8 Situazioni difficili (e cosa fare in seguito) - dummies

Ci sono alcune realtà spesso irte di vita contabile che puoi evitare se usi MYOB: Molteplici imprese si sono trasformate in un'unica (spesso in difficoltà) impresa, il caos lasciato indietro dai precedenti contabili, debito dovuto all'ufficio delle imposte, budget che non si avverano mai e molto altro ancora.

Quando ti trovi di fronte a questo tipo di situazioni difficili, puoi contare su una combinazione di consigli tecnici MYOB, know-how per la contabilità e una inclinazione interiore brillante-cavaliere-per-soccorrere.

Gestire 2 o più aziende, tutte raggruppate in una

Vi siete mai chiesti in che modo la vostra azienda guadagna i suoi soldi? Forse fai molti diversi tipi di lavoro, e anche se sospetti che tutto questo lavoro non sia redditizio, non sei sicuro di cosa sia redditizio e cosa no. Fortunatamente, i tuoi giorni di meraviglia ora possono essere finiti, perché con la segnalazione di lavori e categorie, puoi scoprire cosa stai facendo bene e cosa stai facendo male.

MYOB offre due modi per analizzare entrate e spese:

• Il primo modo è utilizzare le caratteristiche del lavoro per tracciare la redditività di ogni lavoro intrapreso dalla tua azienda, sia che si tratti di contratti, fasi di un progetto, o lavoro per clienti specifici.

• Il secondo modo per analizzare la redditività è dividere la tua attività in centri di profitto, utilizzando le funzionalità di categoria. Le categorie spesso funzionano bene se hai un'attività commerciale con diverse sedi o gestisci conti bancari diversi per divisioni diverse.

  	Lavori	Categorie
  Tr ansazioni	È possibile assegnare una singola transazione a più di un lavoro	Non è possibile assegnare una singola transazione a più di una categoria
  Saldi	Non è possibile stampare un bilancio per ogni lavoro	È possibile stampare un bilancio per ogni categoria
  budget	È possibile creare budget per singoli lavori	Non è possibile creare budget per categorie
  Attività	Non è possibile tracciare il movimento delle risorse per ogni lavoro	È possibile tenere traccia dello spostamento delle risorse per ciascun lavoro
  Avvertenze	È possibile impostare le tue preferenze in modo da ricevere un avviso se ti dimentichi di aggiungere un codice di lavoro a una riga di una transazione	Non puoi impostare le tue preferenze in modo da ottenere un avviso se ti dimentichi di aggiungere un codice di categoria a una transazione < Controlli
  Non puoi impostare le tue preferenze in modo che una transazione venga registrata solo se ogni riga ha un codice di lavoro	Puoi impostare le tue preferenze in modo che una transazione venga registrata solo se ha un codice di categoria < Intestazioni	È possibile avere intestazione e dettagli dei lavori
  Non è possibile avere intestazioni e categorie di dettagli	Collegamento ai clienti	È possibile collegare lavori a clienti specifici
  Non è possibile collegare categorie ai clienti	Collegamento alle spese	È possibile collegare le spese ai lavori in modo che possano essere contrassegnati per il rimborso quando si fatturano i clienti
  Non è possibile collegare categorie alle spese per la fatturazione	Sentirsi confusi?È possibile utilizzare i lavori per analizzare la redditività dei singoli centri di costo, progetti o iniziative, ma utilizzare le categorie per tenere traccia della redditività di aziende o sedi distinte.	Fare un borsellino di seta dall'orecchio di una scrofa

Hai ereditato un lavoro di contabilità da qualcuno che in realtà era un accaparratore compulsivo e che ha espresso questo tratto creando un elenco di conti in MYOB che includa tutti gli account che potresti mai immaginare?

Forse sei arrivato anche nella fase successiva e hai deciso di eliminare tutti quegli account che non ti servono più. Questo è il punto in cui potresti avere problemi: ogni volta che vai a cancellare un account, MYOB si rifiuta di giocare, dicendo che l'account contiene informazioni storiche.

In questa situazione, il modo per sbarazzarsi di un account indesiderato è combinarlo con un account che si desidera. Per combinare due account, vai alla tua lista degli account, seleziona l'account che vuoi mantenere (MYOB chiama questo account principale) e fai clic su Combina account. Nella finestra Combina account visualizzata, seleziona l'account che desideri unire (chiamato il tuo account secondario) e fai clic su Combina account un'altra volta. Fare clic su OK per procedere. Tutto fatto!

Monitoraggio delle entrate e delle spese da immobili in affitto

Hai un investimento immobiliare in affitto e un'attività commerciale? Se vuoi tenere traccia di tutto in un unico file MYOB, allora puoi farlo.

Passa alla tua lista degli account e guarda in alto. Riesci a vedere la scheda che dice Altro reddito e la scheda che dice Altre spese? È possibile utilizzare queste classificazioni per tenere traccia del reddito da locazione e delle spese di affitto. In questo modo, puoi mantenere le entrate e le uscite aziendali separate dal tuo investimento immobiliare.

Gestire azioni e dividendi

Vuoi sapere come registrare l'acquisto di azioni e proventi da dividendi in MYOB? La risposta è breve e dolce. Non farlo. Per farlo è come cercare di abbattere un albero usando un temperino.

Invece, dividendi bancari nel tuo conto personale e acquista anche nuove azioni dal tuo account personale. Utilizzare un semplice libro manoscritto o un foglio di calcolo per tenere traccia di queste transazioni e fornire un riepilogo al proprio commercialista alla fine di ogni anno.

Indebitarsi con l'ATO

Questa è la difficile situazione in cui si scopre che non si può pagare in anticipo la propria attività commerciale e si finisce con il pagamento di denaro all'Australian Taxation Office.

In questa situazione, l'ATO ti invia una dichiarazione ogni mese che mostra quanto devi. Affinché i tuoi account abbiano un senso, dovresti includere questa responsabilità nei tuoi account. Ecco come:

Vai alla tua lista degli account e crea un nuovo account di responsabilità chiamato 'Money Owing to ATO'.

Come tipo di conto, selezionare Carta di credito.

1. Vai a Spendere denaro e registra il pagamento della tua dichiarazione d'attività come se lo stessi pagando per intero.

   L'idea generale è che tu abbia suddiviso il pagamento attraverso l'account GST Collected, il tuo account GST a pagamento e, se hai dipendenti, il tuo account di ritenuta PAYG.

2. Prima di fare clic su Registra, seleziona Denaro con ATO come il tuo conto bancario nell'angolo in alto a sinistra.

   La registrazione di una transazione in questo modo cancella gli account GST e PAYG agli importi corretti e mostra correttamente la responsabilità ATO.

3. Ogni volta che effettui un pagamento contro questo debito, registra questo pagamento in Spendi denaro e assegna questo pagamento al tuo denaro tramite l'account ATO.

   Riconcilia questo account nello stesso modo in cui riconciliare qualsiasi altro conto bancario.

4. Devi riconciliare questo account ogni volta che l'ufficio delle imposte ti invia una dichiarazione.

5. Mantenere i budget in carreggiata

I budget sono tanto un test di personalità quanto un esercizio di aritmetica e pianificazione. Ecco alcuni suggerimenti per aiutare i budget a colpire vicino al segno:

Considera la persona (che sia tu o qualcun altro) che sta inventando le cifre. Sono ottimisti o pessimisti? A seconda della risposta a questa domanda, regola di conseguenza le tue cifre.

I venditori sono ottimisti (altrimenti non sopravviverebbero nel loro lavoro). Prendi le proiezioni di vendita con un pizzico di sale.

• Se hai molte persone che lavorano nella tua azienda, chiedi loro di inserire le cifre del budget. Più sono coinvolti tutti, più il budget è realistico e raggiungibile.

• Non appena è trascorso il primo mese, confronta i budget con i dati effettivi, utilizzando il rapporto Analisi del bilancio profitti e perdite di MYOB. Fatelo ogni mese per padroneggiare la vera arte del guardare la sfera di cristallo.

• Consenti sempre per spese impreviste, soprattutto se stai facendo un budget per una nuova attività. Le cose costano sempre più di quanto pensi.

• Considerare attentamente i tempi dei pagamenti irregolari, come le bollette trimestrali dell'elettricità, i mesi con cinque settimane di paga e i premi assicurativi annuali.

• Lavorare con riviste generali

• I diari generali di solito sono il dominio dei contabili, ma se sei serio in questo gioco MYOB, prima o poi qualcuno o qualcuno potrebbe chiederti di registrare un diario generale. Forse ti stai adeguando all'ammortamento, registrando una rettifica di fine anno o ridistribuendo le spese da un account a un altro.

Ecco alcuni suggerimenti generali su come affrontare questa situazione particolarmente complicata:

Vai al centro di comando Account e fai clic su Registra registrazione.

Fermati un attimo e pensa attentamente alla data.

1. I periodici generali sono di solito rettifiche di un tipo o dell'altro, e il più delle volte dovrebbe essere data una data diversa dalla data di sistema offerta. Date il diario in modo che corrisponda al periodo per il quale viene effettuato l'aggiustamento - se stai facendo una voce di ammortamento per novembre, datane il giornale a novembre.

2. Registra un promemoria dettagliato.

   Spiega cosa stai facendo e perché.

3. Addebita un account o account e accredita un account o più account.

   Per ogni riga, è possibile inserire un importo nella colonna Debito o nella colonna Credito, non in entrambi. Tuttavia, puoi aggiungere tutte le linee che vuoi.

4. Pensa ai codici fiscali per ogni riga.

   La maggior parte dei periodici generali non influisce sulla GST, quindi il normale codice fiscale è N-T.Tuttavia, se non sei sicuro, chiedi al tuo commercialista.

5. Verifica che i debiti totali corrispondano ai crediti totali.

   Lo fanno? Quindi l'importo fuori saldo in basso dovrebbe apparire come zero

6. Fai clic su Registra per completare il tuo diario.

   L'atto è fatto.

7. Gestione delle transazioni estere

   MYOB ContoRight attualmente non include le caratteristiche di valuta estera. Quali sono le soluzioni a questo dilemma?

Se esportate merci all'estero ma le vostre vendite sono in dollari australiani, anche se esportate merci all'estero, non avrete bisogno di caratteristiche in valuta estera.

Allo stesso modo, se acquisti beni dall'estero usando dollari australiani, non hai bisogno di valuta straniera. Ad esempio, se acquisti qualcosa utilizzando la tua carta di credito australiana, anche se il prezzo indicato era in dollari USA, quando l'importo appare sul tuo estratto conto bancario, questo importo sarà già stato convertito in dollari australiani.

• Se non hai ancora acquistato MYOB, puoi comunque optare per la vecchia versione MYOB Premier Classic, che includeva la valuta estera. Lo svantaggio principale è che questa versione non include i feed bancari o le funzionalità cloud.

• Infine, prima di fare qualsiasi cosa, contattare il servizio clienti MYOB. Le funzionalità in MYOB AccountRight cambiano continuamente.