QuickBooks 2008 For Dummies Cheat Sheet - dummies

Di Stephen L. Nelson

Your le risorse aziendali possono includere la capacità di lavorare con il software di contabilità QuickBooks. Questo pratico Cheat Sheet ti aiuta a costruire il tuo know-how per la contabilità: dalla gestione dei file di dati alla preparazione del libro paga, all'assemblaggio degli articoli per il tracciamento degli ordini con QuickBooks 2008.

Come impostare una data di chiusura e una password in QuickBooks

QuickBooks doesn Ti chiedono o addirittura ti permettono di "chiudere" mesi e anni, come facevano i vecchi sistemi di contabilità manuale. (Quando hai "chiuso" un vecchio periodo contabile, in realtà hai azzerato i conti delle entrate e delle spese e hai trasferito l'importo netto nei conti azionari del proprietario.)

Tuttavia, QuickBooks ti consente di utilizzare una data di chiusura e una password. Il tipo di data di chiusura impedisce a qualcuno di immettere transazioni prima della data specificata. Se si imposta una password di chiusura, ad esempio, qualcuno deve fornire tale password prima di immettere una transazione o modificare una transazione datata prima della data di chiusura. Se non si imposta una password di chiusura, viene avvisato qualcuno che tenta di inserire o modificare una transazione datata prima della data di chiusura, ma può comunque creare o modificare la voce.

Per impostare una data di chiusura, selezionare Modifica → Preferenze, fare clic sull'icona Contabilità, fare clic sulla scheda Preferenze dell'azienda, quindi inserire la data di chiusura (probabilmente la fine dell'anno completato più di recente) nel Data attraverso cui i libri sono chiusi. Per utilizzare una password di chiusura, fare clic sul pulsante Imposta password e utilizzare la finestra di dialogo visualizzata da QuickBooks per creare la password di chiusura.

Prepararsi a fare buste paga con QuickBooks 2008

Se si desidera utilizzare una delle opzioni del servizio Paghe QuickBooks perché si desidera risparmiare denaro, non si ha paura di un po 'di scartoffie, o forse si desidera la flessibilità extra che viene con farlo te stesso, è necessario registrarsi per il sapore appropriato del servizio.

Per impostare un servizio di gestione stipendi, preparati a saltare su Internet. Segui questi passi:

1. In QuickBooks, seleziona Dipendenti → Gestione stipendi → Servizio paghe ordini.

   QuickBooks si connette a Internet e visualizza la prima pagina di un modulo Web a più pagine che consente di firmare e impostare il servizio Paghe rapide.

2. Segui le istruzioni sullo schermo.

   Nota: L'impostazione del servizio Paghe rapide richiede di disporre di informazioni accurate sulla busta annuale per tutti i dipendenti e informazioni sulla percentuale di ritenuta d'acconto. Dovrai raccogliere tutte queste informazioni prima di iniziare. Il processo di creazione di buste paga - ammesso che tu abbia le informazioni a portata di mano e che tu abbia solo una manciata di dipendenti - non dovrebbe richiedere molto più di mezz'ora.

3. Pianifica il tuo libro paga.

   Dopo aver registrato (e impostato indirettamente) il servizio Paghe di QuickBooks, è necessario pianificare le attività imminenti relative ai salari. Per fare ciò, selezionare il comando Dipendenti → Aggiungi o Modifica pianificazioni stipendi.

   Quando QuickBooks visualizza la finestra Elenco pianificazioni retribuzioni, fare clic sul pulsante Pianificazione retribuzioni e quindi su Nuovo. Quando richiesto da QuickBooks, descrivi il libro paga che stai pianificando. Ad esempio, se stai impostando una busta paga settimanale, dai un nome al libro paga qualcosa come la busta paga del venerdì. Inoltre, descrivere la frequenza come settimanale, bisettimanale, semestrale e così via.

4. Descrivi i tuoi dipendenti.

   Devi descrivere ciascuno dei tuoi dipendenti e devi identificare a quale piano di produzione appartengono. Scegli Dipendenti → Centro Dipendenti. Fai clic sul pulsante Nuovo dipendente. Quindi, utilizzare le schede della finestra visualizzate da QuickBooks per fornire il nome, l'indirizzo, il numero di previdenza sociale e così via. Si noti che si utilizza la scheda Paghe e retribuzioni per specificare lo stipendio o lo stipendio del dipendente e per assegnare il dipendente a una busta paga pianificata.

Disattivazione di elementi di elenco in QuickBooks 2008

Una delle funzionalità ottimali di QuickBooks è che consente di semplificare gli elenchi nascondendo elementi non più attivi, inclusi quelli che si prevede di riattivare in seguito. Se hai dipendenti stagionali, puoi nasconderli dall'elenco dei dipendenti durante i periodi dell'anno in cui non funzionano. Oppure, se vendi catene chiave commemorative solo ogni cinque anni, puoi impedire loro di ingombrare la tua lista articoli negli anni scorsi. È inoltre possibile disattivare i clienti e i fornitori dai rispettivi elenchi.

Per disattivare qualcosa da un elenco, tutto ciò che devi fare è aprire l'elenco e fare doppio clic sull'elemento. Quando QuickBooks apre l'articolo, il dipendente, il cliente o il fornitore che si desidera disattivare, selezionare la casella di controllo Articolo è inattivo. (Il nome della casella di controllo cambia in base a ciò che si sta tentando di disattivare). Quindi fare clic su OK. QuickBooks nasconde questo membro dal tuo elenco. Alla successiva visualizzazione dell'elenco, viene visualizzata la casella Includi inattivi.

Per visualizzare e modificare i membri nascosti del tuo elenco, fai clic sulla casella Includi Inattivo. Tutti i membri inattivi vengono visualizzati con le icone X accanto a loro. Se si desidera riattivare un membro, tutto ciò che si deve fare è fare clic sull'icona X e il membro viene riattivato.

QuickBooks tiene traccia degli ordini d'acquisto

È possibile creare degli ordini QuickBooks anche se si ordinano prodotti per telefono o tramite il World Wide Web - ovvero, quando non si richiede la merce per iscritto. La compilazione degli ordini di acquisto ti consente di determinare quali articoli hai in ordine e quando arriveranno gli articoli. Tutto quello che dovrai fare è chiedere QuickBooks, "Cosa è in ordine, e quando arriverà, comunque? "Non dovrai mai più tormentarti per ricordare se hai ordinato quei mostri e quelle doohickeys.

E quando arriva il conto, lo avrai già specificato nel modulo PO. Dopo aver scritto tutti gli articoli sul tuo PO, non devi compilare una scheda Elementi sul tuo assegno quando paghi il conto.Oppure, se si stanno pagando le bollette con il metodo di pagamento dei conti, non è necessario compilare la scheda Articoli nella finestra Immetti fatture. Quando arrivano gli oggetti, tutto quello che devi fare è sapere QuickBooks; gli oggetti vengono immediatamente aggiunti al tuo inventario.

Utilizza gli ordini di acquisto per gli articoli che ordini, ovvero per gli articoli che riceverai e pagherai in futuro. Se acquisti oggetti al banco o ricevi articoli che non hai ordinato, ovviamente non hai bisogno di un PO. Quello che devi fare è pagare il conto e inventare gli articoli che hai appena acquistato.