Come fatturare a un cliente con QuickBooks 2010 - dummies

Per fatturare un cliente utilizzando QuickBooks 2010, è necessario identificare il cliente e specificare l'importo che il cliente deve alla finestra Crea fatture.

1Scegli i clienti → Crea fatture.

QuickBooks visualizza una finestra Crea fatture. Questa figura ha l'Elenco finestre aperte chiuso per fornire più spazio per la finestra Crea fatture. È possibile chiudere l'Elenco finestre aperte facendo clic sulla casella di chiusura (la piccola casella contrassegnata con una X visualizzata nell'angolo in alto a destra dell'elenco). Per visualizzare nuovamente l'Elenco finestre aperte dopo averlo chiuso, scegli Visualizza → Apri elenco finestre.

2 Selezionare il cliente, o il cliente e la combinazione di posti di lavoro, dall'elenco a discesa Cliente: Lavoro.

Se il cliente è un nuovo cliente che non ha ancora fatturato o descritto nell'Elenco clienti, inserire un breve nome per il cliente nel Cliente: Lista lavori. QuickBooks indica quindi che il cliente non esiste ancora sull'Elenco clienti e chiede se si desidera aggiungere il cliente; indica che lo fai. Quando richiesto, fornire le informazioni sul cliente richieste da QuickBooks.

3 (Facoltativo) Classificare una fattura come appropriata per una determinata categoria utilizzando l'elenco a discesa Classe.

Puoi usare le lezioni per avere un controllo migliore sulle finanze della tua azienda.

4Confermare o fornire nuove informazioni sull'intestazione della fattura.

Dopo aver identificato il cliente, QuickBooks compila i campi Data, Fattura, Fattura a, ed eventualmente i campi Spedisci a. Probabilmente non è necessario modificare nessuna di queste informazioni. Dovresti rivedere le informazioni mostrate in queste caselle per assicurarti che siano corrette.

5 Fornire o confermare le informazioni sul campo Fattura.

Le fatture includono informazioni sul campo che registrano elementi quali numeri di ordine di acquisto, termini di pagamento, data di spedizione e metodo di spedizione. Assicurati che qualsiasi cosa QuickBooks mostri in queste caselle di campo sia corretta.

6Nell'area delle colonne, descrivere ciascun articolo - ciascun prodotto o servizio - per il quale viene emessa una fattura.

Usa una singola riga per ogni oggetto. Il primo oggetto che si desidera fatturare, quindi, va nella riga 1 dell'area delle colonne. Per ogni articolo, inserisci la quantità ordinata, il codice dell'articolo e un prezzo o una tariffa. QuickBooks recupera una descrizione dell'oggetto dal tuo Elenco oggetti e colloca questi dati nella colonna Descrizione.

QuickBooks calcola anche l'importo fatturato per l'articolo moltiplicando la quantità per il prezzo o il tasso. Tuttavia, è possibile modificare entrambi i campi Descrizione e Quantità. Se si modifica il campo Quantità, QuickBooks ricalcola il campo Prezzo ogni dividendo l'importo per la quantità.

7Per inserire ulteriori articoli nella fattura inserendo righe aggiuntive.

Ogni articolo per cui si desidera fatturare - ogni articolo che dovrebbe apparire come addebito separato sulla fattura - appare come una riga nell'area delle colonne.

8Nella casella di testo Messaggio cliente nella parte inferiore della finestra Crea fatture, fornire un messaggio cliente visualizzato nella parte inferiore della fattura.

Se hai creato un modello di modulo di fattura personalizzato che include altre informazioni sul piè di pagina, queste caselle di piè di pagina vengono visualizzate anche nella parte inferiore della finestra Crea fatture. Puoi utilizzarli per raccogliere e trasferire ulteriori informazioni sul piè di pagina.

9 (Opzionale) Controlla l'ortografia facendo clic sul pulsante Ortografia.

QuickBooks controlla l'ortografia delle parole che hai usato nella fattura. Se QuickBooks non trova errori di ortografia, viene visualizzato un messaggio che ti informa che il controllo ortografico è completo. Se QuickBooks trova un errore di ortografia (le abbreviazioni dei codici prodotto spesso producono errori di ortografia in QuickBooks) QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Verifica ortografia sul modulo.

10Fai clic sul pulsante Salva e Chiudi o sul pulsante Salva e Nuovo per salvare la fattura.

Fare clic sul pulsante Salva e chiudi se si desidera salvare la fattura e chiudere la finestra Crea fatture. Si utilizza il pulsante Salva e nuovo se si desidera salvare la fattura e quindi immettere un'altra fattura nella versione vuota della finestra Crea fatture.