Comprensione della conservazione dei documenti con QuickBooks 2011 - manichini

Anche con QuickBooks in giro, i contabili spesso si domandano quanto a lungo debbano conservare vecchi rapporti, copie di fatture e altri bit di informazioni contabili. Non esiste una risposta valida per tutti, ma QuickBooks può aiutarti con la conservazione dei documenti. Tuttavia, ci sono alcune cose a cui pensare:

• Considerare se l'altra parte di una transazione vorrà mai le informazioni. Ad esempio, se stai litigando crudamente con un venditore per sapere se hai pagato qualche fattura, è logico aggrapparti a quelle fatture del venditore e qualsiasi record del tuo pagamento finché l'argomento può continuare. Ciò significa che qualsiasi documento cartaceo che documenti le fatture ei pagamenti del fornitore non deve necessariamente essere mantenuto se non si ha un problema.

• Considerare i requisiti di contabilità fiscale. Per legge (molte persone non si rendono conto di questo), è necessario un business per mantenere i registri contabili al fine di segnalare i profitti, le perdite, il reddito e le detrazioni all'Internal Revenue Service. Ciò significa che qualsiasi cosa di cui hai bisogno per calcolare i tuoi profitti o elementi sostanziali dei tuoi calcoli dovrebbero essere mantenuti. Tuttavia, esiste uno statuto di limitazioni che in genere viene eseguito tre anni dalla data in cui è stato archiviato per ultimo il reso. Ciò significa che, nella maggior parte dei casi, non è necessario conservare documenti che risalgono a più di tre anni rispetto al rendimento a cui si riferisce. È necessaria una parola di cautela perché esistono un paio di eccezioni a questo statuto di limitazioni di tre anni:

  • Se sei stato veramente sciatto e attraverso il tuo reddito lordo omesso trascurato del 25 percento di quello che mostra il tuo rendimento, lo statuto delle limitazioni equivale a sei anni.

  • Se non viene presentata alcuna dichiarazione o viene presentata una dichiarazione fraudolenta, non esiste alcuna limitazione di legge.

• Considera i vecchi record che potresti aver bisogno in futuro per calcolare un articolo per la dichiarazione dei redditi. Questi devono essere mantenuti. Ad esempio, se hai acquistato una fabbrica 30 anni fa, conserva i documenti di acquisto fino a quando non vendi la fabbrica.

• Considera che in alcune industrie esistono altre regole o regolamenti di conservazione dei documenti. Ad esempio, se sei un medico, conservi i dati dei tuoi vecchi pazienti - e questo può includere le informazioni contabili dei pazienti - per più di tre anni. Queste altre regole di conservazione dei documenti variano a seconda del settore. Scopri quali sono le regole per il tuo settore.

Potresti volerci pensare due volte semplicemente a buttar via i documenti finanziari.Potresti voler distruggerli. Alcuni grandi negozi di forniture per ufficio offrono servizi di triturazione in negozio a prezzi ragionevoli.