Perfezionamento dei messaggi con Lotus Notes 6 - dummies

Prima di inviare un messaggio e-mail in Lotus Notes 6, è possibile definire Opzioni di consegna, Opzioni di sicurezza e Timbri di umore. Usa questi suggerimenti di Note per far sapere al tuo destinatario quanto è caldo il tuo messaggio o qual è il tuo stato d'animo; o per richiedere conferma di consegna, impostare i tempi di consegna e altro.

Dopo aver completato la composizione del corpo del messaggio, fai clic sul pulsante Opzioni di consegna lassù nella barra delle azioni, che conduce, inevitabilmente, alla finestra di dialogo Opzioni di consegna, come mostrato nella Figura 1. In questa finestra di dialogo, hai diversi scelte per consegna e sicurezza e divertimento.

(Potresti notare nei tuoi viaggi e nella finestra di dialogo che c'è una scheda Avanzate - la buona notizia è che probabilmente non dovrai giocarci.)

Figura 1: Imposta qui le opzioni di consegna.

Impostazione di un messaggio Livello di importanza

Nella sezione Opzioni di consegna, è possibile contrassegnare il livello di importanza del messaggio: Basso, Normale o Alto. Puoi impostare Note per contrassegnare i messaggi che contrassegni come Importanza elevata; questi messaggi vengono visualizzati con un'icona a forma di busta rossa nella Posta in arrivo del destinatario. Utilizzare questa funzione per avvisare il destinatario di un messaggio particolarmente importante, urgente o comunque critico in termini di tempo.

Aggiunta di un timbro di umore a un messaggio

L'uso dell'elenco di timbri di umore è un modo per entrare in contatto con il bambino interiore (elettronico). Un Mood Stamp è solo un'immagine che appare nella parte superiore del corpo del tuo messaggio in modo che il tuo lettore sappia come ti sentivi quando hai inviato il messaggio. Anche i messaggi stampati sull'impressione sono contrassegnati come tali nella Posta in arrivo del destinatario.

Puoi scegliere tra diversi timbri di stato, inclusi Privato, Fiamma e Scherzo. Per divertimento, prova ognuno a vedere come sono. La selezione Joke è utile se vuoi inviare un messaggio che è solo un po 'sarcastico, e devi assicurarti che il tuo lettore capisca che sì, stavi solo scherzando!

Per scegliere un timbro, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto all'elenco a discesa Timbro Mood. Scorri l'elenco per fare la tua scelta. Per visualizzare l'anteprima di un timbro Mood, fai clic sul suo nome nell'elenco a discesa e la relativa icona viene visualizzata sotto quell'elenco. Fai clic sul pulsante OK e il timbro Mood appare nel tuo nuovo messaggio. Se non si desidera alcun timbro Mood nel messaggio in uscita, lasciare il set Normale predefinito.

Richiesta di un messaggio Rapporto di consegna

Effettua le scelte dall'elenco delle opzioni del rapporto di consegna per specificare quando e se ti verrà notificato lo stato di consegna dei tuoi messaggi. Le tue quattro scelte relative a un rapporto di consegna sono Solo in caso di errore, Conferma consegna, Traccia percorso intero e Nessuna.

• Solo in caso di fallimento: Nessuna notizia è una buona notizia. In altre parole, Notes ti informa solo nel caso in cui il tuo messaggio non possa essere consegnato per qualche motivo.
• Conferma consegna: Questa è la scelta per te se sei un po 'meno ottimista. In questo caso, Notes ti dice esattamente quando e dove è stato consegnato il tuo messaggio.
• Traccia intero percorso: Questa scelta ti dice dove (e a che ora) il tuo messaggio si è fermato sul suo percorso verso il tuo destinatario. (Potrebbe sembrare interessante, ma probabilmente non ti interessa molto.)
• Nessuno: Scegli questo e fai attenzione al vento, senza preoccuparti di sapere se il tuo messaggio viene consegnato o meno. (Questa è l'impostazione predefinita.)

Se si sceglie un'opzione di consegna diversa da Nessuna, si riceve un rapporto di conferma consegna (solo un messaggio e-mail dalla propria rete) non appena il messaggio che hai mandato arriva. Quando ciò dipenderà interamente dalla rete. Se il destinatario è lontano, ad esempio in un'azienda diversa, potrebbero essere necessarie alcune ore o addirittura un'intera giornata per la consegna del messaggio.

Impostazione della priorità di consegna per un messaggio

Un'altra scelta dalla finestra di dialogo Opzioni di consegna - Priorità di consegna - si riferisce alla velocità con cui si desidera che Notes invii il messaggio:

• Basso: Selezionare questo per inviare il messaggio a tarda notte quando la rete non è così occupata.
• Normale: Scegliere questa opzione per inviare il messaggio il più presto possibile in base ai programmi di consegna della posta creati dall'amministratore. (Questo è l'impostazione predefinita).
• Alto: La scelta di questo invia il messaggio in questo momento - fai un passo indietro, passando!

Se includi un allegato enorme in un messaggio, considera di contrassegnarlo come Priorità bassa. Il messaggio non verrà consegnato fino a quando non sarai a casa profondamente addormentato, ma potrebbe costare meno soldi alla tua azienda per inviarlo a tarda notte. Forse questo è un modo per guadagnare il premio Employee of the Month!

Firma di un messaggio

Firmi i messaggi per lo stesso motivo per cui firmi assegni o documenti ufficiali: per dimostrare che sono veramente da te. Non è necessario firmare un promemoria meet-me-per-caffè, ma quando si invia un messaggio con informazioni cruciali o sensibili, è possibile che Notes 6 dimostri che il messaggio proviene davvero da te.

Ora, ovviamente, non puoi grattare la tua firma sullo schermo in fondo a un memo. (Beh, in realtà, è possibile, ma il tuo capo non sarebbe in grado di apprezzarlo.) Firma un messaggio selezionando la casella di controllo Segno nella sezione Opzioni di sicurezza della finestra di dialogo Opzioni di consegna.

La firma che usi in Notes 6 è ancora più difficile da falsificare del tuo stesso John Hancock perché è un codice numerico speciale aggiunto al messaggio quando lo si invia e controllato dal computer del destinatario quando il messaggio viene aperto. Il memo non ha una firma reale su di esso, ma questo tipo di messaggio appare nella parte inferiore dello schermo:

Firmato da Alan Dunkel / Primus il 07-1-02 8: 30: 46 AM, secondo Primus.

Criptazione di un messaggio

Abbastanza sicuro, il mondo è pieno di ficcanaso, cattivi e spie.Se si utilizza un modem, si inviano i messaggi su linee telefoniche in cui una persona non è in grado di intercettarla e leggerla in qualche modo. (È davvero, davvero improbabile che ciò accada, ma hey, non si sa mai.) Questo non è un grosso problema per i tuoi messaggi casuali, ma se si invia un messaggio che include informazioni come informazioni aziendali riservate, valutazioni delle prestazioni dei dipendenti, o solo un gossip davvero buono che non vuoi che nessun altro legga, puoi cifrarlo.

Quando si utilizza l'opzione di sicurezza di crittografia Notes, si è sicuri al 100% che solo il destinatario previsto sarà in grado di leggerlo.

Per crittografare un messaggio, selezionare la casella di controllo Crittografa dalla sezione Opzioni di sicurezza della finestra di dialogo Opzioni di consegna. Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo quando hai finito.

Quando si invia un messaggio crittografato, Notes esegue lo scrambling per te: dietro le quinte. Quando i destinatari aprono il messaggio, vedono il contenuto proprio come lo hai scritto. In altre parole, il lettore di un messaggio crittografato non deve fare nulla di speciale per decrittografare un messaggio crittografato. Solo i destinatari con gli ID utente appropriati possono leggere la parte crittografata del messaggio. L'unico che vedrà l'effettiva versione confusa è la povera spia che intercetta il messaggio in transito.

Se invii un messaggio di posta elettronica a una persona che utilizza un diverso programma di posta elettronica o se stai inviando il tuo messaggio attraverso Internet, controlla prima con l'amministratore di Notes della tua azienda per vedere se sarai in grado per crittografarlo.

Richiesta di una ricevuta di ritorno per un messaggio

Se si utilizza la finestra di dialogo Opzioni di consegna per richiedere una ricevuta di ritorno per un messaggio, la rete notifica automaticamente all'utente quando il destinatario legge il messaggio. Questo è diverso dal richiedere un rapporto di conferma di consegna, che indica solo quando il messaggio è arrivato nel database di posta del destinatario. In genere, si richiede un rapporto di ricevuta (è sufficiente abilitare la casella di controllo Ricevuta di ritorno) per evitare la scusa "Non ho mai visto il messaggio" e richiedere un rapporto di conferma di consegna per eliminare "Non ho mai ricevuto il messaggio; la rete deve averla persa "scusa.

Se stai inviando un messaggio a qualcuno che non utilizza Note o se il tuo messaggio sta navigando su Internet, potresti non essere in grado di ricevere i rapporti di ricevuta da loro.

Prevenzione della copia di un messaggio

Un'altra opzione di sicurezza di Notes è a vostra disposizione per impedire la copia. Quando si seleziona la casella di controllo Impedisci copia, è possibile essere certi che la persona che riceve il messaggio non sarà in grado di inoltrarla a nessun altro. Infatti, non saranno nemmeno in grado di copiare (Modifica -> Copia) il tuo promemoria negli Appunti, nel caso in cui siano intenti a un po 'di illecito incollare (Modifica -> Incolla). La scelta dell'opzione Prevent Copying garantisce che ciò che invii a una persona non venga spammato in tutta la tua azienda.

Quando hai finito di selezionare le opzioni di consegna, fai clic su OK per tornare al tuo documento. Nella maggior parte dei casi, dopo aver preso la tua decisione di fronte a queste opzioni, fai clic sul pulsante Invia e File.

Se la tua testa gira da tutte queste opzioni di consegna, non lasciarti abbattere. Devi usarli solo in circostanze speciali. In effetti, per la maggior parte dei messaggi, soffierete direttamente sulle opzioni di consegna senza aprire la finestra di dialogo Opzioni di consegna e senza pensarci due volte. Che sollievo!

Se si scopre di visitare sempre la finestra di dialogo Opzioni di consegna per firmare e crittografare i messaggi, è possibile selezionare la casella di controllo Salva queste opzioni di sicurezza come predefinita. In questo modo, tutti i nuovi messaggi creati avranno le stesse impostazioni di sicurezza. Naturalmente, puoi sempre cambiare idea tornando alla finestra di dialogo Opzioni di consegna per modificare un'impostazione predefinita o per modificare le impostazioni di sicurezza predefinite.