Come fatturare a un cliente in QuickBooks 2012 - dummies

Per fatturare un cliente in QuickBooks 2012, utilizzare la finestra Crea fatture per identificare il cliente e specificare l'importo che il cliente deve. È possibile utilizzare più di un tipo di modulo di fatturazione o personalizzato.

1Per visualizzare la finestra Crea fatture, selezionare il comando Clienti → Crea fatture.

QuickBooks visualizza una finestra Crea fatture.

2 Identificare il cliente e, se appropriato, il lavoro.

Per fare ciò, selezionare il cliente o il cliente e la combinazione di lavoro dall'elenco a discesa Cliente: Lavoro. Non preoccuparti di questo ?? lavoro ?? affari se non si ha familiarità con esso.

Dovresti, comunque, capire come funzionano i clienti. È necessario identificare il cliente specifico che si sta fatturando. A tale scopo, seleziona il cliente dal cliente: elenco lavori. Se il cliente è un nuovo cliente che non è ancora stato fatturato o descritto nell'Elenco clienti, inserire un nome breve per il cliente, ad esempio un'abbreviazione del nome commerciale del cliente, nel Cliente: Elenco lavori.

QuickBooks indica quindi che il cliente non esiste ancora sull'Elenco clienti e chiede se si desidera aggiungere il cliente; indica che lo fai. Quando richiesto, fornire le informazioni sul cliente richieste da QuickBooks.

3Confermare o fornire nuove informazioni sull'intestazione della fattura.

Dopo aver identificato il cliente, QuickBooks compila i campi Data, Fattura, Fattura a, ed eventualmente i campi Spedisci a. Probabilmente non è necessario modificare nessuna di queste informazioni. Dovresti rivedere le informazioni mostrate in queste caselle per assicurarti che siano corrette.

Ad esempio, in genere non si fatturerà qualcuno a meno che non sia già stato spedito il prodotto o il servizio sia già stato fornito. Pertanto, probabilmente dovresti confermare che la data della fattura segue la data di spedizione del prodotto o la data di fornitura del servizio. Si consiglia inoltre di confermare, ad esempio, che l'indirizzo di spedizione è corretto.

4 Fornire o confermare le informazioni sul campo della fattura.

Le fatture includono informazioni sul campo che registrano elementi quali numeri di ordine di acquisto, termini di pagamento, data di spedizione e metodo di spedizione. Dovresti assicurarti che qualunque cosa QuickBooks mostri in queste caselle di campo sia corretta. Se un cliente ti ha fornito un numero di ordine d'acquisto, ad esempio, inserisci il numero dell'ordine d'acquisto nella casella P. O. Number.

Confermare che i termini di pagamento indicati nella casella Termini siano corretti. Confermare che la data indicata nel campo Nave sia corretta. Non tutti questi campi devono essere compilati per ogni fattura, ma si desidera fornire qualsiasi informazione che renda più semplice per un cliente pagare una fattura, associare una fattura ai propri record di acquisto e capire come e quando un articolo è essere spedito.

5 Descrivi gli articoli venduti.

L'aspetto delle colonne della tua fattura dipende in realtà dal fatto che tu stia vendendo prodotti o servizi. L'area delle colonne per un servizio sembra più semplice perché non si forniscono molte informazioni quando si descrivono gli articoli di servizio. Nell'area delle colonne, si desidera descrivere ogni articolo - prodotto o servizio - per il quale viene emessa una fattura.

Per fare ciò, usi una singola riga per ogni oggetto. Il primo oggetto che si desidera fatturare, quindi, va nella riga 1 dell'area delle colonne. Per ogni articolo, inserisci la quantità ordinata, il codice dell'articolo e un prezzo o una tariffa.

QuickBooks recupera una descrizione dell'oggetto dal proprio Elenco oggetti e inserisce questi dati nella colonna Descrizione. QuickBooks calcola anche l'importo fatturato per l'articolo moltiplicando la quantità per il prezzo o il tasso. Tuttavia, è possibile modificare entrambi i campi Descrizione e Quantità. Se si modifica il campo Quantità, QuickBooks ricalcola il campo Prezzo ogni dividendo l'importo per la quantità.

6Usare la casella Messaggio cliente nella parte inferiore della finestra Crea fatture per fornire un messaggio cliente visualizzato nella parte inferiore della fattura.

Se hai creato un modello di modulo di fattura personalizzato che include altre informazioni sul piè di pagina, queste caselle di piè di pagina vengono visualizzate anche nella parte inferiore della finestra Crea fatture. Puoi usarli per raccogliere e trasferire ulteriori informazioni sul piè di pagina.

7Fai clic sul pulsante Salva e Chiudi o sul pulsante Salva e Nuovo per salvare la fattura.

Fare clic sul pulsante Salva e chiudi se si desidera salvare la fattura e chiudere la finestra Crea fatture. Si utilizza il pulsante Salva e nuovo se si desidera salvare la fattura e quindi immettere un'altra fattura nella versione vuota della finestra Crea fatture.