Come mantenere buoni controlli contabili con QuickBooks - dummies

QuickBooks consente a più utenti. Molte aziende, dopo essere cresciute fino a una certa dimensione, devono supportare più utenti con accesso alle informazioni contabili e la capacità, in alcuni casi, di creare transazioni contabili. Sfortunatamente, più utenti del sistema di contabilità creano rischi per il proprietario dell'azienda.

Avendo accesso al sistema di contabilità, gli utenti possono inavvertitamente introdurre errori nel sistema contabile o, sfortunatamente, frodare intenzionalmente un'azienda. Per questi motivi, ecco un elenco di alcune tecniche di controllo QuickBooks che un imprenditore o un business manager possono utilizzare per ridurre al minimo gli errori non intenzionali e ridurre al minimo le opportunità di furto.

• Confrontare regolarmente i conteggi di inventario fisico con i record di contabilità di inventario. L'inventario si restringe, sfortunatamente. Le persone - a volte dipendenti, ma spesso pseudocustomers come i taccheggiatori - rubano l'inventario. Pertanto, una cosa che devi fare, sia per ridurre al minimo le perdite di inventario e per mantenere accurati i record contabili, è regolarmente confrontare i conteggi fisici del tuo inventario con quello che i tuoi record contabili mostrano.

  Questo approccio per il conteggio frequente degli oggetti più preziosi e più facili da rubare realizza due cose:

  • La riduzione dell'inventario viene rapidamente identificata.

  • Il proprietario dell'azienda può ridurre al minimo il restringimento dell'inventario identificando il tipo di inventario che viene più spesso rubato o anche quando l'inventario viene più spesso rubato.

• Riconciliare i conti bancari. Una cosa che gli imprenditori dovrebbero fare è conciliare i propri conti bancari. Spesso, il furto dei dipendenti da parte del personale addetto alla contabilità si verifica quando i dipendenti capiscono come scrivere assegni sul conto bancario della società che il proprietario non vede. Un modo sicuro per trovare una transazione fittizia e fraudolenta è far riconciliare il proprietario con il conto bancario.

  Se il proprietario riconcilia l'estratto conto, può confrontare la contabilità della banca per il conto con i record contabili QuickBooks della società. Qualsiasi discrepanza evidente può essere corretta, il che significa che i registri contabili di QuickBooks sono più accurati. Inoltre, eventuali transazioni traballanti e sospette tendono a diventare ovvi quando il proprietario della società osserva attentamente i controlli.

• Segregare la contabilità dalla custodia fisica laddove possibile. In una piccola impresa, è difficile separare sempre la contabilità di alcune attività dall'affidamento fisico o dalla responsabilità fisica per quell'attività.Ad esempio, è difficile separare la contabilità di magazzino dalla custodia fisica o dall'accesso a quell'inventario.

• Addestrare i dipendenti all'uso di QuickBooks. Dovresti addestrare i dipendenti a utilizzare QuickBooks se hai un'attività commerciale di qualsiasi dimensione per due motivi fondamentali:

  • Qualcuno che sa come utilizzare QuickBooks ha meno probabilità di commettere errori involontari.

  • I registri contabili disordinati camuffano il furto degli impiegati.

• Chiudi il tuo file QuickBooks. Se segui un corso di Principles of Accounting, scoprirai che la chiusura indica un insieme di procedure contabili che qualcuno esegue per azzerare i conti delle entrate e delle spese in modo che, a partire dal nuovo anno, i ricavi e le spese possano essere facilmente calcolati. In QuickBooks, la chiusura significa qualcosa di diverso.

  Ma vuoi comunque chiudere il file QuickBooks per mantenere l'integrità dei tuoi dati. Ecco come: Scegli il comando Modifica → Preferenze, seleziona Contabilità, seleziona la scheda Preferenze dell'azienda, quindi fai clic sul pulsante Data chiusura Imposta data / password. Quando QuickBooks ti richiede, specifica una data di chiusura e una password.

  Dopo aver fornito queste informazioni, QuickBooks vieta o limita gli utenti a modificare o immettere transazioni datate prima della data di chiusura. (Solo le persone con la password possono apportare modifiche o immettere transazioni con date precedenti alla data di chiusura.)

• Gestisci il tuo sistema di contabilità QuickBooks. Molti imprenditori non considerano il sistema contabile come qualcosa di più di uno strumento per produrre fatture, buste paga e informazioni necessarie per la dichiarazione dei redditi annuale. Sfortunatamente, questa lontana relazione con il sistema contabile significa che spesso i titolari di aziende non sentono il bisogno di gestire attivamente ciò che accade con il sistema contabile.

  Un sistema di contabilità dovrebbe essere uno strumento che usi per gestire al meglio la tua attività. E può essere quello. Ma se sarà uno strumento per gestire meglio la tua attività, devi gestire il sistema.

  Puoi piuttosto facilmente assicurarti che le persone stiano facendo quel genere di cose che dovrebbero fare creando alcune semplici checklist.

Un esempio di lista delle cose da fare con contabilità mensile

attività	completata?
Dati sottoposti a backup e spostati fuori sede
Conti bancari riconciliati
Tutte le fatture, note di credito, estratti conto
Qualsiasi conto di suspense ripulito
Rendiconti finanziari consegnati
Eccezioni segnalate (ad esempio, scaduti fatture, fatture, ordini d'acquisto, articoli scorte sottostimati)

Un esempio di lista di cose da fare annuo contabile

attività	completata?
Regola il bilanciamento di prova
Masterizza CD con i numeri di fine anno per record permanenti
Valuta la possibilità di ripulire i file di dati se sono enormi
Chiudi anno quando veramente fatto