Come progettare una cartella di lavoro Excel 2016 - dummies

Non tutti i fogli di lavoro di Excel 2016 provengono da modelli. Molte volte, è necessario creare fogli di calcolo univoci che non siano destinati a funzionare come modelli standard da cui vengono generati determinati tipi di cartelle di lavoro. In effetti, la maggior parte dei fogli di calcolo creati in Excel può essere di questo tipo, soprattutto se la tua azienda non fa affidamento sull'uso di moduli e schemi finanziari altamente standardizzati.

Pianificazione della cartella di lavoro

Quando si crea una nuova cartella di lavoro da zero, è necessario iniziare considerando il layout e il design dei dati. Quando si esegue questa pianificazione mentale, è possibile porsi alcune delle seguenti domande:

Il layout del foglio di calcolo richiede l'uso di tabelle di dati (con intestazioni di colonna e di riga) o elenchi (solo con intestazioni di colonna)?
Queste tabelle dati e liste devono essere disposte su un singolo foglio di lavoro o possono essere collocate nella stessa posizione relativa su più fogli di lavoro della cartella di lavoro (come le pagine di un libro)?
Le tabelle di dati nel foglio di calcolo usano lo stesso tipo di formule?
Alcune delle colonne negli elenchi di dati nel foglio di calcolo ricevono il loro contributo dal calcolo della formula o ricevono il loro input da altri elenchi (chiamati tabelle di ricerca ) nella cartella di lavoro?
Tutti i dati nel foglio di calcolo verranno rappresentati graficamente e questi grafici verranno visualizzati nello stesso foglio di lavoro (denominato grafici incorporati ), oppure verranno visualizzati su fogli di lavoro separati nella cartella di lavoro (denominati < fogli grafici )?

Qualcuno dei dati nel foglio di calcolo proviene da fogli di lavoro in file di cartelle di lavoro separate?
Con quale frequenza verranno aggiornati o aggiunti i dati nel foglio di calcolo?
Quanti dati avrà il foglio di calcolo in ultima analisi?
I dati nel foglio di calcolo saranno condivisi principalmente in forma stampata o online?
Tutte queste domande sono un tentativo di farti prendere in considerazione lo scopo e la funzione di base del nuovo foglio di calcolo prima di iniziare a crearlo, in modo che tu possa trovare un design che sia economico e pienamente funzionale.

Economia

L'economia è una considerazione importante perché quando apri una cartella di lavoro, tutti i suoi dati vengono caricati nella memoria dinamica del tuo computer (nota semplicemente come

memoria ). Ciò potrebbe non rappresentare alcun problema se il dispositivo su cui è in esecuzione Excel 2016 è uno dei PC di ultima generazione con più memoria di quanto si possa pensare di utilizzare contemporaneamente, ma può rappresentare un problema se si esegue Excel su un tablet Windows di piccole dimensioni con un minimo di memoria o smartphone con memoria limitata o condividere il file della cartella di lavoro con qualcuno il cui computer non è così ben attrezzato.Inoltre, a seconda della quantità di dati contenuti nella cartella di lavoro, potresti persino vedere la scansione di Excel e di eseguire la scansione e più lavori con essa. Per evitare questo problema, assicurati di non riempire le tabelle e gli elenchi di dati della tua cartella di lavoro con celle "spacer" vuote. Mantieni le tabelle il più vicino possibile sullo stesso foglio di lavoro (con non più di una singola colonna o riga vuota come separatore, che puoi regolare per rendere il più ampio o alto che desideri) o - se il design lo consente - mantenerle nella stessa regione di fogli di lavoro consecutivi.

Funzionalità

Insieme all'economia, è necessario prestare attenzione alla funzionalità del foglio di calcolo. Ciò significa che è necessario consentire una crescita futura quando si seleziona la posizione delle sue tabelle di dati, elenchi e grafici. Questo è particolarmente importante nel caso di liste di dati perché tendono a crescere più a lungo e più a lungo mentre si continua ad aggiungere dati, richiedendo sempre più righe delle stesse poche colonne nel foglio di lavoro. Ciò significa che di solito dovresti considerare tutte le righe delle colonne utilizzate in un elenco di dati come "off limits". "In effetti, posiziona sempre i grafici e le altre tabelle di supporto a destra dell'elenco anziché in qualche punto sotto l'ultima riga utilizzata. In questo modo, puoi continuare ad aggiungere dati alla tua lista senza mai doverti fermare e spostare prima alcuni elementi non correlati.

Questa preoccupazione spaziale non è la stessa quando si posiziona una tabella di dati che sommerà i valori sia lungo le righe che attraverso la tabella delle colonne, ad esempio una tabella vendite che somma le vendite mensili per articolo con le formule che calcolano i totali mensili in l'ultima riga della tabella e le formule che calcolano i totali degli articoli nell'ultima colonna. In questa tabella, non ti preoccupare di dover spostare altri elementi, come grafici incorporati o altre tabelle di dati di supporto o non correlate, perché utilizzi la capacità di Excel di espandere le righe e le colonne della tabella dall'interno.

Man mano che la tabella si espande o si contrae, gli elementi circostanti si muovono in relazione e con l'espansione e la contrazione della tabella. Si esegue questo tipo di modifica sulla tabella poiché l'inserimento di nuove righe e colonne di tabelle prima delle formule garantisce che possano essere incluse nei calcoli di calcolo. In questo modo, la riga e la colonna di formule nella tabella dati agiscono come un limite che fluttua con l'espansione o la contrazione dei suoi dati ma che mantiene tutti gli altri elementi a bada.

Finalizzazione del design della cartella di lavoro

Dopo aver pianificato più o meno dove tutto va nel nuovo foglio di calcolo, sei pronto per iniziare a stabilire le nuove tabelle ed elenchi. Ecco alcuni suggerimenti generali su come impostare una nuova tabella di dati che includa calcoli di totalizzazione semplici:

Immettere il titolo della tabella di dati nella prima cella, che forma i bordi sinistro e superiore della tabella.

Immettere la riga di intestazioni di colonna nella riga sotto questa cella, iniziando nella stessa colonna della cella con il titolo della tabella.
Immettere le intestazioni delle righe nella prima colonna della tabella, iniziando dalla prima riga che conterrà i dati.(Questa operazione lascia una cella vuota dove la colonna di intestazioni di riga interseca la riga di intestazioni di colonna.)
Costruisce la prima formula che somma le colonne di voci di cella (ancora vuote) nell'ultima riga della tabella, quindi copia quello formula su tutte le altre colonne della tabella.
Costruisce la prima formula che somma le righe delle voci di cella (ancora vuote) nell'ultima colonna della tabella, quindi copia tale formula nel resto delle righe della tabella.
Formatta le celle per contenere i valori della tabella, quindi inseriscili nelle loro celle oppure inserisci i valori da calcolare e quindi formatta le celle. (Questa è davvero la tua scelta.)
Quando imposti un nuovo elenco di dati in un nuovo foglio di lavoro, inserisci il nome dell'elenco nella prima cella della tabella e poi inserisci la riga di intestazioni di colonna nella riga sottostante. Quindi, inserisci la prima riga di dati sotto le intestazioni di colonna appropriate.

Apertura di nuove cartelle di lavoro vuote

Sebbene sia possibile aprire una nuova cartella di lavoro dalla schermata di Excel nella visualizzazione Backstage quando si avvia per la prima volta il programma che è possibile utilizzare per creare un nuovo foglio di calcolo da zero, si incontreranno occasioni in cui è necessario per aprire la propria cartella di lavoro vuota dalla stessa area del foglio di lavoro. Ad esempio, se avvii Excel aprendo una cartella di lavoro esistente che deve essere modificata e quindi passa alla creazione di un nuovo foglio di lavoro, devi aprire una cartella di lavoro vuota (che puoi eseguire prima o dopo la chiusura della cartella di lavoro con cui hai avviato Excel).

Il modo più semplice per aprire una cartella di lavoro vuota è premere Ctrl + N. Excel risponde aprendo una nuova cartella di lavoro, a cui viene assegnato un nome di libro generico con il numero successivo non utilizzato (Libro2, se si è aperto Excel con un Libro1 vuoto). Puoi anche fare la stessa cosa nella visualizzazione Backstage scegliendo File → Nuovo e poi facendo clic sulla miniatura della cartella di lavoro vuota.

Non appena si apre una cartella di lavoro vuota, Excel attiva la finestra del documento. Per poi tornare a un'altra cartella di lavoro aperta (cosa che si farebbe se si desidera copiare e incollare alcuni dei suoi dati in uno dei fogli di lavoro vuoti), fare clic sul relativo pulsante sulla barra delle applicazioni di Windows o premere Alt + Tab fino all'icona del file è selezionato nella finestra di dialogo che appare al centro dello schermo.

Se per errore si apre una cartella di lavoro vuota, è possibile chiuderla immediatamente premendo Ctrl + W, scegliendo File → Chiudi o premendo Alt + FC. Excel chiude quindi la finestra del documento e automaticamente ti riporta alla finestra della cartella di lavoro che era originariamente aperta al momento in cui hai erroneamente aperto la cartella di lavoro vuota.