Pianificazione di una riunione con Lotus Notes 6 - dummies

Per creare un nuovo Riunione, aprire prima il Calendario e quindi fare clic sul pulsante Pianifica un Riunione nella barra delle azioni. Viene visualizzato un modulo Riunione vuoto. Nella Figura 1 è possibile vedere un esempio di modulo Riunione.

Figura 1: Creazione di una nuova riunione.

La maggior parte dei campi in un modulo Riunione sono gli stessi di un modulo Appuntamento. È necessario inserire le nozioni di base, come un soggetto, quando, durata e posizione. Successivamente, passerai a considerare chi invitare.

Invito agli invitati

Nel caso più semplice, inserisci semplicemente i nomi delle persone che vuoi venire alla tua riunione. Compila semplicemente i campi della sezione Invitati (in basso a sinistra) e le sezioni Data, Ora e Luogo del nuovo modulo Riunione. Come puoi vedere nella Figura 1, puoi invitare tre tipi di persone: Richiesto, Opzionale e FYI.

• Obbligatorio: Chiunque il cui nome è elencato in questo campo è considerato da Notes come un partecipante obbligatorio della riunione. Questo è particolarmente importante quando chiedi a Notes di trovare gli orari migliori per una riunione usando lo Scheduler.

• Opzionale: Per quanto riguarda Notes, queste persone sono proprio come le persone Richieste. Le note consultano i loro programmi se chiedi a Notes di trovare i migliori orari per la tua riunione. Se una persona è elencata come invitato opzionale in un invito a una riunione, la sua presenza non è necessariamente obbligatoria.
• FYI: Utilizzare questo campo se si desidera inviare una convocazione - diversa da un invito - a qualcuno. Supponiamo che sia necessario pianificare un incontro con i membri del proprio team. Puoi inserire il nome di ciascun membro del team nel campo Richiesto ma inserire il nome del tuo capo nel campo FYI. In questo modo i tuoi colleghi riceveranno ciascuno un invito alla riunione, ma il tuo manager riceverà invece un avviso di riunione. In questo modo il tuo capo sa che stai partecipando alla riunione e che hai inviato gli inviti, ma anche che non è prevista la partecipazione.

Le persone nei campi Obbligatorio e Opzionale non vedranno i nomi di nessuno che elencherai nel campo FYI di un invito a una Riunione.

Fare clic sui pulsanti che sembrano una piccola rubrica sulla destra dei campi Richiesto, Opzionale e FYI per selezionare i nomi dalla Directory pubblica.

Il modo più semplice per creare un nuovo invito a una riunione è il seguente:

1. Nel campo Oggetto, inserire un oggetto.

2. Nei campi Quando, scegliere una data e un'ora di inizio e fine per la riunione.

3. Nei campi Dove, imposta la posizione.

4. Nei campi Invitati, inserisci i nomi delle persone che vuoi invitare.

5. Fai clic sul pulsante Salva e invia inviti nella barra delle azioni.

Tutti i tuoi Invitati ricevono un messaggio nella loro Posta in arrivo chiedendo loro di venire alla riunione.

L'unico problema con questo approccio - sebbene sia certamente diretto - è che in genere inizia una raffica di messaggi e-mail tra voi e i vostri ospiti. Sai, "Non riesco a farlo alle 9:30, ma che ne dici di 10? "Varietà. A seconda del numero di persone che inviti a una determinata riunione, potresti effettivamente trascorrere un po 'di tempo dopo aver inviato l'invito a cercare di coordinarle mentre ti rispondono con questi "Sì, posso" o "No, Non posso "risposte.

Puoi facilmente superare questo dilemma. Anziché utilizzare il semplice processo elencato sopra, chiedere allo strumento di pianificazione Notes di esaminare prima il calendario di ciascun invitato per trovare un momento comune in cui tutti sono disponibili. Armato di queste informazioni, è possibile impostare un tempo di incontro conveniente per (si spera) per tutti. Il tuo invito arriva nelle caselle di posta degli invitati già pre-caricate con una data e un'ora che sai (heh, heh) quando sono gratuite. Ovviamente, chiunque dei tuoi ospiti può ancora rifiutare, ma riduci le probabilità che ciò accada in modo drammatico perché eviti la maggior parte dei conflitti di pianificazione.

Utilizzo dell'Utilità di pianificazione

Per fare in modo che Notes suggerisca un momento ottimale per una riunione in base a quando i partecipanti alla riunione obbligatori e facoltativi sono disponibili, non fare ancora clic sul pulsante Salva e invia inviti. Piuttosto, compilare il modulo Riunione come di consueto e quindi fare clic sul pulsante Fare clic per visualizzare il pulsante Invitae, Stanza e Disponibilità risorse, che è possibile trovare nella sezione Pianificazione (in basso) del modulo Riunione. (Fare riferimento alla Figura 1.)

La Figura 2 mostra un esempio di invito alla riunione con lo Scheduler aperto.

Figura 2: Usa lo Scheduler per scoprire quando i tuoi ospiti sono disponibili per incontrarsi.

Quando si utilizza l'Utilità di pianificazione per fare in modo che Notes rilevi gli orari delle riunioni, sono disponibili due modi: per i migliori orari o per i dettagli della pianificazione. Innanzitutto, seleziona il pulsante di opzione Riepilogo (sotto l'intestazione Mostra, lato sinistro) per proteggere quella vista. Questa vista è probabilmente la più facile da usare perché puoi vedere a colpo d'occhio un insieme di suggerimenti temporali durante il quale tutte le persone che stai invitando sono disponibili.

Per utilizzare una delle volte suggerite da Notes, basta selezionare un orario conveniente per tutti dall'elenco a discesa Orari suggeriti per il giorno selezionato, quindi fare clic sul pulsante Utilizza ora selezionata sotto di esso. Le note quindi regoleranno i tempi dell'invito alla riunione. Puoi vedere i campi nel Whensection nella parte superiore del modulo Riunione cambiare di conseguenza quando fai clic su una voce in questo elenco.

Puoi anche fare clic su una delle date nel calendario del mese piccolo (in basso a destra del modulo) per esaminare un giorno diverso e per vedere quando i tuoi amici sono disponibili in quel giorno.

Controlla la piccola freccia accanto all'intestazione dell'elenco dei tempi suggeriti per il giorno selezionato. Fare clic su questa freccia per visualizzare più opzioni di disponibilità del programma.Dall'elenco a discesa visualizzato, è possibile scegliere di cercare il tempo libero compatibile durante un particolare giorno, settimana o mese. Ciò è particolarmente utile se le persone che stai invitando non hanno alcuna disponibilità sulla data originale che hai scelto.

Se hai problemi a trovare un orario che funziona per tutti i tuoi Invitati, fai clic sull'opzione Verifica se tutti possono partecipare e poi usa l'elenco a discesa seguente per scegliere un orario per un gruppo più piccolo di persone. Questo è utile quando stai cercando di pianificare un incontro con un numero maggiore - più di 20 - persone.

Un altro modo visivo per trovare le ore in cui i tuoi invitati sono disponibili è visualizzarli in base ai dettagli del programma. Seleziona il pulsante di opzione Dettagli (sotto l'intestazione Mostra) per visualizzare una tabella che mostra le ore in cui ognuno dei tuoi ospiti è disponibile. Puoi vedere una tale vista in Figura 3. Un vantaggio di questa tabella di pianificazione è che puoi vedere, a persona, la disponibilità di tempo libero nel corso di due settimane.

Figura 3: Visualizza i singoli dettagli del programma per trovare il tempo libero.

Trascina la barra verticale grande e trasparente finché non trovi un momento in cui tutti sono disponibili. (Diventa verde quando questo accade.) I blocchi bianchi nella tabella rappresentano i tempi che sono aperti e disponibili, ei blocchi colorati rappresentano i tempi in cui il partecipante dato è occupato in altro modo. Se tutti gli invitati non sono disponibili, la barra verticale diventa rossa per farti sapere che l'intero gruppo non può partecipare. (Un tasto nella parte inferiore dello schermo ti ricorda lo stato di ciascun colore.)

Indipendentemente dal metodo scelto per trovare un orario in cui è possibile soddisfare tutti, è necessario fare clic sul pulsante Salva e invia inviti sull'azione. bar quando hai finito.