Video: Delete Duplicated Email 2024
Trovare fastidiosi duplicati nel tuo ACT! Il database del 2007 è difficile ma non impossibile. Perché avere più record per la stessa persona o azienda è comune, ACT! consente di verificare facilmente i record duplicati in base a criteri predefiniti. È quindi possibile creare una ricerca dei record duplicati ed eliminarli. È inoltre possibile modificare i criteri utilizzati per trovare questi record duplicati.
Per eliminare i contatti duplicati, attenersi alla seguente procedura:
1. Da qualsiasi atto! schermo, selezionare Strumenti -> Cerca duplicati.
Per impostazione predefinita, ACT! cerca i record dei contatti duplicati in base al nome dell'azienda, al nome del contatto e al numero di telefono. Se il contenuto di questi tre campi è identico per due o più contatti, ACT! li vede come duplicati. Ora puoi specificare come ACT! controlla i record dei contatti duplicati nella finestra di dialogo Duplicate Checking.
2. Nell'area Trova duplicati, seleziona i tre campi che vuoi ACT! da utilizzare per cercare dati di contatto duplicati.
3. Clicca OK.
Si apre la lista dei contatti, insieme a una finestra di dialogo che informa che sono stati trovati i duplicati, chiedendo se si desidera combinarli. Da questo elenco, è possibile eliminare record, mantenere record o combinare record duplicati.
4. Se si desidera combinare i duplicati, fare clic su Sì per continuare al prompt.
Si apre la finestra Copia / Sposta dati di contatto. Questa è la prima di sei finestre che attraversi quando unisci i contatti duplicati. L'unione dei duplicati è un compito lento e estenuante; devi unire i tuoi duplicati su base pair-by-pair. Dopo che i contatti sono stati uniti, non esiste una funzione di separazione. Procedi con cautela!
Mentre avanzi nella procedura guidata, esegui le seguenti sei attività:
• Seleziona un set di duplicati.
• Decidere se si desidera copiare le informazioni dal primo record del contatto al secondo record del contatto - o viceversa.
• Scegli una fonte e un contatto. A seconda della scelta, uno dei contatti diventa la fonte e l'altro è l'obiettivo. Per impostazione predefinita, il nuovo contatto unito contiene tutte le informazioni di destinazione. Se si desidera conservare qualsiasi informazione sul campo sorgente, fare clic nel campo e quindi fare clic sul pulsante Copia.
• Scegliere se si desidera spostare le informazioni aggiuntive dalla sorgente alla destinazione o fare in modo che le informazioni rimangano duplicate su entrambi i record.
• Seleziona gli elementi aggiuntivi che vuoi unire insieme: note, cronologia, attività, opportunità, contatti secondari e documenti.Se il contatto sorgente ha tre note e il bersaglio ha quattro note diverse, il contatto finale termina con sette note.
• Indicare se conservare o eliminare il record sorgente. Per comodità, ACT! riassume le informazioni per facilitare la tua decisione. Se si decide di eliminare il record sorgente, fare clic su Sì sull'avviso spaventoso che conferma la possibilità di perdere informazioni.
5. Fai clic su Fine.
I tuoi due record duplicati si fondono in uno solo.
Non è possibile ripristinare i record cancellati o le informazioni di contatto. Se elimini inavvertitamente informazioni importanti, vai immediatamente al tuo file di backup e ripristina le tue informazioni.
