Lo scopo della contabilità per lavorare con QuickBooks 2012 - dummies

La cosa più importante da capire sulla contabilità per sfruttare al meglio il tuo lavoro in QuickBooks 2012 è che fornisce informazioni finanziarie alle parti interessate. Ogni funzione di contabilità qui descritta viene eseguita abilmente da ciascuna delle versioni di QuickBooks: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier e QuickBooks Enterprise.

Gli stakeholder sono le persone che fanno affari o interagiscono con un'azienda; comprendono manager, dipendenti, investitori, banche, venditori, autorità governative e agenzie che possono tassare un'impresa. Le esigenze informative di questi stakeholder determinano cosa deve fare un sistema di contabilità.

Esigenze informative di manager, investitori e imprenditori

La prima categoria di stakeholder comprende i manager, gli investitori e gli imprenditori dell'azienda. Questo gruppo ha bisogno di informazioni finanziarie per determinare se un'azienda sta facendo soldi. Questo gruppo vuole anche informazioni che permettano di capire se un'azienda è in crescita o in contrazione e quanto è sana o malata.

Per adempiere ai propri obblighi e doveri, questo gruppo ha spesso bisogno di informazioni dettagliate. Ad esempio, un manager o un imprenditore potrebbe voler sapere quali clienti sono particolarmente redditizi o non redditizi. Un investitore attivo potrebbe voler sapere quali linee di prodotti stanno crescendo o contraendo.

Una serie correlata di requisiti informativi riguarda la tenuta di registri patrimoniali e di responsabilità. Un patrimonio è qualcosa che possiede l'azienda, come contanti, inventario o attrezzature. Una responsabilità è un debito o obbligo che l'azienda deve, come i prestiti bancari e i debiti.

Ovviamente, qualcuno in un'azienda - forse un manager, contabile o contabile - deve avere registrazioni molto dettagliate dell'importo di denaro che l'impresa ha nei suoi conti bancari, l'inventario che l'impresa ha nel suo magazzino o in i suoi scaffali e le attrezzature che l'azienda possiede e utilizza nelle sue operazioni.

Qualcuno che lavora in un'azienda, gestisce un'impresa o investe attivamente in un'azienda ha bisogno di buone informazioni generali sugli affari finanziari dell'impresa e, in molti casi, di informazioni molto dettagliate su attività importanti (come denaro) e passività (come i prestiti bancari).

Esigenze informative dei creditori esterni

Una seconda categoria di stakeholder comprende aziende esterne che prestano denaro a un business e agenzie di reporting del credito che forniscono informazioni a questi istituti di credito.Ad esempio, le banche vogliono conoscere gli aspetti finanziari e le condizioni finanziarie di un'impresa prima di prestare denaro. Il sistema contabile deve produrre le informazioni finanziarie che una banca richiede per prendere in considerazione una richiesta di prestito.

Quali informazioni vogliono i creditori? I finanziatori vogliono sapere che un'azienda è redditizia e gode di un flusso di cassa positivo. I profitti e i flussi di cassa positivi consentono a un'impresa di rimborsare facilmente il debito. Una banca o un altro istituto di credito desidera anche vedere i beni che potrebbero essere liquidati, nel peggiore dei casi, per pagare un prestito - e anche altri debiti che possono rappresentare un credito sui beni dell'impresa.

I venditori in genere richiedono anche informazioni finanziarie da un'azienda. Un venditore spesso presta denaro a una ditta estendendo il credito commerciale. Ciò che è degno di nota in questo è che i venditori a volte richiedono una contabilità speciale.

Ad esempio, una delle categorie di venditori di cui una società come Wiley Publishing, Inc. si occupa sono autori. Al fine di pagare a un autore la royalty a cui ha diritto, Wiley dedica una discreta quantità di lavoro al calcolo degli importi delle royalty per unità, quindi riferisce e rimette tali importi agli autori.

Altre aziende a volte hanno requisiti finanziari simili per i fornitori. Franchisee (come l'uomo o la donna che possiede e gestisce il locale McDonald's) pagano una quota di franchising in base alle entrate. I rivenditori possono eseguire una contabilità e un reporting speciali al fine di usufruire di sconti e incentivi da parte dei produttori dei prodotti che vendono.

Esigenze informative delle agenzie governative

Le parti interessate prevedibili che richiedono informazioni finanziarie da un'azienda sono le agenzie governative federali e statali con giurisdizione sull'impresa. Ad esempio, ogni azienda negli Stati Uniti ha bisogno di riferire sulle proprie entrate, spese e profitti in modo che l'impresa possa calcolare correttamente l'imposta sul reddito dovuta al governo federale e quindi pagare quella tassa.

Le imprese con dipendenti devono inoltre riferire al governo federale e statale sulle retribuzioni corrisposte a tali dipendenti e pagare le imposte sui salari in base a parametri quali il numero di dipendenti, le retribuzioni corrisposte ai dipendenti e i sussidi di disoccupazione rivendicati dai dipendenti passati.

Fornire questo tipo di informazioni finanziarie alle agenzie governative rappresenta un dovere chiave del sistema contabile di un'impresa.

Esigenze informative per la creazione di moduli di business

Oltre ai rendiconti finanziari descritti nei paragrafi precedenti, i sistemi di contabilità svolgono in genere un altro compito chiave per le imprese: la produzione di moduli commerciali. Ad esempio, un sistema di contabilità produce quasi sempre gli assegni necessari per pagare i venditori.

Inoltre, un sistema di contabilità prepara le fatture e le assegni dei salari. Sistemi di contabilità più sofisticati, come quelli utilizzati dalle grandi aziende, preparano molte altre forme di business, tra cui ordini di acquisto, estratti conto mensili dei clienti, note di credito ai clienti, ricevute di vendita e così via.