Come avviare la Creazione guidata report in Access 2016 - dummies

La Procedura guidata report richiede alcune decisioni aggiuntive rispetto allo strumento Rapporto, ma è più flessibile dello strumento Rapporto istantaneo. Ecco qui:

1. Nella finestra del database, fare clic sulla scheda Crea della barra multifunzione e quindi fare clic sul pulsante Creazione guidata report. (È proprio lì nella sezione Rapporti della scheda.)

   Viene visualizzata la finestra di dialogo Creazione guidata report, che elenca tutti i campi nella tabella attiva. Troverai anche un elenco a discesa da cui puoi scegliere altre tabelle e query e due colonne di campi Selezionati e Disponibili, che utilizzerai per determinare quali campi della / e tabella / e selezionata / e saranno usati nel tuo rapporto.

   

2. Utilizzare l'elenco a discesa Tabelle / Query per scegliere la tabella con cui si desidera iniziare.

   I campi della tabella selezionata vengono visualizzati nella casella Campi disponibili.

   

3. Aggiungi campi al rapporto facendo doppio clic su di essi nella casella Campi disponibili.

   Facendo doppio clic, si aggiungono i campi alla casella Campi selezionati e diventano parte del report. Puoi anche fare clic su un campo una volta e quindi fare clic sul pulsante con un simbolo> su di esso.

   

4. Ripetere i passaggi 2 e 3 per ogni tabella e / o query nel database che si desidera includere nel report. Fare clic su Avanti per passare alla pagina successiva della Creazione guidata report; quindi fai nuovamente clic su Avanti.

   Se, in qualsiasi momento, si desidera aggiungere tutti i campi in una data tabella o query, fare semplicemente clic sul pulsante >> per aggiungere tutti i Campi disponibili all'elenco Campi selezionati.

   Cliccando su Avanti due volte si ignorano le domande di raggruppamento, che, per un semplice rapporto, spesso non sono necessarie.

   

5. Scegli un criterio di ordinamento per il tuo rapporto, in genere l'ordinamento sul campo che gli utenti useranno per cercare informazioni nel rapporto. Fare clic su Avanti.

   Ad esempio, se il report contiene un elenco di dipendenti, il cognome potrebbe essere una buona scelta. Un rapporto sulle vendite di prodotti sarebbe utile in ordine di numero prodotto o nome prodotto. È possibile ordinare per più di un campo, scegliendo fino a quattro campi per ordinare per e in ordine crescente o decrescente per l'ordinamento su ciascun campo.

   

6. Successivamente, se hai scelto campi da più di una tabella, ti viene chiesto di scegliere come visualizzarli.

   Questo indica essenzialmente quale tabella è la tabella principale o principale per il report. Nel caso della demo qui, scegli Eventi, che è l'impostazione predefinita perché è la tabella da cui hai selezionato i primi campi del rapporto.

   

7. Un altro passo che appare se hai incluso campi da più di una tabella è mostrato sotto.

   In questo passaggio, scegli come raggruppare i record del rapporto.EventType viene scelto qui, in modo che tutti gli eventi della raccolta siano insieme, quindi Istruzione, quindi Raccolta fondi, in questo ordine. Per applicare il raggruppamento, fare clic sul nome del campo nella casella a sinistra, quindi fare clic sulla freccia rivolta verso destra. Questo posiziona il campo selezionato in blu, sopra il resto dei campi inclusi nel rapporto.

   

8. Scegli un layout e un orientamento tra i due gruppi di pulsanti di opzione e fai clic su Avanti.

   Le opzioni di layout (Tabulare o Colonna) sono semplici: vuoi vedere il tuo rapporto come un elenco (Tabulare) o in sezioni (Colonna), in cui ogni record appare in una sezione a sé stante. Giustificato è simile a Tabular, ma raggruppa i campi in una sorta di jumble accatastato.

   Le decisioni di orientamento (Verticale o Orizzontale) sono generalmente più semplici se si immagina il rapporto nella propria testa: ci sono più campi di quelli che si possono trovare su un foglio di carta da 8 pollici di larghezza? In tal caso, scegli Paesaggio per offrirti 11 pollici di carta (o 10 pollici, per consentire il margine più piccolo possibile) attraverso cui verranno visualizzati i tuoi campi.

   

9. Fare clic su Avanti.

   Un nome predefinito per il report ora appare in questo prossimo passo della procedura guidata.

   

10. Dai un nome alla tua segnalazione.

    Digitare un nome nella casella lunga nella parte superiore della finestra di dialogo. A questo punto, devi anche decidere come terminare le cose, con un'anteprima del rapporto o saltando direttamente nella vista Progettazione per apportare ulteriori modifiche all'aspetto e al contenuto del rapporto. Per ora, scegli Anteprima del rapporto, che è l'impostazione predefinita.

    Quando si fa clic su Fine, il report viene visualizzato in una finestra di anteprima, a quel punto è possibile stamparlo o salvarlo per uso futuro. (Premere Ctrl + S o fare clic sul pulsante Salva e assegnare al report un nome, quando richiesto, per occuparsi del business di salvataggio.)

    Dopo averlo salvato o se non è necessario salvarlo o continua a visualizzarlo: puoi chiuderlo facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda del rapporto e scegliendo Chiudi dal menu a comparsa. Se apporti ulteriori modifiche e non hai scelto di salvare, ti verrà chiesto se vuoi chiudere senza salvare.

    Naturalmente, probabilmente vorrai apportare modifiche al rapporto, come cambiare la larghezza delle colonne in cui le informazioni vengono troncate, come i nomi dei campi (vedi le etichette FundsNeeded e FundsRaised) e i loro dati (vedi l'etichetta EventDate e dati), come mostrato di seguito. Questa operazione viene eseguita in visualizzazione Progettazione o Layout e, per passare a una delle due visualizzazioni, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda del report e scegliere la vista in cui si desidera lavorare dal popup.