Utilizzando QuickBooks per gestire l'inventario in un'azienda manifatturiera - manichini

Il monitoraggio dell'inventario in un'azienda manifatturiera è più difficile rispetto ad altri tipi di attività commerciali. Quando si riduce tutto alla sua essenza in QuickBooks, il problema deriva da un paio di requisiti contabili ingannevoli:

• In un ambiente di produzione, il produttore combina elementi di materie prime in articoli finiti. Ciò significa - e questa è la parte più difficile - che il processo di produzione riduce il conteggio e il valore delle scorte per alcuni articoli (le materie prime oi componenti) e allo stesso tempo aumenta il conteggio e il valore dell'altro, finito- articoli
• In un ambiente di produzione, le regole dicono che non si conta solo il valore degli articoli nei valori di inventario dell'elemento merce finita. Conti anche il costo della manodopera e le spese generali di fabbrica utilizzate nella produzione degli articoli.

QuickBooks risolve il primo problema relativo all'inventario di produzione, ma non risolve o affronta il secondo problema. Fortunatamente, finché sei un piccolo produttore, probabilmente non dovrai preoccuparti troppo del secondo problema. Dovresti chiedere al tuo CPA su questo. Ma non preoccuparti: il Congresso e l'Internal Revenue Service hanno fornito un sacco di scappatoie che rendono la contabilità più facile per i piccoli.

Gestione dell'inventario prodotto in modo semplice

Se si utilizza QuickBooks Pro o alcune versioni precedenti di QuickBooks Premier, non si ha la possibilità di tenere conto della produzione di inventario in QuickBooks. Il meglio che puoi fare è raggruppare gli articoli da combinare in singoli articoli nella fattura di un cliente.

Questo approccio sembra sciatto, ma non è così male come si potrebbe pensare a prima vista. È possibile scegliere di mostrare solo la voce di gruppo in una fattura cliente. Ciò significa - riprendendo l'esempio del fiorista che vende rose rosse e vasi - che il fioraio può "fabbricare" un vaso di cristallo di una dozzina di rose rosse e quindi mostrare l'oggetto fabbricato come articolo di gruppo nella fattura del cliente.

L'unica cosa che è problematica nell'approccio "usa un articolo di gruppo" è che non ti dà un modo per tenere traccia dei valori di inventario dei prodotti finiti.

Esecuzione della contabilità di inventario in QuickBooks

Per tenere conto della produzione di inventario nelle soluzioni QuickBooks Premier o QuickBooks Enterprise, si aggiungono articoli di assemblaggio di inventario all'elenco di articoli per quegli articoli che si producono. Registri anche la produzione di articoli come tu … beh, produci loro.

Supponiamo che la porcellana Pine Lake acquisti e riveli principalmente tazze da caffè e altre decorazioni in porcellana. Ma supponiamo anche che una volta all'anno, Pine Lake Porcelain raccolga una collezione di tazze da caffè rosse in un set regalo di San Valentino. In questo caso, QuickBooks può registrare l'assemblaggio di un set regalo in scatola che combina, per esempio, quattro tazze da caffè rosse, una scatola di cartone e un involucro di carta velina.

Aggiunta di articoli di assemblaggio inventario

Per descrivere articoli fabbricati, segui questi passaggi:

1. Scegli elenchi → Elenco articoli.

   QuickBooks visualizza la finestra Elenco voci.

2. Fare clic sul pulsante Articolo nella finestra Elenco articoli e selezionare Nuovo dall'elenco a discesa.

   QuickBooks visualizza la finestra Nuovo elemento.

3. Scegli la voce Gruppo di inventario dall'elenco a discesa Tipo.

   QuickBooks visualizza la versione di Inventory Assembly della finestra New Item.

4. Specifica l'account da utilizzare per tenere traccia del costo di questo articolo quando lo vendi.

   QuickBooks suggerisce il costo del venduto. Se hai creato altri account per i tuoi COG, tuttavia, scegli l'altro account appropriato.

5. Descrivi l'oggetto prodotto.

   Digitare una descrizione dell'elemento che si desidera visualizzare nei documenti che i clienti vedono, come le fatture. (QuickBooks suggerisce come predefinita la stessa descrizione che hai usato nella casella di testo Descrizione sulle transazioni d'acquisto.)

6. Inserisci l'importo che addebiterai per l'articolo nella casella Prezzo di vendita.
7. Indicare se l'articolo prodotto è soggetto all'imposta sulle vendite utilizzando l'elenco a discesa Codice fiscale.
8. Utilizzare l'elenco a discesa Conto entrate per specificare l'account che si desidera che QuickBooks utilizzi per tenere traccia delle entrate derivanti dalla vendita dell'articolo.
9. Identifica i componenti che entrano nell'elemento finito.

   Utilizzare l'elenco Distinta materiali per identificare i singoli elementi del componente e le quantità necessarie per creare l'assieme dell'inventario. Ogni elemento componente va su una riga separata nell'elenco. Non essere troppo ridondante, ma tieni presente che identifichi sia l'elemento componente sia il numero di elementi componenti necessari.

10. Identifica l'account dell'asset.

    Specificare l'altro account di asset corrente che si desidera che QuickBooks utilizzi per tenere traccia del valore di questo articolo dello spazio pubblicitario.

11. Seleziona un punto di costruzione.

    Utilizza le caselle Punto di costruzione per specificare la quantità di scorte più bassa di questo articolo che può rimanere prima di produrne di più. Quando il livello di inventario scende a questa quantità, QuickBooks aggiunge un promemoria all'elenco dei promemoria, notificando che è necessario produrre più articoli.

12. Ignora le caselle disponibili e il valore totale.

    Vedi quella scatola a portata di mano? Lasciatelo a zero. Per inserire un numero ora è necessario registrare una transazione non classificata e non si desidera farlo. Vai avanti e lascia il campo Valore totale anche a zero.

13. Lascia vuota la casella A o inserisci la data corrente.

    Non importa.

La versione di Inventory Assembly della finestra New Item.

Produzione di registrazione o assemblaggio di articoli

Per creare un assemblaggio, selezionare il comando Fornitori → Attività di inventario → Costruisci assemblaggi.QuickBooks visualizza la finestra Crea assiemi. Tutto ciò che fai è scegliere la cosa che vuoi costruire dall'elenco a discesa Elemento dell'Assieme e quindi inserire la quantità che tu (o un collaboratore sfortunato) hai costruito nella casella Quantità da costruire nell'angolo in basso a destra. Quindi fai clic sul pulsante Build & Close o Build & New. (Fare clic sul pulsante Crea e Nuovo se si desidera registrare l'assemblaggio di alcuni altri elementi.)

La versione Build Assembly della finestra New Item.

Ecco alcune cose da ricordare sul comando Costruisci Assemblee:

• Nell'angolo in alto a destra della finestra, QuickBooks mostra la quantità dell'assieme che hai a disposizione e il numero di clienti che hanno effettuato ordini. È un'informazione molto utile da avere, quindi ricorda che è lì.
• Una tabella nella finestra Crea assiemi mostra ciò che entra nel tuo prodotto. Non che ti interessi, ma questa è una distinta dei materiali.
• Nella parte inferiore dell'elenco delle distinte materiali, QuickBooks mostra il numero massimo di assiemi che è possibile effettuare, in base alle attuali disponibilità di magazzino.
• Quando costruisci un oggetto, QuickBooks regola i conteggi delle scorte. Se si creano confezioni regalo in scatola, ognuna con quattro tazze rosse e due fazzolettini, QuickBooks riduce il numero di oggetti di tazze rosse e tessuti avvolgenti, e aumenta il numero di articoli dei set regalo in scatola quando si registra l'assemblaggio.

Alcuni componenti utilizzati in un assieme potrebbero non essere articoli di magazzino. È possibile utilizzare parti non originali in un assieme.

Gestione di più posizioni di magazzino

Le soluzioni aziendali QuickBooks ti consentono di gestire la sfida della conservazione dei registri di archiviazione degli spazi pubblicitari in più posizioni. Per attivare questa funzionalità, chiamata Traccia inventario avanzato, selezionare il comando Modifica → Preferenze, fare clic su Elementi e inventario, fare clic sulla scheda Preferenze dell'azienda, quindi fare clic sul pulsante Impostazioni inventario avanzato.

Se si utilizza la versione Enterprise di QuickBooks, QuickBooks visualizza le finestre di dialogo che consentono di creare un elenco di siti di inventario e aggiunge campi alle finestre e finestre di dialogo appropriate in modo da tenere traccia degli articoli di magazzino per sito. Se non si utilizza la versione Enterprise di QuickBooks, QuickBooks visualizza le informazioni su come eseguire l'aggiornamento a Enterprise Solutions.