Come aggiungere record a un elenco dati in Excel 2016 - dummies

Dopo aver creato i nomi dei campi e un record dell'elenco dei dati e formattarli come tabella, si ' pronto per iniziare a inserire il resto dei suoi dati come record nelle file successive della lista. Il modo più diretto per farlo è premere il tasto Tab quando il cursore della cella si trova nell'ultima cella del primo record.

In questo modo Excel aggiunge una riga in più all'elenco dei dati in cui è possibile immettere le informazioni appropriate per il record successivo.

Quando si esegue l'immissione dei dati direttamente in una tabella dell'elenco di dati, premere il tasto Tab per passare al campo successivo nel nuovo record anziché al tasto freccia sinistra. In questo modo, quando completi la voce nell'ultimo campo del record, estendi automaticamente l'elenco di dati, aggiungi un nuovo record e posiziona il cursore della cella nel primo campo di quel record. Se si preme la freccia sinistra per completare la voce, Excel sposta semplicemente il cursore della cella nella cella successiva all'esterno della tabella dell'elenco di dati.

Utilizzo del pulsante Form

Invece di inserire i record di un elenco di dati direttamente nella tabella, è possibile utilizzare il modulo dati di Excel per creare le voci. L'unico problema con l'utilizzo del modulo dati è che il comando per visualizzare il modulo in un foglio di lavoro con un elenco di dati non fa parte dei comandi della barra multifunzione. È possibile accedere al modulo dati solo aggiungendo il relativo pulsante di comando alla barra degli strumenti Accesso rapido o alla scheda Barra multifunzione personalizzata.

Per aggiungere questo pulsante di comando alla barra di accesso rapido, segui questi passaggi:

1. Fai clic sul pulsante Personalizza barra di accesso rapido alla fine della barra di accesso rapido e poi fai clic sull'elemento Altri comandi a la parte inferiore del menu a discesa.

   Excel apre la finestra di dialogo Opzioni di Excel con la scheda Barra di accesso rapido selezionata.

   Il pulsante di comando Modulo che si desidera aggiungere alla barra di accesso rapido è disponibile solo quando si fa clic sull'opzione Comandi non presenti nella barra multifunzione nell'elenco a discesa Scegli comandi da.

2. Fare clic sull'opzione Comandi non nella barra multifunzione nella parte superiore dell'elenco a discesa Scegli comandi da.

3. Fare clic su Modulo nella casella di riepilogo Scegli comandi da e quindi fare clic sul pulsante Aggiungi.

   Excel aggiunge il pulsante Modulo alla fine della barra degli strumenti Accesso rapido. Se lo desideri, puoi fare clic sui pulsanti Sposta su e Sposta giù per riposizionare il pulsante Modulo su questa barra degli strumenti.

4. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni di Excel e tornare al foglio di lavoro con l'elenco dei dati.

Aggiunta di record tramite il modulo dati

La prima volta che si fa clic sul pulsante Modulo personalizzato aggiunto alla barra di accesso rapido, Excel analizza la riga di nomi di campi e voci per il primo record e crea un modulo dati.Questo modulo dati elenca i nomi dei campi sul lato sinistro del modulo con le voci per il primo record nelle apposite caselle di testo accanto a loro. Qui, puoi vedere il modulo dati per il nuovo database Dati dipendente; sembra un po 'come una finestra di dialogo personalizzata.

Inserire il secondo record dell'elenco dati nel suo modulo dati.

Il modulo dati creato in Excel include le voci che hai inserito nel primo record. Il modulo dati contiene anche una serie di pulsanti (sul lato destro) che si utilizzano per aggiungere, eliminare o trovare record specifici nel database. Appena sopra il primo pulsante (Nuovo), il modulo dati elenca il numero del record che stai guardando seguito dal numero totale di record (1 su 1 quando crei per la prima volta il modulo dati). Quando si creano nuove voci, verrà visualizzato Nuovo record sopra questo pulsante anziché il numero del record.

Tutta la formattazione che si assegna alle voci particolari nel primo record viene applicata automaticamente a quei campi nei record successivi inseriti e utilizzati nel modulo dati. Ad esempio, se l'elenco dei dati contiene un campo telefonico, è necessario immettere solo le dieci cifre del numero di telefono nel campo Telefono del modulo dati se la voce del numero di telefono iniziale è formattata nel primo record con il formato Numero telefonico speciale. In questo modo, Excel inserisce una nuova voce nel file Telefono, ad esempio 3075550045, e la formatta automaticamente in modo che appaia come (307) 555-0045 nella cella appropriata dell'elenco dei dati.

Il processo per aggiungere record a un elenco di dati con il modulo dati è semplice. Quando fai clic sul pulsante Nuovo, Excel visualizza un modulo dati vuoto (contrassegnato Nuovo record sul lato destro del modulo dati), che puoi compilare.

Dopo aver inserito le informazioni per il primo campo, premi la scheda tasto per avanzare al campo successivo nel record.

Whoa! Non premere il tasto Invio per passare al campo successivo in un record. Se lo fai, inserirai il nuovo record incompleto nel database.

Continuare a inserire le informazioni per ciascun campo e premere Tab per andare al campo successivo nel database.

• Se noti che hai commesso un errore e vuoi modificare una voce in un campo che hai già passato, premi MAIUSC + TAB per tornare a quel campo.

• Per sostituire la voce, inizia a digitare.

• Per modificare alcuni caratteri nel campo, premere → o fare clic sul puntatore I-beam nella voce per individuare il punto di inserimento; quindi modificare la voce da lì.

Quando si inseriscono informazioni in un campo particolare, è possibile copiare la voce effettuata in quel campo dal record precedente premendo Ctrl + '(apostrofo). Premi Ctrl + ', ad esempio, per portare avanti la stessa voce nel campo Stato di ogni nuovo record quando inserisci una serie di record per le persone che vivono tutte nello stesso stato.

Quando si inseriscono le date in un campo data, utilizzare un formato di data coerente che Excel conosce. (Ad esempio, inserisci qualcosa come 7/21/98 .) Quando inserisci codici postali che a volte usano zeri iniziali che non vuoi scomparire dalla voce (come il codice postale 00102), formatta il prima voce sul campo con il formato numero di codice postale speciale.Nel caso di altri numeri che utilizzano zeri iniziali, è possibile formattarlo utilizzando il formato testo o inserire un '(apostrofo) prima del primo 0. L'apostrofo indica a Excel di trattare il numero come un'etichetta di testo ma non viene visualizzato nel database stesso. (L'unico posto in cui è possibile visualizzare l'apostrofo si trova sulla barra della formula quando il cursore della cella si trova nella cella con la voce numerica.)

Premere il tasto freccia giù quando si inseriscono tutte le informazioni per il nuovo record. Oppure, invece del tasto freccia giù, puoi premere Invio o fare clic sul pulsante Nuovo. Excel inserisce il nuovo record come ultimo record nel database nel foglio di lavoro e visualizza un nuovo modulo di dati vuoto in cui è possibile immettere il record successivo.

Quando si passa a un nuovo record nel modulo dati, Excel inserisce il record appena completato come ultima riga dell'elenco.

Al termine dell'aggiunta di record al database, premere il tasto Esc o fare clic sul pulsante Chiudi nella parte inferiore della finestra di dialogo per chiudere il modulo dati.