Identificazione e accesso ai report in Microsoft CRM - dummies

Microsoft CRM contiene report e grafici predefiniti suddivisi in quattro categorie principali: vendite, servizi, amministrazione e marketing. Ciascuna di queste categorie contiene report che visualizzano informazioni relative a quell'area specifica di Microsoft CRM. Tieni presente che alcuni rapporti possono essere nascosti da determinati utenti, a seconda dei loro ruoli di sicurezza, e alcuni non sono assegnati a una categoria o entità:

• Rapporti sulle vendite: Raccogli tutte le attività associate a una vendita, dal lead alla vendita effettiva. Questi report possono anche fornire informazioni statistiche su account, fonti di piombo, concorrenti e prodotti.
• Rapporti di servizio: Fornire informazioni statistiche relative a contratti e casi e riepiloghi di articoli di base di conoscenza. Questi report forniscono analisi rapide su quali prodotti richiedono il maggior supporto e dove i rappresentanti del servizio stanno spendendo più tempo.

• Rapporti amministrativi: Fornisci informazioni di riepilogo sui tuoi utenti di Microsoft CRM. Questa sezione è un luogo logico in cui archiviare rapporti personalizzati relativi a informazioni a livello aziendale, come un elenco di tutti i dipendenti che partecipano al piano 401 (k).
• Rapporti di marketing: Descrivi gli account, le campagne, l'efficacia della fonte principale e altre aree di interesse per il reparto marketing. I report forniscono informazioni di riepilogo e dettagli su account, campagne e fonti di lead.

L'amministratore di sistema, il consulente o il rivenditore a valore aggiunto possono creare report personalizzati e possono rendere disponibile un report in una o più categorie, nonché da moduli per i relativi tipi di record o da elenchi per i relativi registrare i tipi.

I report possono anche essere assegnati a un'entità (caso, contatto, account, attività e così via) e possono essere visualizzati da tale entità facendo clic sul pulsante Rapporti nella barra degli strumenti.

Se il tuo profilo di sicurezza ti impedisce di accedere ai dati in Microsoft CRM, non sarai in grado di vedere quei dati nei rapporti che esegui. La funzione di segnalazione rispetta le impostazioni di sicurezza.

Le impostazioni nel tuo profilo di sicurezza determinano quali rapporti puoi vedere. Questa è un'altra area in cui Microsoft CRM si distingue, consentendo di impostare l'accesso di sicurezza multilivello per il personale. Ad esempio, puoi dare accesso solo al reparto Risorse umane a rapporti contenenti informazioni riservate quali salari e commissioni. O forse gli amministratori di sistema potrebbero limitare l'accesso ai report che richiedono molte risorse per impedire che i rapporti vengano lanciati per errore durante il giorno, quando il sistema è già occupato.

È possibile accedere ai report nella finestra Report o, per quei report collegati a specifiche entità come indicato, all'interno delle entità.

Ecco come eseguire il drill down dei risultati della ricerca del report (utile per le ricerche needle-in-the-haystack):

1. Nella parte inferiore del riquadro di navigazione, fare clic sul pulsante Luogo di lavoro. Quindi, nella parte superiore del riquadro, fare clic su Rapporti (in Il mio lavoro).

Viene visualizzata la finestra Rapporti. Ricorda, vedrai solo i report che il tuo profilo di sicurezza ti consente di vedere.

2. Compila la casella Cerca e fai clic sul pulsante Trova.

Questo è il primo metodo che stiamo usando per ridurre la dimensione della lista. Inserendo del testo nella casella Cerca, verranno elencati solo i report con quel testo in qualsiasi punto del display (ovvero nella colonna Nome report, Tipo di report, Modifica attivata o Descrizione).

3. Fare clic sulla freccia accanto alla casella Categoria e selezionare una categoria.

Questo è un altro modo per restringere i report elencati e risulta utile se sei un'azienda pesante nei rapporti.

4. Fare clic sulla freccia accanto alla casella Entità e selezionare un'entità.

La scelta di un'entità consente di trovare report collegati a quell'entità. Puoi scegliere tra account, casi, risposte della campagna, elenchi di marketing, citazioni e altro ancora.

5. Quando trovi il rapporto che stai cercando, fai clic per evidenziarlo.

6. Per eseguire il rapporto appena evidenziato, fai clic su Altre azioni nella barra degli strumenti della finestra e scegli Esegui rapporto.

Si apre la schermata del visualizzatore di report, in cui viene visualizzata una notifica generata dal report. Quindi vedi il report stesso.