Come modificare e riordinare i report in QuickBooks 2016 - dummies

Potresti aver notato che quando QuickBooks visualizza il rapporto finestra del documento, visualizza anche una riga di pulsanti: Personalizza report, Commenta report, Condividi modello, Memorizza, Stampa, E-Mail, Excel e così via. Sotto questa barra degli strumenti ci sono alcuni elenchi a discesa che hanno a che fare con le date, un elenco a discesa chiamato Colonne e un elenco a discesa chiamato Ordina per. (Non tutti questi elenchi sono disponibili in ogni finestra del documento di report).

Non è necessario preoccuparsi di questi pulsanti e elenchi. Leggi la discussione che segue solo se ti senti a tuo agio, rilassato e veramente dolce, ok?

Modifica

Quando si fa clic sul pulsante Personalizza report, QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Modifica report. Da questa finestra di dialogo, è possibile modificare le informazioni visualizzate in un report e il modo in cui tali informazioni sono organizzate (la scheda Visualizza); i dati utilizzati per generare il report (la scheda Filtri); le informazioni di intestazione e piè di pagina (prevedibilmente, la scheda Intestazione / piè di pagina); e il carattere tipografico e la dimensione della stampa utilizzata per un rapporto (la scheda Caratteri e numeri).

La finestra di dialogo Modifica rapporto.

Commentare un report

È possibile annotare un report con commenti (una nuova funzione in QuickBooks 2015). Per fare ciò, fare clic sul pulsante Comment on Report. Quando QuickBooks visualizza il pannello Commenti nella parte inferiore della finestra del report, fare clic sul pulsante accanto al valore segnalato su cui si desidera commentare e quindi fare clic nel pannello Commenti per digitare le proprie osservazioni.

Per salvare i commenti, fare clic sul pulsante Salva nel pannello Commenti. Per salvare il report e tutti i commenti che hai aggiunto, fai clic sul pulsante Salva nell'angolo in alto a sinistra della finestra del rapporto. Per accedere successivamente a questi rapporti salvati, selezionare Rapporti → Rapporti commentati. Si noti che è anche possibile stampare e inviare per posta elettronica un commento annotato con commenti utilizzando i pulsanti Stampa ed e-mail, che vengono visualizzati nella parte superiore sinistra della finestra del rapporto.

La finestra del rapporto con il pannello Commenti visualizzato.

Condivisione di modelli

Se si lavora in un ambiente QuickBooks per più utenti e si crea un report personalizzato, è possibile condividere questo report con altri utenti. Per fare ciò, fare clic sul pulsante Condividi modello. Quando QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Modello di condivisione, denominare e descrivere il report condiviso utilizzando le caselle di testo Titolo del report e Descrizione. Quindi fare clic sul pulsante Condividi.

Memorizzare

Se giochi con i pulsanti rimanenti, puoi salvare le specifiche del rapporto personalizzato che crei. Basta fare clic sul pulsante Memorizza.QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Memorizza report, che richiede solo di fornire un nome per il report personalizzato e di assegnare il report memorizzato a un gruppo di report.

Dopo aver assegnato un nome e assegnato il rapporto personalizzato, QuickBooks lo elenca ogni volta che si sceglie Report → Rapporti memorizzati, quindi fare clic sul gruppo di rapporti. È inoltre possibile accedere a Rapporti memorizzati nella parte superiore della schermata Centro rapporti. Ogni volta che si desidera utilizzare il report speciale, è sufficiente selezionarlo dall'elenco e fare clic sul pulsante Report.

QuickBooks memorizza l'orientamento di stampa con il rapporto, quindi se l'orientamento di stampa non è quello che si desidera per il rapporto, è necessario prima modificarlo scegliendo File → Imposta stampante. Selezionare l'orientamento che si desidera memorizzare, fare clic su OK, quindi memorizzare il rapporto.

Invio e-mail

Se si fa clic sul pulsante E-Mail, QuickBooks visualizza un elenco a discesa di comandi che consente di inviare tramite e-mail una cartella di lavoro di Excel o una versione PDF del report a qualcun altro. Quando si sceglie uno dei comandi che dice di voler inviare via e-mail un rapporto, ciò che QuickBooks fa dipende dal fatto che QuickBooks rilevi di avere già installato e installato un programma di posta elettronica.

Se QuickBooks non vede alcun programma di questo tipo, QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Modifica informazioni via e-mail. Se QuickBooks vede un tale programma, QuickBooks avvia il programma di posta elettronica e aggiunge il rapporto come allegato a un nuovo messaggio.

Esportare

Se si fa clic sul pulsante Excel e si seleziona Crea nuovo foglio di lavoro dal menu a discesa, QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Invia report in Excel. È possibile utilizzare questa finestra di dialogo per creare un report Excel che contenga le stesse informazioni mostrate nel report. Selezionare il pulsante di opzione Crea nuovo foglio di lavoro per creare una nuova cartella di lavoro di Excel con le informazioni del report e il pulsante di opzione Aggiorna un foglio di lavoro esistente per aggiungere il report a una cartella di lavoro Excel esistente.

La finestra di dialogo Invia report in Excel.

È inoltre possibile ottenere fantasia esportando un file CSV (valori separati da virgola) (questi file possono essere aperti da altri programmi elettronici di fogli di calcolo e programmi di database) in un file di cartella di lavoro Excel specifico e facendo clic sul pulsante Avanzate per visualizzare un'altra finestra di dialogo che consente di controllare come vengono formattate le informazioni esportate.

Un suggerimento amichevole, forse? Sentiti libero di sperimentare tutte le opzioni di esportazione speciali. Ricorda che dopo aver esportato un rapporto QuickBooks in una nuova cartella di lavoro Excel vuota, puoi anche fare una di queste cose fantasiose - formattazione speciale e così via - lì.

Gli altri pulsanti e caselle

Se vuoi vedere come funzionano le voci Nascondi intestazione, Collapse e Date, basta fare uno spaghetto. Non puoi ferire nulla.

Se si modificano le date del report, fare clic sul pulsante Aggiorna per aggiornare il report. Per impostare le opzioni di aggiornamento per i report, selezionare Modifica → Preferenze. Quindi fare clic sull'icona Rapporti e grafici nell'elenco a sinistra e fare clic sulla scheda Le mie preferenze, se necessario. Fare clic su una delle opzioni Rapporti e grafici, quindi fare clic su OK.