Regolare i conteggi fisici ei valori di inventario in QuickBooks 2014 - dummies

Il restringimento dell'inventario, il deterioramento e (sfortunatamente) il furto si combinano tutti per ridurre l'inventario che si ha fisicamente. Per registrare queste riduzioni di inventario in QuickBooks, periodicamente conti il tuo inventario e poi aggiorni i tuoi record QuickBooks con i risultati dei tuoi conteggi fisici.

Probabilmente sai che cosa funziona meglio nella tua azienda. Tuttavia, per registrare le informazioni sul conteggio fisico in QuickBooks, si utilizza uno strumento speciale. In particolare, si utilizza il comando Regola quantità / valore a portata di mano.

Questo comando è disponibile in due posizioni. Se visualizzi l'elenco Oggetti, fai clic sul pulsante Attività (che appare in fondo alla finestra Elenco articoli) e scegli il comando Regola quantità / valore a portata di mano. È anche possibile selezionare i fornitori → Attività inventario → Regola quantità / valore a portata di mano. Scegliendo entrambi i comandi viene visualizzata la finestra Regola quantità / valore a portata di mano.

Per utilizzare la finestra Regola quantità / valore a portata di mano, segui questi passaggi:

Utilizza l'elenco a discesa Tipo di regolazione per indicare cosa stai modificando.

È possibile regolare la quantità o il valore sia della quantità che del valore degli articoli che si stanno conservando nell'inventario. Basta selezionare la voce appropriata dall'elenco a discesa Tipo di rettifica: Quantità, Valore totale o Quantità e Valore totale.
Utilizzare la casella Data di regolazione per registrare la data del conteggio fisico.

In altre parole, si desidera regolare le quantità a partire dal giorno in cui si è effettuato o completato il conteggio dell'inventario fisico.
Utilizzare l'elenco a discesa Account di rettifica per identificare l'account di spesa che si desidera utilizzare per tenere traccia delle spese di riduzione dell'inventario.
(Facoltativo) Fornire un numero di riferimento (se si utilizzano i numeri) per identificare in modo univoco e significativo il riferimento incrociato della transazione.
(Facoltativo) Identifica il cliente: lavoro e classe.

Se è appropriato (in molti casi, non lo sarà), utilizzare l'elenco a discesa Cliente: Lavoro per identificare il cliente e il lavoro associati a questa riduzione dell'inventario. In modo simile, se appropriato, utilizzare la casella Classe per identificare la classe che si desidera utilizzare per tracciare questa riduzione dell'inventario.
Fornire le quantità di inventario corrette.

Le colonne Elemento, Descrizione e Qtà a portata della finestra Regola quantità / valore in mano identificano gli articoli dell'inventario che si stanno tenendo e la quantità corrente conta.Utilizzare la colonna Nuova quantità per fornire la quantità di conteggio fisico corretta dell'articolo. Dopo aver inserito la nuova quantità, QuickBooks calcola la differenza di quantità e mostra questo valore nella colonna Differenza Q.

È possibile inserire un valore nella colonna Nuova quantità o nella colonna Differenza di quantità. QuickBooks calcola l'altra quantità utilizzando le informazioni sulla quantità corrente fornite. Ad esempio, se si inserisce la nuova quantità, QuickBooks calcola la differenza di quantità sottraendo la nuova quantità dalla quantità corrente. Se si immette la differenza di quantità, QuickBooks calcola la nuova quantità regolando la quantità corrente per la differenza di quantità.
Regola il valore.

Se è stato selezionato Valore totale o Quantità e Valore totale dall'elenco a discesa Tipo di rettifica del passaggio 1, QuickBooks visualizza una versione estesa della finestra Regola quantità / valore a portata di mano.

Questa finestra consente di inserire sia la quantità di conteggio fisico corretta sia il valore aggiornato per l'articolo di inventario. Immetti la quantità di conteggio fisico, ovviamente, nella colonna Nuova quantità. Immetti il nuovo valore aggiornato nella colonna Nuovo valore. Probabilmente utilizzi questa versione della finestra Regola quantità / valore a portata di mano solo se stai utilizzando un metodo di valutazione dell'inventario di mercato più basso o più basso.

Ad esempio, sia gli standard di contabilità finanziaria che le regole di contabilità fiscale consentono di contrassegnare il proprio inventario al minore tra il costo originale o il valore equo di mercato. Se lo fai, inserisci il nuovo valore di inventario nella colonna Nuovo valore.

In sostanza, utilizzare il metodo di valutazione dell'inventario a basso costo o di mercato significa semplicemente che fai ciò che dice. Mantieni il tuo inventario valutato al suo costo originale o, se il suo valore è inferiore al suo costo originale, al suo nuovo valore. Ovviamente, valutare il valore del tuo inventario è un po 'complicato. Ma se hai domande, puoi chiedere aiuto al tuo CPA.

Una cosa da tenere a mente, tuttavia, è che non puoi cambiare i tuoi metodi di contabilità, volenti o nolenti, senza il permesso dell'Internal Revenue Service. E cambiare il metodo di valutazione dell'inventario dal costo, ad esempio, a costi inferiori o al mercato è un cambiamento nel metodo di contabilità.
Fornire una descrizione di promemoria.

Se si desidera descrivere ulteriormente la quantità o la regolazione del valore, utilizzare la casella Memo per questo scopo. Ad esempio, è possibile fare riferimento ai fogli di calcolo del conteggio fisico, alle persone che eseguono il conteggio fisico o alla documentazione che spiega l'adeguamento della valutazione.
Salva la regolazione.

Dopo aver utilizzato la finestra Regola quantità / valore a portata di mano per descrivere le variazioni di quantità o le modifiche di valore nell'inventario, fare clic sul pulsante Salva e chiudi o sul pulsante Salva e nuovo per salvare la transazione di regolazione.

Come probabilmente saprai a questo punto della tua vita, Salva & Chiudi salva la transazione e chiude la finestra. Salva e Nuovo salva la transazione ma lascia aperta la finestra nel caso in cui si desideri apportare ulteriori modifiche.