Come impostare le opzioni generali di contabilità in QuickBooks 2013 - dummies

La scheda Preferenze dell'azienda di QuickBooks 2013 fornisce le seguenti cinque caselle di controllo contabilità generale, oltre a avvisi di data e impostazioni di data di chiusura. (Le caselle di controllo sono probabilmente auto-esplicative per chiunque abbia fatto un po 'di contabilità con QuickBooks, ma per i nuovi utenti di QuickBooks, ecco una breve descrizione di ciò che ognuno fa.)

• Usa numeri di conto: Il La casella di controllo Usa numeri di conto, se selezionata, consente di inserire un numero di conto per una transazione. La casella di controllo associata, Mostra solo account secondario più basso, indica a QuickBooks di visualizzare solo il nome e il numero di account di un account secondario (se ne stai utilizzando uno) anziché il patrimonio completo dell'account.

  Se utilizzi molti livelli di account secondari, questa opzione può davvero ripulire le visualizzazioni, rendendo più facile stabilire quale account stai guardando.

• Richiedi account: la casella di controllo Richiedi account, se selezionata, indica a QuickBooks che è necessario specificare un account per una transazione. Questo ha senso. Se non si utilizzano account per tenere traccia degli importi che entrano ed escono dal business, non si sta realmente facendo contabilità. Non avrebbe mai senso deselezionare la casella di controllo Richiedi account.

• Usa il monitoraggio della classe per le transazioni: la casella di controllo Usa tracciabilità della classe ti consente di indicare ai QuickBooks che vuoi utilizzare non solo gli account per tenere traccia delle informazioni finanziarie, ma anche le classi . Le classi ti consentono di dividere le informazioni a livello di account in un altro modo. Sembra complicato, ma è davvero piuttosto semplice.

  L'elenco account, ad esempio, consente di tenere traccia delle entrate e delle spese in base a categorie di entrate e spese. Puoi tenere traccia delle spese utilizzando categorie come salari, affitto e forniture. Le classi, quindi, ti forniscono un modo per tenere traccia di queste informazioni in un'altra dimensione.

  Ad esempio, puoi dividere le spese per salari in quelle stipendi spese per due diversi luoghi della tua attività. Un ristoratore con due ristoranti potrebbe voler fare questo. Nota che QuickBooks fornisce anche una casella che puoi verificare per indicare che QuickBooks dovrebbe richiedere di assegnare classi.

• Assegna automaticamente numero di registrazione a giornale generale: Questa casella di controllo indica a QuickBooks di assegnare numeri alle voci a giornale generali immesse mediante il comando Crea registrazione a giornale. Vuoi lasciare questa casella di controllo selezionata. Le voci di diario generale, tra l'altro, vengono generalmente inserite dal CPA o dal tuo commercialista in servizio.

• Avvisa quando si registra una transazione alle entrate mantenute: Questa casella di controllo indica a QuickBooks di visualizzare un messaggio di avviso ogni volta che tu o qualcun altro tenti di addebitare o accreditare direttamente il suo conto delle entrate conservate.(Normalmente, non si desidera addebitare o accreditare direttamente l'account degli utili non distribuiti, e solo i contabili qualificati inseriscono le transazioni direttamente nelle entrate conservate in ogni caso.)

• Avvertenze sulla data: Le caselle Avvertenza della data indicano QuickBooks a avverti quando tu o qualcun altro entri in una transazione con una data troppo lontana nel passato o troppo lontana nel futuro. Se si contrassegna una delle caselle di Avviso data, si desidera specificare anche quanti giorni sono troppo lontani nel passato o troppo lontani nel futuro.

• Impostazioni della data di chiusura: La casella Data di chiusura consente di identificare una data prima della quale il file di dati di QuickBooks non può essere modificato. In altre parole, se si imposta la data di chiusura al 31 dicembre 2011, si comunica a QuickBooks che non si desidera apportare alcuna modifica al file di dati QuickBooks prima di questa data.

  Ciò significa che qualcuno non può modificare una transazione datata prima della data di chiusura senza ricevere un messaggio di avviso spaventoso. Significa anche che qualcuno non può inserire una transazione utilizzando una data precedente alla data di chiusura.

  È possibile fare clic sul pulsante Imposta data / password per visualizzare una finestra di dialogo che consente di specificare una data di chiusura e creare la password richiesta quando qualcuno desidera aggiungere una transazione precedente o modificare una transazione precedente.

Molto tempo fa, le versioni precedenti di QuickBooks ti consentono anche di attivare e disattivare una funzione di traccia di controllo utilizzando la scheda Preferenze della società delle Preferenze di contabilità. Tuttavia, tutte le versioni recenti di QuickBooks forniscono un audit trail always-on, in modo da non visualizzare più una preferenza di controllo casella di controllo Audit Trail.

Un audit trail, a proposito, mantiene semplicemente un elenco di chi effettua le modifiche alle transazioni. I ragionieri, prevedibilmente, amano le piste di controllo. Le tracce di controllo consentono a qualcuno, come il tuo CPA, di entrare dopo il fatto e capire perché un saldo del conto è quello che è.