Gestione del libro paga con QuickBooks 2003 - manichini

Se vuoi usare QuickBooks per i salari perché vuoi risparmiare, non hai paura di un po 'di documenti, o forse vuoi la maggiore flessibilità che deriva dal farlo tu stesso, è necessario registrarsi per uno dei servizi di libro paga QuickBooks: Servizio di base del libro paga o Servizio del libro paga deluxe.

Per iscriverti a uno dei due servizi, preparati a saltare su Internet. Attenersi alla seguente procedura:

1. Scegli il comando Impiegati -> Imposta Gestione stipendi.

Oppure selezionare Dipendenti nell'elenco Navigatori e quindi fare clic sull'icona Imposta stipendi.

QuickBooks si connette a Internet e visualizza la prima pagina di un modulo Web a più pagine che consente di impostare il servizio Payroll di base o il servizio di gestione stipendi deluxe.

2. Segui le istruzioni sullo schermo.

Come è perfetto, semplice e indolore?

Affrontare le tasse

Avete bisogno di un paio di cose se volete fare il libro paga nel modo giusto: un numero di identificazione del datore di lavoro, un numero di identificazione del datore di lavoro se trattenete le imposte sul reddito statale, un numero di identificazione della tassa di disoccupazione e alcuni -4 moduli fiscali.

Ottenere un numero ID del datore di lavoro

Per ottenere un numero ID del datore di lavoro, è necessario presentare un modulo SS-4 o Richiesta di numero di identificazione del datore di lavoro, con l'Internal Revenue Service (IRS) in modo tale che puoi ottenere un numero di identificazione del datore di lavoro. È possibile ottenere questo modulo presso l'IRS o chiamando l'IRS e chiedendo uno.

È inoltre possibile richiedere e ricevere un numero di identificazione del datore di lavoro per telefono. È comunque necessario compilare il modulo SS-4 in modo da poter rispondere alle domande che l'IRS richiede durante il processo di applicazione telefonica breve. (È inoltre necessario inviare per posta o fax il modulo all'IRS dopo aver effettuato una piccola conversazione telefonica.)

Avere dipendenti fanno la loro parte

Devi anche fare qualcos'altro prima di poter sapere come gestire tutte quelle tasse - devi avere ciascuno dei tuoi impiegati compilare un modulo W-4 per dirti quale stato di archiviazione utilizzeranno e quante esenzioni personali richiederanno. Indovina dove ottieni W-4 vuoti? Dal tuo agente IRS amichevole o il sito Web IRS.

Pagare i tuoi dipendenti

Dopo esserti iscritto al servizio di gestione stipendi QuickBooks, impostare i tuoi account del libro paga e ottenere un numero di identificazione del datore di lavoro, sei pronto a pagare qualcuno. Questa sezione ti farà impazzire, specialmente se hai fatto il libro paga manualmente. Il processo rende l'intera decisione di utilizzare QuickBooks per fare il tuo libro paga utile. Ecco come:

1. Avvia il processo di gestione stipendi scegliendo Dipendenti -> Dipendenti retribuiti.

Oppure selezionare Dipendenti nell'elenco Navigatori e fare clic sull'icona Pay Employees. Viene visualizzata la finestra Seleziona dipendenti da pagare. Se non vedi un nome che stai cercando in questo elenco, non hai mai aggiunto il dipendente all'elenco dei dipendenti.

2. Cambia le impostazioni che desideri.

Non dovresti aver bisogno di usare nessuno dei box e dei pulsanti della finestra Seleziona dipendenti per pagare per cambiare il modo in cui QuickBooks fa le buste paga. Ma puoi apportare diverse modifiche:

• Se non hai intenzione di stampare assegni, forse li scrivi a mano o semplicemente usi QuickBooks per conservare i libri - lascia selezionata la casella di controllo Da stampare.

• Confermare il conto bancario dal quale i dipendenti sono pagati nella casella di riepilogo a discesa del conto bancario.

• In genere, si desidera lasciare le ore di inserimento e il controllo di anteprima prima di selezionare l'opzione selezionata, per ogni evenienza. Con questa opzione selezionata, QuickBooks visualizza un'anteprima di riepilogo per ogni busta paga creata. Se selezioni l'altra opzione, Crea controllo senza anteprima usando sotto e ultime quantità, QuickBooks non ti permette di controllare prima il suo lavoro - QuickBooks crea solo i controlli.

• Impostare le date di Data di controllo e Fine periodo di pagamento in modo appropriato.

3. Seleziona i dipendenti che stai pagando e fai clic sul pulsante Crea.

Se stai pagando tutti gli impiegati elencati, fai clic sul pulsante Segna tutto sul lato destro della schermata Seleziona dipendenti da pagare. Se è necessario contrassegnare i dipendenti individualmente, è sufficiente fare clic su accanto a ciascuno nella colonna di sinistra, ovvero la colonna con il segno di spunta nell'intestazione. Quindi fai clic sul pulsante Crea per fare in modo che i QuickBooks creino versioni "bozze" di ciascuno degli assegni delle retribuzioni di cui hai bisogno per i dipendenti. QuickBooks successiva visualizza la finestra Paycheck di anteprima se nel passaggio 2 hai indicato di voler vedere in anteprima i controlli sulle buste paga. La finestra mostra anche l'imposta sui salari e gli importi trattenuti che QuickBooks ha calcolato per te.

4. Compila le informazioni sul libro paga, se necessario.

Nella casella Guadagni, compilare il numero di ore lavorate dalla persona e applicare queste ore a un cliente o lavoro, se necessario. Nella casella Altri articoli del libro paga, inserire commissioni, aggiunte (come consigli, bonus e rimborsi spese), detrazioni (come quote sindacali e contributi 401 (k)) e contributi aziendali (come prestazioni assicurative o 401 (k) quantità corrispondenti). È inoltre possibile modificare la voce o la tariffa del libro paga o aggiungere un altro elemento del libro paga, se necessario.

Guarda questo. QuickBooks calcola le tasse aziendali e dei dipendenti e l'importo del controllo netto. Se alcune informazioni sono imprecise, è sufficiente fare clic sull'importo e modificarlo, eliminandolo o sostituendolo con le informazioni corrette.

Si può anche notare che QuickBooks conserva i totali sia per il controllo corrente sia per l'anno fino alla data.

5. Fare clic sul pulsante Crea per registrare la transazione di stipendio.

Dopo aver controllato tutti gli stipendi dei dipendenti, QuickBooks torna alla finestra di dialogo Seleziona dipendenti da pagare.

6. Stampa i controlli.

È possibile stampare assegni dalla finestra Seleziona dipendenti a pagamento facendo clic sul pulsante Stampa assegni.QuickBooks stampa le buste paga come se stampasse i controlli regolari.