Come fatturare a un cliente in QuickBooks 2014 - dummies

Per fatturare un cliente in QuickBooks, si utilizza la finestra Crea fatture per identificare il cliente e specificare l'importo che il cliente deve.

1Per visualizzare la finestra Crea fatture, selezionare il comando Clienti → Crea fatture.

Quando lo fai, QuickBooks visualizza una finestra Crea fatture. Nota, tuttavia, che la finestra Crea fatture che vedi potrebbe non apparire esattamente come quella mostrata. È possibile utilizzare più di un tipo di modulo di fattura. È inoltre possibile scegliere di personalizzare un modulo di fattura in modo che corrisponda perfettamente ai requisiti aziendali.

2Identifica il cliente e, se appropriato, il lavoro.

Per fare ciò, selezionare il cliente o il cliente e la combinazione di lavoro dall'elenco a discesa Cliente: Lavoro. Non preoccuparti di questo ?? lavoro ?? affari se non si ha familiarità con esso.

È necessario identificare il cliente specifico che si sta fatturando selezionando quel cliente dal cliente: lista dei lavori. Se il cliente è un nuovo cliente che non è ancora stato fatturato o descritto nell'Elenco clienti, immettere un breve nome per il cliente, ad esempio un'abbreviazione del nome commerciale del cliente, nel Cliente: Elenco lavori.

QuickBooks indica quindi che il cliente non esiste ancora nell'elenco dei clienti e chiede se si desidera aggiungere il cliente; indica che lo fai. Quando richiesto, fornire le informazioni sul cliente richieste da QuickBooks.

È inoltre possibile classificare una fattura come adatta in una particolare categoria utilizzando l'elenco a discesa Classe. Non preoccuparti a questo punto dell'utilizzo del monitoraggio di classe.

3Confermare o fornire nuove informazioni sull'intestazione della fattura.

Dopo aver identificato il cliente, QuickBooks compila i campi Data, Fattura, Fattura a, ed eventualmente Spedire a. Probabilmente non è necessario modificare nessuna di queste informazioni. Dovresti rivedere le informazioni mostrate in queste caselle per assicurarti che siano corrette.

Ad esempio, in genere non invierà una fattura a qualcuno se non hai già spedito il prodotto o fornito il servizio. Pertanto, probabilmente dovresti confermare che la data della fattura segue la data di spedizione del prodotto o la data di erogazione del servizio. Si consiglia inoltre di confermare, ad esempio, che l'indirizzo di spedizione è corretto.

4 Fornire o confermare le informazioni sul campo della fattura.

Le fatture includono informazioni sul campo che registrano elementi quali numeri di ordine di acquisto, termini di pagamento, data di spedizione e metodo di spedizione. Dovresti assicurarti che qualunque cosa QuickBooks mostri in queste caselle di testo sia corretta.

Se un cliente ha fornito un numero di ordine d'acquisto, ad esempio, inserire il numero dell'ordine d'acquisto nella casella P. O. Number. Confermare che i termini di pagamento indicati nella casella Termini siano corretti.Confermare che la data indicata nel campo Nave sia corretta.

Non tutti questi campi devono essere compilati per ogni fattura, ma si desidera fornire qualsiasi informazione che renda più facile per un cliente pagare una fattura, legare una fattura ai propri record di acquisto e capire come e quando un oggetto viene spedito.

5 Descrivi gli articoli venduti.

L'aspetto delle colonne della tua fattura dipende in realtà dal fatto che tu stia vendendo prodotti o servizi. La figura mostra l'area delle colonne per i prodotti. L'area delle colonne per un servizio sembra più semplice perché non si forniscono molte informazioni quando si descrivono gli articoli di servizio.

Nell'area colonne, si desidera descrivere ciascun articolo, ciascun prodotto o servizio, per il quale viene emessa una fattura. Per fare ciò, usi una singola riga per ogni oggetto. Il primo oggetto che si desidera fatturare, quindi, va nella riga 1 dell'area delle colonne.

Per ogni articolo, inserisci la quantità ordinata, il codice dell'articolo e un prezzo o una tariffa. QuickBooks recupera una descrizione dell'oggetto dal tuo elenco di elementi e inserisce questi dati nella colonna Descrizione. QuickBooks calcola anche l'importo fatturato per l'articolo moltiplicando la quantità per il prezzo o il tasso.

È tuttavia possibile modificare entrambi i campi Descrizione e Quantità. Se si modifica il campo Quantità, QuickBooks ricalcola il campo Prezzo ogni dividendo l'importo per la quantità.

Per inserire altri articoli nella fattura, inserire ulteriori righe. Ogni articolo per cui si desidera fatturare - ogni articolo che dovrebbe apparire come addebito separato sulla fattura - appare come una riga nell'area delle colonne. Se si desidera fatturare un cliente per alcuni prodotti, per tale prodotto viene utilizzata una riga nell'area delle colonne della fattura.

Se si desidera addebitare un cliente per il trasporto merci, una riga dell'area della fattura descrive tale addebito. Se si desidera fatturare a un cliente l'imposta sulle vendite, di nuovo, una riga o riga dell'area colonne mostra l'addebito dell'imposta sulle vendite.

6Usare la casella Messaggio cliente nella parte inferiore della finestra Crea fatture per fornire un messaggio cliente visualizzato nella parte inferiore della fattura.

Se hai creato un modello di modulo di fattura personalizzato che include altre informazioni sul piè di pagina, queste caselle di piè di pagina vengono visualizzate anche nella parte inferiore della finestra Crea fatture. Puoi usarli per raccogliere e trasferire ulteriori informazioni sul piè di pagina.

7Fai clic sul pulsante Salva e Chiudi o sul pulsante Salva e Nuovo per salvare la fattura.

Fare clic sul pulsante Salva e chiudi se si desidera salvare la fattura e chiudere la finestra Crea fatture. Fare clic sul pulsante Salva e nuovo se si desidera salvare la fattura e quindi immettere un'altra fattura nella versione vuota della finestra Crea fatture.

Fare clic sulla scheda Invia / Spedisci e quindi sul pulsante FedEx o UPS per avviare la finestra di QuickBooks Shipping Manager, che consente di automatizzare alcuni dei passaggi nei pacchetti di spedizione utilizzando Federal Express o United Parcel Service (UPS). La prima volta che avvii il Gestore delle spedizioni, dovrai eseguire un po 'di lavoro di installazione.

Per sfogliare le fatture che hai già creato, fai clic sui pulsanti Precedente e Successivo.Oppure fare clic sul pulsante Trova e utilizzare la finestra di dialogo Trova fatture per descrivere la fattura che si desidera individuare.