Mantenendo i dati confidenziali dei dati di QuickBooks 2014 - dummies

I dati contabili sono spesso informazioni riservate. I tuoi dati QuickBooks mostrano quanti soldi hai in banca, ciò che devi ai creditori e quanto (o quanto poco!) Guadagni la tua azienda. Poiché queste informazioni sono private, la tua prima preoccupazione nell'amministrare un sistema di contabilità QuickBooks è mantenere i tuoi dati riservati.

Hai due metodi complementari per mantenere riservati i tuoi dati QuickBooks. Il primo metodo per mantenere la riservatezza si basa sulle funzionalità di sicurezza integrate in Microsoft Windows. L'altro metodo si basa sulle funzionalità di sicurezza di QuickBooks.

Utilizzo della protezione di Windows

È possibile utilizzare la protezione fornita da Microsoft Windows 7 o 8, Windows Vista o Windows XP per limitare l'accesso a un file (un file di programma o un file di dati) per utenti specifici. Ciò significa che è possibile utilizzare la sicurezza a livello di Windows per dire chi può e non può utilizzare il programma QuickBooks o accedere al file di dati di QuickBooks.

Se si sta già utilizzando la sicurezza a livello di Windows, l'utente (o qualcuno nel proprio ufficio) sa come utilizzare tale strumento per impedire l'accesso non autorizzato (o l'uso) di file di programma e file di dati. Per utilizzare la sicurezza a livello di Windows per QuickBooks, puoi semplicemente applicare le tue conoscenze generali esistenti al file di programma QuickBooks o al file di dati di QuickBooks.

Se non si utilizza già la sicurezza a livello di Windows, non è necessario prendere in giro la complicità dell'apprendimento del complicato sistema di sicurezza di Windows. È possibile utilizzare la sicurezza QuickBooks più semplice.

Utilizzo della protezione QuickBooks

È possibile proteggere la riservatezza dei dati QuickBooks assegnando una password a un file di dati dell'azienda QuickBooks. Puoi farlo durante la procedura di installazione di QuickBooks.

È inoltre possibile impostare una password scegliendo il comando Società → Imposta utenti e password → Cambia password. Quando si seleziona questo comando, QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Modifica password QuickBooks.

Per impostare una password, è sufficiente inserire la stessa password sia nella casella di testo Nuova password sia nella casella di testo Conferma nuova password. Si noti che la password è associata al nome utente Admin (che sta per amministratore).

Se non hai ancora impostato una password, non hai una vecchia password, quindi non vedrai una casella di testo Vecchia password. Se stai lavorando con una password di amministratore, devi anche fornire una domanda e una risposta a una sfida. (Questo ti permetterà di recuperare l'accesso al tuo file QuickBooks se dimentichi la password dell'amministratore.)

Ovviamente, si desidera impostare la password in modo che nessuno (nemmeno un computer) possa indovinarlo. Ciò significa che la tua password non dovrebbe essere una parola in un dizionario. Anche la tua password non dovrebbe essere un numero. E la tua password in particolare non dovrebbe essere una parola, una frase o un nome che alcuni colleghi possono facilmente capire.

Le password migliori (da un punto di vista della sicurezza) sono combinazioni prive di senso di lettere e numeri, come f34t5s o s3df43x2.

Dopo aver impostato la password, è necessario cambiarla periodicamente. Per cambiare la tua password, puoi anche scegliere il comando Azienda → Imposta utenti e password → Cambia password. QuickBooks visualizza nuovamente la finestra di dialogo Modifica password QuickBooks.

Questa volta, devi inserire la vecchia password nella casella di testo Cambia password. Quindi è necessario inserire la nuova password sia nella casella di testo Nuova password sia nella casella di testo Conferma nuova password.

QuickBooks richiede un nome utente e una password prima di aprire il file di dati dell'azienda. Ad esempio, se si assegna una password al file di dati dell'azienda, all'avvio di QuickBooks, viene visualizzata la finestra di dialogo Login QuickBooks, in cui immettere nome utente e password, quindi fare clic su OK. QuickBooks apre il file di dati. Se non è possibile fornire la password, QuickBooks non apre il file di dati.