5 Buoni controlli contabili che riducono al minimo il furto - dummy

Ecco un riepilogo di cinque potenti tecniche per ridurre al minimo i problemi che si presentano quando hai persone con livelli e livelli di abilità diversi di affidabilità che funziona con i dati di QuickBooks:

• Confrontare regolarmente i conteggi di inventario fisico con i record di contabilità di inventario. Una delle cose che puoi fare, sia per minimizzare le perdite di inventario che per mantenere accurati i record contabili, è di confrontare regolarmente i conteggi fisici del tuo inventario con quello che mostrano i tuoi documenti contabili.

  Questo approccio per il conteggio frequente degli oggetti più preziosi e più facili da rubare porta a due cose:

  • Il ritiro dell'inventario viene rapidamente identificato.

  • Il proprietario dell'azienda può ridurre al minimo il restringimento dell'inventario identificando il tipo di inventario che viene più spesso rubato o anche quando l'inventario viene più spesso rubato.

• Riconciliare i conti bancari. Un altro metodo che i proprietari di aziende dovrebbero utilizzare è quello di riconciliare i propri conti bancari. Spesso, il furto dei dipendenti da parte del personale addetto alla contabilità avviene quando gli impiegati capiscono come scrivere assegni sul conto bancario della società che il proprietario non vede.

  Un modo sicuro per trovare una transazione fittizia e fraudolenta è far riconciliare il proprietario con il conto bancario. Inoltre, eventuali transazioni traballanti e sospette tendono a diventare ovvi quando il proprietario della società osserva attentamente i controlli.

• Segregare la contabilità dalla custodia fisica laddove possibile. In una piccola impresa, è difficile separare sempre la contabilità di alcune attività dall'affidamento fisico o dalla responsabilità fisica per quell'attività.

  Ad esempio, è difficile separare la contabilità di inventario dalla custodia fisica o dall'accesso a quell'inventario. Un commesso di negozio, ad esempio, può facilmente essere in grado di rubare sigarette e anche regolare i registri delle giacenze tramite le vendite di registratori di cassa per le sigarette. Tuttavia, ovunque sia possibile separare la custodia fisica dalla contabilità, si verifica un controllo degli errori incorporato. La persona che fa la contabilità controlla indirettamente la custodia dei beni dei custodi fisici.

• Addestrare i dipendenti all'uso di QuickBooks. Dovresti addestrare i dipendenti a utilizzare QuickBooks se hai un'attività commerciale di qualsiasi dimensione per due motivi fondamentali:

  • In primo luogo, qualcuno che sa come utilizzare QuickBooks ha meno probabilità di commettere errori involontari.

  • Secondo, le registrazioni contabili disordinate camuffano il furto degli impiegati.

• Chiudi il tuo file QuickBooks. Sebbene non sia necessario chiudere l'anno fiscale in QuickBooks, è possibile continuare a farlo per mantenere l'integrità dei dati.Ecco come:

  1. Scegli il comando Modifica → Preferenze

  2. Seleziona Contabilità → scheda Preferenze azienda

  3. Fai clic sul pulsante Data chiusura Imposta data / password.

     Quando QuickBooks richiede, specificare una data di chiusura e una password.

     Dopo aver fornito queste informazioni, QuickBooks vieta o limita gli utenti a modificare o immettere transazioni datate prima della data di chiusura.