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QuickBooks facilita il lavoro degli account con i file di dati del client. Puoi fare in modo che il cliente usi la funzione di copia del contabile in QuickBooks e semplicemente spedisca per e-mail o per posta una copia del file di dati di QuickBooks. È quindi possibile rivedere la copia del file di dati di questo contabile, apportare eventuali correzioni o modifiche appropriate e quindi inviare le modifiche da apportare al client. Il cliente può quindi importare facilmente queste modifiche nel suo file QuickBooks esistente e andare avanti alla sua maniera allegra. Abbastanza pulito, giusto?
Il tuo cliente crea la copia del file di dati QuickBooks del contabile utilizzando la sua versione di QuickBooks e il file di dati reale. Fortunatamente, il processo è molto semplice. Ecco cosa deve fare il tuo cliente:
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Scegli File → Copia del cliente → Attività client → Salva file.
QuickBooks visualizza per la prima volta un messaggio che chiede al cliente se desidera o
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An contabile ' s copia del file.
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Una copia portatile o backup del file.
Puoi anche creare la copia di un contabile scegliendo File → Crea copia e quindi scegliendo il pulsante Copia del contabile.
Un file portatile è una copia reale in tempo reale del file di dati di QuickBooks che è stato leggermente ingrandito in modo che sia più facile spostarsi (ad esempio inviando il file via e-mail come allegato). Un file backup è un backup, una seconda copia del file QuickBooks che crei (di solito) in modo da avere una copia del file di dati QuickBooks nel caso in cui qualcosa di brutto succeda al file di dati QuickBooks originale.
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Seleziona Copia del contabile e quindi fai clic su Avanti per continuare.
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Specificare una data di divisione.
Le transazioni che cadono prima di questa data possono essere modificate solo nella copia del contabile. Le transazioni che rientrano dopo questi dati possono essere modificate sia nella copia del contabile che della copia del cliente.
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Fare clic su Avanti per continuare.
Viene visualizzato un altro messaggio che comunica al client che QuickBooks deve chiudere tutte le finestre per creare la copia di un contabile. QuickBooks potrebbe anche dire al cliente di inserire un disco.
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Fare clic su OK e inserire il disco (se necessario).
QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Copia di Save Accountant.
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Assegna un nome alla copia del contabile e seleziona dove deve essere salvato.
Il cliente deve ricordare dove viene salvata la copia del file del contabile. Questo file viene dato al ragioniere - via e-mail, posta ordinaria o salvato su un disco - in modo che il contabile possa usarlo.
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Fai clic su Salva.
Il client deve quindi ottenere questo file di dati.
Il tuo provider di posta elettronica potrebbe limitare le dimensioni degli allegati (compresi i file QuickBooks) che puoi inviare o ricevere via e-mail. Se la dimensione commette un errore, è possibile caricare il file QuickBooks nel sito Web Intuit selezionando File → Copia di Accountant → Attività client → Invia a Accountant. Intuit quindi ti manda un messaggio con un link cliccabile che puoi usare per prendere il file.
Ovviamente, potrebbe non essere in realtà il tuo cliente che intraprende questi passaggi; potresti dover fare il lavoro sporco. In entrambi i casi, tuttavia, è così che funziona il processo. Si noti, tuttavia, che i risparmi in tempo reale per il ragioniere e il risparmio sui costi per il cliente si verificano quando è possibile ottenere il client per scegliere il comando e lavorare con la finestra di dialogo. È quindi possibile addebitare il tempo fatturabile per lavorare effettivamente con i dati QuickBooks invece di manipolare il file.
