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Quando si introducono più utenti del sistema di contabilità in QuickBooks 2012 si aumenta la necessità di controlli contabili. Avendo accesso al sistema di contabilità, gli utenti possono inavvertitamente introdurre errori nel sistema di contabilità o, sfortunatamente, alcuni utenti possono intenzionalmente frodare un'impresa.
Per questi motivi, alcune delle tecniche di controllo contabile QuickBooks per ridurre al minimo gli errori non intenzionali e ridurre al minimo l'opportunità di furto:
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Confrontare regolarmente i conteggi di inventario fisico con i record di contabilità di inventario. L'inventario, purtroppo, si restringe. Le persone - a volte dipendenti, ma spesso pseudo-clienti come i taccheggiatori - ruberanno l'inventario.
Pertanto, una delle cose che è necessario fare entrambe per ridurre al minimo le perdite di inventario e per mantenere accurati i record contabili è confrontare regolarmente i conteggi fisici del proprio inventario con quello che mostrano i record contabili.
Un piccolo minimarket, ad esempio, potrebbe voler confrontare l'inventario di tabacco su base giornaliera, l'inventario di birra e vino su base settimanale e tutti gli altri articoli di inventario di generi alimentari su base mensile o annuale. Questo approccio per il conteggio frequente degli oggetti più preziosi e più facili da rubare porta a due cose:
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Il ritiro dell'inventario viene rapidamente identificato.
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Il proprietario dell'azienda può ridurre al minimo il restringimento dell'inventario identificando il tipo di inventario che viene più spesso rubato o anche quando l'inventario viene più spesso rubato.
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Risoluzione dei conti bancari. Una cosa che gli imprenditori dovrebbero fare è riconciliare i loro conti bancari. Spesso, il furto dei dipendenti da parte del personale addetto alla contabilità si verifica quando i dipendenti capiscono come scrivere assegni sul conto bancario della società che il proprietario non vede. Un modo sicuro per trovare una transazione fittizia e fraudolenta è far riconciliare il proprietario con il conto bancario.
Se il proprietario riconcilia l'estratto conto, può confrontare la contabilità della banca per il conto con i record contabili QuickBooks della società. Eventuali discrepanze ovvie possono essere corrette, il che significa che i registri contabili di QuickBooks sono più accurati. Inoltre, eventuali transazioni traballanti e sospette tendono a diventare ovvi quando il proprietario della società osserva attentamente i controlli.
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Segregare la contabilità dalla custodia fisica laddove possibile. In una piccola azienda, è difficile separare sempre la contabilità di alcune attività dalla custodia fisica o dalla responsabilità fisica per quell'attività.Ad esempio, è difficile separare la contabilità di magazzino dalla custodia fisica o dall'accesso a quell'inventario.
Un commesso di un negozio, ad esempio, può facilmente essere in grado di rubare sigarette e anche regolare i registri di inventario attraverso le vendite di registratori di cassa per le sigarette. Tuttavia, ovunque sia possibile separare la custodia fisica dalla contabilità, si verifica un controllo degli errori incorporato.
Puoi chiedere al tuo CPA aiuto nella definizione di modi per separare la custodia fisica delle attività dai compiti contabili e contabili. E tu davvero, davvero dovresti farlo. Sfortunatamente, il furto degli impiegati è molto comune.
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Addestrare i dipendenti all'uso di QuickBooks. Dovresti addestrare i dipendenti a utilizzare QuickBooks se hai un'attività commerciale di qualsiasi dimensione per due motivi fondamentali:
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Qualcuno che sa come utilizzare QuickBooks ha meno probabilità di commettere errori involontari. Quindi, se è possibile, è consigliabile fornire alcuni dipendenti con l'aiuto o la formazione o entrambi. Queste risorse consentono alle persone di utilizzare le funzioni QuickBooks in modo più confortevole e più accurato per creare informazioni finanziarie che consentano di gestire meglio la tua attività.
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I registri contabili disordinati camuffano il furto degli impiegati. Spesso, una delle cose che si vedono quando si verifica un furto dei dipendenti è un record di contabilità davvero incasinato. Quindi la formazione non significa solo registrazioni contabili più accurate, ma anche che è meno probabile avere un ambiente favorevole al furto o appropriazione indebita.
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Chiudi il tuo file QuickBooks. Se segui un corso di Principles of Accounting, scoprirai che la chiusura indica una serie di procedure contabili che qualcuno effettua per azzerare i conti delle entrate e delle spese.
In QuickBooks, la chiusura indica qualcosa di diverso. Ma vuoi comunque chiudere il file QuickBooks per mantenere l'integrità dei tuoi dati. Ecco come: Scegli il comando Modifica → Preferenze, seleziona Contabilità, quindi la scheda Preferenze dell'azienda, quindi fai clic sul pulsante Data chiusura Imposta data / password. Quando QuickBooks ti richiede, specifica una "data di chiusura" e una password.
Dopo aver fornito queste informazioni, QuickBooks proibisce agli utenti o limita gli utenti a modificare o immettere transazioni datate prima della data di chiusura. (Solo le persone con la password possono apportare modifiche o immettere transazioni con date precedenti alla data di chiusura.)
