

Quando viene visualizzata la finestra Centro ricerche, selezionare i campi da visualizzare facendo clic sul pulsante Colonne nell'angolo superiore destro del Centro ricerche. In questo modo viene visualizzata la schermata riportata di seguito:

Ottimizza i campi visualizzati nel Centro ricerche.

È possibile aggiungere o eliminare campi (colonne) dal display del Search Center evidenziando il particolare campo e selezionando le frecce sinistra o destra al centro dello schermo per aggiungere o eliminare la colonna.

Come collegare i record usando la scheda Referral di GoldMine

La scheda Referrals sulla schermata principale di GoldMine 8 consente di collegare un record a un altro o un record a molti altri. La scheda Referral di GoldMine è relazionale, che significa che un pezzo di dati collega a più parti di altri dati.

Collegando un record a un altro, è possibile vedere rapidamente quale potrebbe essere la relazione tra due o più record.Supponiamo, per esempio, che il tuo contabile ti abbia indirizzato 17 altri clienti. La ringrazi e registra tutti i referral nel record GoldMine del tuo contabile. La fa sembrare molto più importante, vero?

Una nota importante è che la scheda Referral è bidirezionale, quindi dopo aver collegato A a B, B è ricollegato a A. La relazione funziona come un interruttore. Facendo doppio clic su un elenco di riferimento, viene visualizzato il record a cui è collegato il riferimento. Puoi tornare al record originale facendo nuovamente doppio clic sull'elenco dei referral.

In questa immagine, puoi vedere due record collegati tra loro nella scheda Referral:

Anche se non devi tenere traccia dei lead che hai dato ai dealer, potresti voler usare la scheda Referral per una sorta di attività correlata. Lavorare con un account che utilizza un consulente (o un commercialista o un avvocato) offre l'opportunità di utilizzare la scheda Referral. Un rinvio è particolarmente utile se lo stesso consulente viene visualizzato in altri account del tuo ed è anche pertinente se fai parte di un sistema di distribuzione multilivello.

Per creare un link di riferimento, segui questi passaggi:

1. Dalla schermata principale di GoldMine, fai clic sulla scheda Referral.

2. Fare clic con il pulsante destro del mouse nell'area sotto la scheda e scegliere Nuovo dal menu di scelta rapida.

   Viene visualizzata una finestra che mostra tutti i record nel database.

3. Fare doppio clic sul record a cui si desidera collegarsi.

   Viene visualizzata la finestra di dialogo Proprietà referral, che consente di inserire le informazioni di riferimento. Sul lato sinistro della finestra di dialogo, vedete il record originale e un campo di riferimento vuoto sotto di esso. Sul lato destro della finestra di dialogo c'è la lista per il record a cui viene posizionato il referral. Si utilizzano i due campi di riferimento (uno per ciascun record) per indicare qual è la relazione tra i due record.

Ciascuno di questi due campi Riferimento può avere un elenco di ricerca. Se si prevede di fare ampio uso di referral, è necessario impostare questi elenchi di ricerca per garantire una certa coerenza nelle relazioni che si utilizzano.