Come configurare un lavoro QuickBooks 2015 - manichini

In QuickBooks 2015, puoi tenere traccia delle fatture per cliente o per cliente e lavoro. Questo può sembrare strano, ma alcune aziende fatturano i clienti (forse più volte) per lavori specifici. Prendiamo il caso di un subappaltatore edile che svolge il lavoro di fondazione per una manciata di costruttori di case unifamiliari. Questo subappaltatore di costruzione fattura probabilmente i suoi clienti per lavoro, e fattura ogni cliente più volte per lo stesso lavoro.

Ad esempio, emette fatture di Poverty Rock Builders per il lavoro di fondazione a 1113 Birch Street quando riversa il piede e poi di nuovo quando pone il blocco. A 1028 Fairview, lo stesso lavoro di fondazione richiede più di una fattura.

Per impostare i lavori per i clienti, è necessario prima descrivere i clienti. Quindi seguire questi passaggi:

1. Scegli Clienti → Centro clienti.

   QuickBooks visualizza la finestra Centro clienti.

2. Fare clic con il tasto destro del mouse sul cliente per il quale si desidera impostare un lavoro, selezionare Aggiungi lavoro dal menu contestuale che viene visualizzato e fare clic sulla scheda Aggiungi lavoro.

   QuickBooks visualizza la finestra Nuovo lavoro. Si utilizza questa finestra per descrivere il lavoro. Una grande quantità di informazioni in questa finestra appare sulla fattura.

   

3. Aggiungi il nome del lavoro.

   Il cursore si trova nella casella di testo Nome lavoro. Basta digitare il nome del lavoro o del progetto.

4. (Facoltativo) Se si esegue il tracciamento dei saldi del cliente in base al lavoro, immettere il saldo di apertura del lavoro.

   Spostare il cursore sulla casella di testo Saldo iniziale e digitare l'importo totale dovuto dal cliente sul lavoro che si sta descrivendo nella data di conversione.

5. Inserire la data corrente nella casella di testo As Of.

6. Identifica il cliente.

   Nel caso in cui tu abbia selezionato il cliente sbagliato nel passaggio 2, dai un'occhiata all'elenco a discesa Cliente. Fa il nome del cliente corretto? In caso contrario, attivare l'elenco a discesa e selezionare il cliente corretto.

7. (Facoltativo) Assegna un nome al contatto e inserisci altre informazioni pertinenti.

   È possibile inserire il nome del contatto e il contatto alternativo nelle caselle di testo Nome completo. QuickBooks riempie la casella di testo del contatto per te. Probabilmente non è necessario dirlo a questo, ma compilare le caselle di testo Telefono, Fax, Email e sito Web solo per avere a disposizione tali informazioni.

8. Inserire l'indirizzo di fatturazione del lavoro.

   È possibile utilizzare la casella di testo Bill To per fornire l'indirizzo di fatturazione del lavoro del cliente. Poiché è probabile che l'indirizzo di fatturazione del posto di lavoro sia lo stesso dell'indirizzo di fatturazione del cliente, QuickBooks copia l'indirizzo di fatturazione dall'elenco dei clienti.Ma se necessario, apportare modifiche.

9. Seleziona l'indirizzo di spedizione.

   È possibile utilizzare la casella di testo Spedisci a per fornire l'indirizzo di spedizione del lavoro. Fare clic sul pulsante Copia se l'indirizzo di spedizione è uguale all'indirizzo di fatturazione.

10. Fai clic sulla scheda Impostazioni pagamento e descrivi le modalità di pagamento del cliente.

    Utilizzando la scheda Impostazioni pagamento, ad esempio, è possibile registrare un numero di conto e il metodo di pagamento preferito. È possibile impostare il limite di credito del cliente utilizzando la casella Limite di credito. Inoltre, puoi memorizzare le informazioni relative al pagamento con carta di credito per i clienti che desiderano che i loro numeri di carta siano archiviati.

11. (Massivamente opzionale) Fare clic sulla scheda Informazioni aggiuntive e categorizzare il lavoro.

    È possibile utilizzare l'elenco a discesa Tipo cliente per indicare il tipo di lavoro. Gli unici tipi iniziali nell'elenco predefinito sono From, Referral, Retail e Wholesale. È possibile creare altri tipi scegliendo Aggiungi nuovo dall'elenco a discesa Tipo cliente (in modo che QuickBooks visualizzi la finestra di dialogo Nuovo tipo di cliente) e quindi riempiendo gli spazi vuoti.

12. (Opzionale) Fare clic sulla scheda Info lavoro e aggiungere informazioni specifiche sul lavoro.

    È possibile utilizzare l'elenco a discesa Stato lavoro nella scheda Info lavoro per selezionare Nessuno, In sospeso, Assegnato, In corso, Chiuso o Non assegnato, a seconda di quale sia il più appropriato. La data di inizio è, ovviamente, il giorno in cui inizi il lavoro. Come qualcuno sa, la fine proiettata e la data di fine non sono necessariamente gli stessi. Non compilare la data di fine finché il lavoro non è stato completato.

    Il campo Descrizione del lavoro può contenere tutte le informazioni utili che è possibile inserire su una riga e il Tipo di lavoro è un campo aggiuntivo che è possibile utilizzare. (Se si utilizza questo campo, è possibile aggiungere un nuovo tipo di lavoro scegliendo Aggiungi nuovo dall'elenco Tipo lavoro.)

    

13. Salvare le informazioni sul lavoro facendo clic su OK o Avanti.

    Al termine della descrizione del lavoro, sono disponibili due opzioni: È possibile fare clic su OK per aggiungere il lavoro all'elenco e tornare alla finestra Centro clienti oppure fare clic su Avanti per aggiungere il lavoro all'elenco e mantenere il Nuovo Finestra di lavoro sullo schermo per poter aggiungere altri lavori.

È possibile modificare le informazioni sul lavoro nello stesso modo in cui si modificano le informazioni sul cliente. Visualizzare la finestra Centro clienti scegliendo Cliente → Centro clienti. Quando QuickBooks visualizza la finestra, fai doppio clic sul lavoro e apporta le modifiche nella finestra Modifica lavoro che appare.

Per aggiungere un numero elevato di clienti o lavori all'elenco Clienti allo stesso tempo, visualizzare la finestra Centro clienti, fare clic sul pulsante Nuovo cliente e lavoro, quindi selezionare l'opzione Aggiungi più clienti: lavori. QuickBooks visualizza il foglio di lavoro Aggiungi / Modifica più elenchi di elenchi, che consente di raccogliere e modificare tutte le stesse informazioni eseguite dalle normali finestre Clienti e Lavori.

Puoi anche disattivare un dipendente dal tuo elenco se inizia a essere ingombra di nomi di dipendenti che non lavorano più per te. Dovresti aspettare di disattivarli fino a quando l'anno è finito e i moduli W-2 sono stati stampati.