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Potresti aver notato il comando Condense per il file di dati di QuickBooks. Che cosa fa? Buona domanda. Il processo di condensazione dei file QuickBooks fa due cose:
- Il comando Condensa di QuickBooks crea una copia permanente del file di dati di QuickBooks. (Questa copia è denominata copia di archivio del file.) Una copia di archivio del file aziendale equivale a un'istantanea del file aziendale così come esiste in un determinato momento. Se in seguito qualcuno ha una domanda - forse il tuo commercialista o un auditor federale o statale - puoi utilizzare la copia di archivio del file di dati per mostrare come appariva il file della società in un determinato momento.
- Il processo di condensazione dei file rende il file di dati più piccolo riepilogando molte vecchie transazioni dettagliate e chiuse che utilizzano voci di diario mostrate.
Poiché questa condensazione e archiviazione può essere un po 'confusa, riepiloghiamo rapidamente esattamente cosa succede quando condensate il file aziendale QuickBooks. Ecco cosa fa in genere QuickBooks durante il processo:
- Salva una copia di archivio dei file della tua azienda: Quando si condensa il file aziendale QuickBooks, QuickBooks salva una copia di archivio di quel file.
- Rimuove le transazioni chiuse: Come parte del processo di condensazione, QuickBooks ti offre l'opportunità di rimuovere le vecchie transazioni chiuse dalla versione corrente e funzionante del file aziendale QuickBooks. Ricorda che l'archiviazione crea una copia di archivio del file aziendale QuickBooks. Hai comunque la versione funzionante del file aziendale QuickBooks, ed è questa versione attuale e funzionante del file aziendale QuickBooks che viene ripulito, o condensato, dalla rimozione di vecchie transazioni chiuse.
Le transazioni chiuse sono transazioni che QuickBooks non deve più tracciare nei dettagli. Una vecchia fattura cliente - dopo che è stata pagata - è una transazione chiusa. Un vecchio assegno scritto ad un venditore - dopo che è stato cancellato dalla banca - è una transazione chiusa.
- Riepiloga le transazioni chiuse: Poiché le vecchie transazioni chiuse vengono rimosse dal file di dati di QuickBooks, la condensazione tipicamente crea voci di giornale mensili di riepilogo per le vecchie transazioni chiuse e inserisce queste transazioni di riepilogo nella versione corrente, funzionante del File di dati QuickBooks. Queste voci di diario mensili di riepilogo consentono di continuare a preparare rendiconti finanziari mensili. Anche se l'archiviazione rimuove tutte le vecchie transazioni chiuse da, diciamo, gennaio 2011, è ancora possibile produrre rendiconti finanziari per gennaio 2011 nel 2017.Per produrre rendiconti finanziari mensili per gennaio 2011, QuickBooks utilizza le voci di giornale mensili di riepilogo.
- Cancella la pista di controllo: QuickBooks mantiene una pista di controllo che mostra chi ha inserito quali transazioni. Un effetto quasi nascosto della pulizia dei file di dati di QuickBooks riguarda la pista di controllo. Se si pulisce un file aziendale e si indica che il file aziendale deve essere condensato, QuickBooks cancella la traccia di controllo prima della data "le transazioni chiuse rimosse prima o prima". In altre parole, per il periodo in cui QuickBooks rimuove le vecchie transazioni chiuse, rimuove anche la traccia di controllo di tali transazioni.
Il processo di file condense in genere significa creare una copia del file di dati QuickBooks che è stato archiviato da qualche parte e quindi creare una versione ridotta del file aziendale funzionante. Il comando che usi per condensare il file aziendale QuickBooks, tuttavia, ti consente anche di creare file aziendali quasi vuoti. La maggior parte delle persone non ha mai bisogno di usare questa opzione.
Esiste forse una sola categoria di utenti QuickBooks che potrebbero voler creare file aziendali quasi vuoti: CPA e consulenti (che desiderano riutilizzare un file aziendale per un'altra unità di business o un cliente) potrebbero voler utilizzare questo comando per creare un'azienda file di dati che hanno già molti degli elenchi impostati.
