Importazione di dati in MYOB - dummies

Sapevi che puoi importare dati in MYOB da altre applicazioni? Ad esempio, potresti avere un elenco di nomi e indirizzi dei clienti da qualche altra parte sul tuo computer (magari in un file Word, un file di database o in Excel) e desideri importare queste informazioni in MYOB. Ecco come importare i dettagli dei clienti o dei fornitori in un batter d'occhio.

Organizzazione dei dati

Il primo passaggio durante l'importazione dei dati consiste nel manipolare l'elenco dei clienti o dei fornitori in un formato comprensibile a MYOB.

1. Se i dettagli del cliente o del fornitore sono attualmente in un elaboratore di testi o database, provare a ottenere questi dettagli in un foglio di calcolo prima di provare a importare le informazioni in MYOB.

   Ad esempio, se i dati sono memorizzati in un database come Microsoft Access, in genere è possibile salvare questi dati in un formato che può essere aperto in Excel.

2. Usando un foglio di calcolo come Excel, disponi ordinatamente le informazioni in colonne.

   Metti in ordine i tuoi dati in modo che tutti i nomi siano elencati uno dopo l'altro, tutti gli indirizzi siano elencati uno dopo l'altro e così via. Con gli indirizzi, separa la strada, la città, lo stato e il codice postale in quattro colonne separate.

3. Inserisci una riga nella parte superiore dell'elenco (se non lo hai già fatto) che etichetta le colonne.

   Ad esempio, Nome, Telefono 1, Telefono 2, Contatto e così via. Questa riga è chiamata la tua riga di intestazione.

4. Salva questo foglio di calcolo come file delimitato da tabulazioni.

   Ad esempio in Excel, vai al menu File, fai clic su Salva come, quindi seleziona Tabulazione delimitata come tipo di file. Il formato di file delimitato da tabulazioni facilita la lettura del software MYOB.

Importazione dei dati

Ora che i dati sono organizzati, sei pronto per importare queste informazioni in MYOB. Tieni duro, ecco qui:

1. Dal menu File in MYOB, seleziona Import / Export Assistant.

2. Selezionare Importa dati e fare clic su Avanti.

3. Seleziona Schede come tipo di dati e Schede cliente o Schede fornitore come Tipo di carte.

4. Fare clic su Sfoglia, navigare fino alla cartella in cui sono stati salvati i dati e selezionare il file che si desidera importare. Fare clic su Avanti.

5. Smazza con le impostazioni e fai clic su Avanti.

   Le cose diventano piuttosto tecniche a questo punto. Ma non temere mai! Dì a MYOB che i tuoi dati sono separati da tab, che la prima riga contiene intestazioni, che se i dati esistono già vuoi aggiornarli e abbinare le carte usando il cognome. (Lo screenshot seguente mostra come sono queste impostazioni.)

   

6. Fare clic su Auto Match per ottenere MYOB in modo che corrisponda automaticamente ai campi e quindi fare clic su Avanti.

   In alternativa, è possibile abbinare i campi manualmente prima evidenziando il campo di importazione sulla sinistra e quindi facendo clic sul campo di importazione corrispondente sulla destra.Fallo uno alla volta fino a quando tutti i campi a sinistra sono abbinati a un campo a destra.

7. Quando richiesto, eseguire un backup del file.

   Perché preoccuparsi di eseguire il backup? Se si incasina l'importazione (che a volte accade la prima volta), è possibile ripristinare il backup e ricominciare.

8. Fai clic su Importa e meravigliati quando inizia il divertimento.

   A volte l'importazione richiede molto tempo, a volte solo pochi secondi. Tuttavia, l'importazione è completa quando viene visualizzato un messaggio delizioso per informarti del tuo successo (o fallimento). Se l'importazione è fallita, leggi attentamente il messaggio!

Risoluzione dei problemi in caso di problemi

L'importazione dei dettagli della carta nel file aziendale MYOB dovrebbe essere semplice, ma molti gremlin possono inviare un messaggio di errore a modo tuo. Se ricevi un messaggio dopo aver importato i dati dicendo che l'importazione ha avuto errori o avvisi, segui il prompt per visualizzare il log degli errori.

• Se l'importazione ha saltato un record, significa che qualcosa era così brutto che MYOB ha ignorato completamente questo cliente o fornitore.

• Se viene visualizzato un messaggio di avviso, significa che si è verificato un problema minore e MYOB ha rifiutato una parte dei dettagli di un cliente o fornitore (ad esempio, forse MYOB ha aggiunto il nome del cliente, ma non l'indirizzo o il numero di telefono).

Il registro degli errori mostra un elenco di ogni record che presenta un problema, con un codice di errore visualizzato all'inizio di ciascuno. All'inizio, questi codici di errore sembrano un gergo inintelligibile (l'errore -7, ad esempio, non significa molto per i non iniziati). Tuttavia, la parte superiore di questo rapporto fornisce un elenco di cosa significa ogni messaggio di errore.

Dopo aver identificato quali record non sono stati importati correttamente e perché, è possibile effettuare una delle due mosse. Se sono interessate solo alcune carte, apri il file della tua azienda e correggi queste carte una per una. D'altra parte, se la maggior parte dell'importazione non ha funzionato, la soluzione migliore è ripristinare il backup, correggere il file di importazione e riprovare.